Amigo contador, você sente alguma dificuldade nas rotinas básicas da contabilidade? Você depende muito do seu cliente para conseguir qualquer tipo de informação ou documentação e acredita que seu trabalho não é valorizado? As obrigações diárias tomam muito do seu tempo e você perde oportunidades com isso?

O que você acharia, então, de usar uma ferramenta bem simples que resolvesse todos esses problemas? Se você deseja economizar até 80% do seu tempo, ganhando ainda mais produtividade, então o Controle de Caixa é perfeito para você.

A ferramenta foi criada pela equipe do NIBO para ajudar na parte operacional do trabalho contábil. Ela vem sendo usada por várias empresas da área que desejam crescer e que estão ganhando mais destaque no mercado a cada dia que passa.

Uma dessas empresas é a Meneghetti Contabilidade. Fundada em 2009 em Tatuapé, zona leste de São Paulo, o escritório atende atualmente cerca de 40 empresas das mais diversas atividades nos setores de serviços e comércio. O grupo começou a usar o Controle de Caixa em outubro de 2016 e, em poucos meses, as mudanças foram notáveis.

Controle de Caixa: tranquilidade para sua contabilidade

O Controle de Caixa é um programa bem simples, perfeito para clientes que não possuem ou não querem ter qualquer tipo de sistema financeiro, com rotinas básicas. Ele foi criado para ajudar você, contador, com os trabalhos mais operacionais do serviço contábil.

Radames Meneghetti, fundador da Meneghetti Contabilidade, conta que sofria muito com os atrasos dos clientes, mas não tinha muito o que fazer, pois dependia deles. Ele começou a usar a ferramenta a fim de facilitar o envio de documentos feito pelos clientes e orientá-los quanto aos procedimentos que deveriam adotar para pagar menos impostos.

O que mais me chamou atenção foi a rapidez com que consegui trabalhar com o cliente, a facilidade da comunicação e o tempo ganho com a cobrança de documentos. A cobrança de extratos bancários está aos poucos deixando de existir graças à automatização do processo de importação direta dos bancos. A conciliação da movimentação financeira também ficou mais rápida.

Com a ferramenta, ficou muito mais fácil para Radames recolher informações dos clientes, que antes demoravam muito para enviar documentos ao escritório. Isso apenas gerava atraso e acúmulo de serviço. Agora, a contabilidade de todos os clientes está em dia. Com maior tempo em suas mãos, ele e seus colaboradores se vêm aptos a prestar um serviço de maior qualidade e gerar balancetes mensais que antes não conseguiam enviar aos clientes.

Voando mais alto com o Controle de Caixa

Para entender melhor como o Controle de Caixa impactou no trabalho realizado pela Meneghetti Contabilidade, é essencial compreender como a ferramenta funciona. Com o Controle de Caixa, você pode se beneficiar de várias maneiras:

• Elimine a digitação contábil: Digite uma só vez a movimentação financeira do seu cliente que se repete todo mês. A ferramenta preenche automaticamente os fornecedores/clientes, categoria e histórico de todas as transações do extrato ao mesmo tempo.
• Ajude seu cliente nas tomadas de decisão: É possível gerar relatórios em segundos apenas com as transações bancárias do seu cliente e saber como está a saúde da empresa dele.
• Não dependa de seu cliente: O Controle de Caixa puxa os últimos 30 dias de transações financeiras dele automaticamente do banco.
• Elimine erros: Com a parametrização do plano de contas, o NIBO faz a inserção dos códigos contábeis dos seus clientes e você não precisa decorá-los, correndo risco de errar.

Conciliação Inteligente

Por meio da conciliação inteligente do Controle de Caixa, é possível conciliar toda a informação que se repetir no extrato do cliente. A ferramenta preenche automaticamente o campo de fornecedor, o histórico e em qual categoria o dado foi inserido.

Assim que você clicar em “OK”, a primeira conciliação será feita, com algumas sugestões feitas pelo próprio mecanismo. Clicando uma segunda vez em “OK”, a conciliação já é realizada automaticamente.

A partir daí, o Controle de Caixa poderá ver quantas conciliações já foram feitas com o mesmo histórico e, a partir disso, o empresário contábil poderá conciliar todas os próximos lançamentos automaticamente. Com essa facilidade, é possível conciliar 50 movimentações em questão de segundos, dessa forma economizando muito tempo do contador e do cliente.

Além disso, o Controle de Caixa consegue puxar o nome do cliente ou fornecedor pelo CNPJ ou CPF. Dessa forma, se esse número constar no extrato bancário, a ferramenta consegue puxar diretamente da Receita Federal as informações do cliente e preenchê-las automaticamente.

