O conceito e a teoria sobre contabilidade gerencial são simples de se entender. Em breve discorreremos sobre o que se trata. Contudo, veremos que os escritórios contábeis que de fato se dedicam a essa função, atualmente, são poucos. Mas o cenário está mudando.
Contabilidade Gerencial: O que é?
A contabilidade gerencial é o ramo da contabilidade que tem por objetivo fornecer instrumentos aos administradores de empresas que os auxiliem em suas funções gerenciais.
Em outras palavras, são muitas as informações que são processadas no dia a dia pelos escritórios contábeis. No entanto, mais do que atender ao fisco, esses dados quando analisados têm o potencial de auxiliar empresários na tomada de decisão.
Você já deve ter ouvido histórias de diretores que gerenciavam seus negócios por “intuição”. Suas escolhas costumavam ser fruto de experiências, não é mesmo? Mas com as ferramentas disponíveis hoje no mercado e o aumento no fluxo de informações, a gestão eficaz passou a ter como principal pilar a tomada de decisão baseada em fatos e dados.
Esse novo método exige esforço e compromisso. As informações devem ser objetivas e precisam ser analisadas de modo rigoroso e sistemático. Não há dúvidas de que abandonar os hábitos antigos de decidir apressadamente ou seguir impulsos emocionais seja um desafio. Você já se deu conta de quantas vezes tomou decisões assim?
Entender e aceitar que a qualidade das decisões depende de uma nova postura do profissional é estar no caminho certo para implementar a contabilidade gerencial. Para se ter uma ideia, abaixo estão pontuadas algumas ações onde a contabilidade gerencial pode guiar os rumos das empresas:
- Previsibilidade dos lucros;
- Planejamento de despesas;
- Previsão de crescimento;
- Consideração de possíveis imprevistos.
Através do balanço patrimonial analisamos todas as entradas, destinação de recursos, dívidas e contas a receber de clientes. Em complementação, a demonstração do resultado do exercício mostrará com precisão e clareza todos os elementos que influenciam no processo operacional da empresa.
Estudando esses relatórios é possível saber quanto a empresa lucrou nos últimos anos e os fatores que contribuíram para esse resultado, tornando possível realizar uma previsão mais precisa para o ano seguinte. Também podem-se identificar despesas variáveis como gastos com folha de pagamento e períodos com formação de estoque, reduzindo o risco de comprometer o capital de giro. E, estimar o quanto a organização deveria crescer ajuda com a estipulação de metas e até mesmo buscar possíveis investidores.
Por que implementar a Contabilidade Gerencial?
Nos últimos anos, diversos ramos do mercado tiveram de se reinventar devido a inserção da tecnologia como ferramenta básica de trabalho.
Na contabilidade não podia ser diferente: podemos tomar como exemplo particular a nota fiscal eletrônica e o sistema SPED, a partir dos quais os escritórios foram condicionados a reestruturar seu ambiente físico, adquirindo equipamentos, e também a reavaliar seus colaboradores, já que agora eles precisariam ter um conhecimento técnico diferenciado.
Neste contexto, de acordo com o ex-diretor do Sescon-Rj, Hélio Donin, além das barreiras, também foi possível identificar oportunidades.
Os desafios relatados foram a falta de pessoal qualificado não só em relação ao uso dos sistemas, mas também na utilização dos computadores, o custo para aquisição de materiais, a reluta dos profissionais em mudar suas rotinas, dentre outros.
Por outro lado, profissionais que estavam começando no ramo já se planejavam para atender às novas demandas. E sua vantagem competitiva estava exatamente aí. Com conhecimentos tecnológicos e entendendo as novas filosofias, seu desempenho estaria mais próximo à escritórios que podiam contar, até então, apenas com sua experiência.
O que estamos tentando mostrar é que a performance do profissional durante esses períodos de transição pode determinar seu sucesso. E não devemos pensar apenas em aumento do número de clientes, mas também em oferecer com qualidade aquilo que nos propusemos a fazer.
