Mudanças são sempre difíceis. Para as empresas que ainda estão presas as velhas rotinas, é necessário começar a adequar-se rapidamente. Até Abril, já começa a implantação do eSocial em empresas com mais de R$48 milhões em faturamento. Até Setembro 2014, microempresas, empresas simples e produtores rurais, precisarão estar cadastradas no sistema com a carga inicial.
No mês seguinte à carga inicial, as empresas já precisam registrar as folhas de pagamentos e eventos trabalhistas.
> O que é eSocial
> Como funciona o eSocial
Sugestões para a transição:
Conscientização da empresa de que haverá mudanças
A empresa precisa estar informada sobre os prazos e regras do eSocial e entender que mudanças terão que ser feitas. Ou seja, não apenas o RH e o departamento pessoal, mas todas áreas precisam se preparar para que tudo ocorra no tempo certo.
Revisão de processos internos
Identificar as rotinas da empresa, ver como os processos estavam sendo feitos, e o que terá que ser mudado para a adaptação do eSocial. Como existe uma grande probabilidade de multas, é importante ter regras claras, de quando os funcionários podem ser admitidos, dos documentos certos, entre outras coisas.
Planejamento e alinhamento com todas as diretorias
Reunir as áreas que serão responsáveis pela integração do eSocial e a diretoria da empresa para organizar pontos que serão modificados. É importante a comunicação dos detalhes como aprovação de férias, aviso prévio, entre outros.
Pesquisar uma estrutura tecnológica/software
A empresa pode usar um software que seja funcional com o eSocial e facilite a adequação dos processos de Recursos Humanos.
Capacitação dos funcionários
Treinar as áreas de TI, fiscal, financeira, jurídica, contábil, medicina do trabalho e principalmente a área de recursos humanos. Já existem diversos cursos e consultorias especializadas sobre o assunto.
Alinhamento com o Contador
É preciso que o empresário e o contador estejam em sintonia, pois na maioria dos casos, é ele quem vai entrar esses dados no sistema do eSocial. Lembre-se de ligar para o seu contador, ou ache um escritório de contabilidade que esteja preparado, assim que possível. Alinhe desde já o que falta para que sua empresa esteja apta para as mudanças que vem por aí.
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