Relatórios Gerenciais

O cliente também é beneficiado com o Controle de Caixa. Agora, ele pode receber análises sobre a saúde da própria empresa graças aos relatórios gerenciais feitos em tempo real.

Todas as informações inseridas como “entrada” e “saída” são acumuladas pela ferramenta, que as lança em um gráfico de evolução. Assim, o cliente consegue visualizar o crescimento de seu negócio e o quanto obteve de receita.

É possível ainda filtrar por mês, tipo de movimentação financeira ou fornecedor. O Controle de Caixa então gera um relatório de todas os dados solicitados no período e tipo de pagamentos selecionados.

Assim que todas as informações forem filtradas, é possível exportá-las para uma planilha e, em seguida, enviá-la para o cliente. Em menos de dois minutos, o empresário contábil conseguirá selecionar todos os dados necessários, exportar a planilha e encaminhar para o cliente.

Parametrização do Plano de Contas

Com a integração contábil, é possível parametrizar seu plano de contas com o plano de contas do NIBO. Ou seja, você não precisa mais decorar códigos contábeis de cabeça, correndo o risco de esquecê-los, pois o Controle de Caixa automatiza o processo.

Assim que um cliente é cadastrado na plataforma, toda a movimentação feita por ele vai entrar na categoria escolhida. Assim que o nome dele for inserido no sistema, o código contábil é disponibilizado. Então, esse número só precisa ser cadastrado uma única vez.

Facilidade para o empresário contábil

É possível saber como está a empresa do cliente de qualquer lugar sem precisar esperar que ele tenha iniciativa. Basta entrar no site do NIBO e ver todas as informações inseridas ao longo da semana. Também existe a integração com aplicativo mobile. Dessa forma, você, amigo contador, poderá acessar os dados de seus clientes de qualquer lugar e com todas as facilidades oferecidas pela ferramenta.

Além disso, você não precisa mais ficar migrando de plataforma, pois o Controle de Caixa funciona dentro dela. Ou seja, você tem acesso à ferramenta da empresa do cliente dentro da própria plataforma e não precisa mais ficar mudando de uma para outra.

O NIBO é dividido em duas plataformas. Uma da empresa, que é onde estão todas as empresas do cliente e suas movimentações financeiras. E a outra do contador, onde a parametrização do plano de contas e a geração do arquivo contábil para importação podem ser feitas. No Controle de Caixa, todos esses procedimentos são feitos apenas em uma única plataforma, possibilitando que tudo seja realizado no mesmo lugar.

Ganhe independência do seu cliente

A ferramenta dá mais independência ao empresário contábil. Antes, era preciso esperar que o cliente enviasse o arquivo OFX, ou seja, ele tinha que entrar na própria conta bancária, fazer download do OFX e só depois enviar para o contador.

Hoje, o Controle de Caixa tem integração com uma série de bancos com as quais é possível fazer importação automática de extrato. Uma vez que essa importação é configurada, basta clicar em “atualizar” e o extrato será atualizado automaticamente sempre que precisar. Tudo isso gerado automaticamente pela ferramenta.

Dessa forma, você não precisa mais depender do cliente. Todas as informações estarão gravadas na ferramenta e serão configuradas de forma automática. Com o tempo conquistado com essas facilidades, você terá mais oportunidades para investir em si mesmo.

Conquistando clientes e mostrando valor

Com todos esses benefícios, logo Radames viu seu relacionamento com os clientes melhorar muito. Para ele, ficou bem mais fácil cobrar os documentos necessários.

Ele passou apenas a copiar a tela dos lançamentos não conciliados e enviar para o cliente solicitando a informação relevante no momento. Assim, o cliente precisa somente dizer do que se trata o pagamento ou recebimento e, então, enviar o documento correspondente.

Sempre soubemos que o cliente precisava visualizar um bom trabalho para saber diferenciar o serviço pobre feito por outras contabilidades. Agora, conseguimos demonstrar o valor de nossa contabilidade ao cliente, pois o relacionamento se tornou mais fácil, objetivo e visual.

O principal objetivo da Meneghetti Contabilidade é ser reconhecido como um escritório de confiança em trabalhos de contabilidade, prestando serviço com rapidez e qualidade. Assim, Radames e sua equipe mostrar aos clientes o verdadeiro valor da contabilidade. Para isso, eles contam com os recursos oferecidos pelo Controle de Caixa.

Recomendo o Controle de Caixa a todos aqueles que querem ganhar tempo e tranquilidade no controle das finanças. Com o NIBO, fica fácil e rápido administrar o caixa das empresas de qualquer lugar. A rapidez da ferramenta é o melhor de tudo. A automatização da importação dos extratos bancários, as sugestões dadas pela ferramenta e a possibilidade de correlacionar múltiplos documentos a cada lançamento… É extraordinário.