Atualmente a maior demanda sobre os técnicos de contabilidade e contadores diz respeito a atender as exigências do fisco. Estar em dia com as obrigações fiscais já é um alívio muito grande, inclusive para os empresários.
No entanto, com o mercado altamente competitivo e ferramentas que otimizam o atual trabalho dos contadores, a tendência é que a contabilidade torne-se um instrumento gerencial de auxilio nos processos de planejamento, execução e controle das empresas, ou seja, a contabilidade gerencial.
Na verdade, este sempre deveria ter sido o papel principal da contabilidade. Mas sabemos que o grande número de obrigações, as mudanças nas regras tributárias e a inadimplência dos próprios clientes, dificulta que esse serviço seja oferecido.
Chegamos então numa primeira conclusão: Com a sobrecarga que os escritórios possuem hoje, não lhes resta tempo para prestar este serviço.
Tendo em vista o rumo dos escritórios contábeis, a partir daqui, o contador deverá ter em mente que, assim como a inserção da tecnologia em todos os ambientes de trabalho já era prevista, o mesmo diz respeito a contabilidade gerencial.
Caberá ao contador decidir se preparar desde já para essas mudanças, com capacitação de pessoal e adquirindo novas ferramentas. Assim, quando esse serviço se tornar essencial, ele já terá experiência para prosseguir.
Para facilitar o nosso entendimento, existe uma ferramenta que auxilia na decisão estratégica de marketing: o ciclo de vida do produto. Já sei! Você deve estar se perguntando o que o marketing tem a ver com a contabilidade? Pois bem, o marketing não é apenas a criação de um comercial para vender um produto, ele é parte importante para melhorar a satisfação dos clientes e cuidar da imagem da empresa, neste caso, do seu escritório. Vamos analisar melhor essa ferramenta.
O Ciclo de Vida do Produto (ou serviço)
Você já deve ter ouvido falar que todo novo produto no mercado (ou serviço) passa por um ciclo de introdução, crescimento, maturidade e declínio.
- Introdução: é a fase inicial da vida do produto, quando ele é lançado no mercado.
- Crescimento: quando o produto começa a firma-se no mercado.
- Maturidade: período de baixo crescimento de vendas.
- Declínio: quando o produto passa a perder participação no mercado.
Em complementação ao ciclo de vida do produto, veremos também o ciclo de adoção de novos produtos pelos consumidores.
Para deixar mais claro, quando um novo produto é lançado no mercado, existe um percentual de pessoas, chamadas de entusiastas, que são os primeiros a assumir o risco de compra dos novos produtos, com utilidade e qualidade ainda não comprovadas.
Em seguida, surgem os visionários, que é o grupo dos adotantes iniciais que utilizam essa inovação como fonte de vantagem competitiva. Até aqui, já soma-se 16% de adotantes.
E então chegamos aos pragmáticos, que representam 34% dos consumidores, a maioria inicial. Estes só adotam a inovação após um histórico de sucesso.
A partir daí existem os conservadores, seguidos pelos céticos. Estes últimos são inseguros em adotar novidades e são mais sensíveis aos preços. Eles são tradicionais e só adotam a inovação quando não tem alternativa.
Imagine então que o ciclo de vida do produto (ou serviço) diz respeito à contabilidade gerencial e o ciclo de adoção de novos produtos diz respeito aos escritórios de contabilidade. É fácil identificar que a contabilidade gerencial está em fase de crescimento, afinal de contas, quantos escritórios você conhece que oferecem esse serviço?
E então, a reflexão que nos resta é: Em qual grupo o seu escritório contábil pretende se encaixar? Queremos ser visionários ou conservadores?
Com o ciclo de adoção de novos produtos deixamos claro que a vantagem competitiva será maior para aqueles que adotarem inicialmente as novas filosofias. Entretanto, para aqueles mais conservadores, a aceitação pode ser tardia.
Contabilidade Gerencial: Como Implementar?
Como já discutimos aqui, o maior empecilho da inovação nos escritórios contábeis, na maioria das vezes, é a falta de tempo. Portanto este acaba sendo nosso principal problema e é para ele que dedicaremos nossa atenção daqui por diante, ou melhor, em como resolvê-lo.
É comum ouvirmos as pessoas dizerem que estão sem tempo e que o dia deveria ter 36 horas, principalmente para nós que estamos no mundo dos negócios. Mas, já que não podemos controlar o tempo, só nos resta gerenciá-lo melhor, concorda?
Especialistas em gerenciamento do tempo defendem que assumimos mais compromissos do que deveríamos. Erramos tanto em estimar o tempo que dedicaremos a cada atividade como também em priorizar o que é importante.
Algumas dicas para melhorar nossa performance pessoal é fazer um planejamento diário para toda a semana. Você pode começar com um checklist do que não pode deixar de fazer. Mas atenção, devemos tomar cuidado para não nos prendermos as tarefas do cotidiano. É crucial listarmos atividades novas.
Com esse mesmo raciocínio queremos tornar todos no escritório mais produtivos, já que implementar a contabilidade gerencial impacta não apenas no contador, mas sim em todos os funcionários e em suas rotinas.
Os profissionais realizam há anos o mesmo trabalho e, para se adaptar, o processo deverá ser gradativo. Até porque não haverá uma troca nas atividades que eles realizam, e sim um acréscimo de função.
Seria necessário então contratar mais funcionários para distribuir as funções? Não necessariamente. Nossa proposta é de implementar sistemas que simplifiquem e tornem mais produtivo o trabalho da contabilidade.
Se cada profissional soubesse de antemão todas as obrigações que terão que ser realizadas naquele dia e ao longo da semana, ou seja, estivessem com o seu tempo já planejado, concorda que haveriam menos urgências e perdas de prazo?
Mesmo concordando, você pode pensar que perderíamos tempo planejando e no final das contas teríamos o mesmo resultado. De fato, quanto maior o escritório, maior o número de funcionários e mais obrigações, e saber planejar com precisão é algo progressivo.
Contudo, atualmente existem soluções no mercado que auxiliam no gerenciamento de tarefas, alguns inclusive personalizados para a área contábil. Tomaremos como exemplo o MasterDoc.
O MasterDoc é um sistema que consiste no armazenamento e disponibilização de documentos e permite a unificação de envio de arquivos, facilitando a gestão da informação. Também monitora automaticamente e em tempo real as tarefas com prazo de entrega previstos e de vencimento das tarefas de rotina com identificação do responsável.
Este sistema oferece solução para o gerenciamento das obrigações e concentração das informações além da redução na inadimplência dos próprios clientes que esquecem suas obrigações, seja de entregar os documentos para a correta contabilização, seja de pagar pontualmente pelos serviços prestados.
Implementando um sistema como esse, o retrabalho irá reduzir e conseguiremos então que nos reste tempo para as novas tarefas.
Para finalizarmos
Agora que já entendemos do que se trata a contabilidade gerencial, sua importância como diferencial competitivo, e também identificamos o que impede os profissionais de oferecerem este serviço, esperamos ter auxiliado você, contador, a entender as mudanças iminentes na área contábil. E, principalmente, a estar preparado para assumir nova postura no mercado.
Independente das escolhas a serem feitas, é preciso estar consciente dos impactos que cada decisão irá causar na estratégia de negócio da sua contabilidade. Optar por inovar em seu escritório, oferecendo o serviço de contabilidade gerencial, certamente irá agregar valor, possibilitar novas parcerias e melhorar o posicionamento no mercado.
Por último, não podemos esquecer que o uso da tecnologia é primordial. As informações passam a ser processadas com mais simplicidade e precisão. Adotar novas ferramentas e sistemas além de melhorar a performance do seu escritório, também é mais seguro para o sigilo dos seus dados e arquivamento.
E aí? Esse texto lhe ajudou? Esperamos que sim!
Até a próxima!
