Imagine não precisar mais gastar de duas a três semanas só para fazer os lançamentos mensais de seus clientes. Imagine conseguir integrar o sistema financeiro do seu cliente no seu software contábil.
Imagine o quanto seu escritório de contabilidade pode crescer tendo mais tempo à sua disposição. Imagine quantos novos clientes você pode conquistar otimizando o trabalho de seus funcionários.
Imagine, amigo contador, que essas possibilidades estão nas suas mãos.
Parece difícil, não é? Mas, na verdade, é bem simples. E você pode conquistar todos esses benefícios de uma maneira bem fácil. Quer descobrir como?
Conheça a história da Contábil Ramar a seguir e saiba como a integração das informações do seu cliente no seu software contábil pode contribuir para o crescimento de sua empresa
Otimizando o trabalho de sua empresa contábil através da integração financeira
A Contábil Ramar atua no mercado da contabilidade desde 1986. Há exatamente um ano, em outubro de 2015, a empresa conheceu o NIBO e mudou completamente a sua forma de trabalhar.
Thábata Visloski, contabilista da Ramar, conta que a empresa sempre teve que lidar com um fluxo muito grande de documentos. Ela precisava encontrar alguma forma de importar os relatórios que recebia dos clientes para dentro do próprio sistema.
Na época, todo o processo para conseguir fazer os lançamentos financeiros mensais de seus clientes era muito complicado. Dificultava a vida dos contadores e dificultava a vida dos próprios clientes.
Além da grande quantidade de papelada, cada funcionário demorava mais de duas semanas para fazer os lançamentos de um único cliente. Ou seja, o cliente só recebia o balancete muito tempo depois de enviar seus dados. Não existia muita dinâmica de trabalho e o tempo, que já era pouco, não era bem usado.
Então como resolver esse problema?
Ganhe destaque no mercado integrando seu sistema ao software contábil de seu cliente
A Ramar sempre esteve muito atualizada com as mudanças tecnológicas a fim de se manter no mesmo nível que as exigências do mercado e de estreitar o relacionamento com seus clientes. Conhecer o NIBO foi apenas o passo seguinte em seu caminho rumo ao crescimento.
O começo desse relacionamento se deu através do Gerenciador Financeiro. Logo após o primeiro contato, a Ramar descobriu que a ferramenta tinha muito mais a oferecer. Em pouco tempo, o Importador Universal se tornou a ferramenta mais utilizada pela empresa. Hoje, Thábata não precisa mais se preocupar com a integração entre seu sistema contábil e o sistema de seus clientes.
“Procurávamos uma forma de otimizar os lançamentos financeiros de nossos clientes para que pudéssemos empregar nossas energias em auxiliar a gestão deles. Buscando na internet, encontramos o NIBO e fomos muito bem atendidos na mesma hora. Em menos de 15 dias, a equipe já tinha desenvolvido o layout de importação para nosso sistema contábil, o JB Software”, explica Thábata.
Atualmente, a Ramar utiliza o Importador Universal em oito empresas de diversos ramos, categorias e portes. A ferramenta permite que a empresa consiga importar os lançamentos de um ERP ou de um sistema de gestão financeira sem precisar alterar as rotinas dos clientes e, dessa forma, otimizar a contabilização.
Produzindo mais em menos tempo
Para entender melhor como essa mudança impactou a Ramar, é preciso entender como a empresa trabalhava antes do Importador Universal. Se você nunca utilizou essa ferramenta, com certeza irá se identificar com o processo.
Antes, os contadores da Ramar precisavam fazer tudo manualmente. Era preciso ter acesso ao sistema do cliente, pegar os relatórios, digitar tudo manualmente, exportar os dados em formato de texto e só então colocar no sistema. Só para ter que repetir tudo no mês seguinte. Bem cansativo, não acha? E trabalhoso também.
Demorava muito para conseguir fazer o lançamento de um único cliente. Thábata conta que precisava digitar cada dado manualmente, levando no mínimo duas semanas para terminar cada processo.
“Agora nós já conseguimos fazer tudo em um único dia graças ao auxílio do NIBO. Então usar o Importador Universal otimizou bastante nosso trabalho.”
Agora, tudo é muito mais fácil e rápido. Uma vez por mês, a equipe da Contábil Ramar pega os dados do cliente que estão em algum layout e faz a importação para o próprio sistema usando o Importador Universal. Simples assim.
Os benefícios de um bom relacionamento com o cliente
Com muito mais tempo à disposição, é possível então investir em outras áreas da empresa. Como, por exemplo, melhorar o relacionamento com o cliente.
Graças à otimização dos processos realizados na empresa, a Ramar conseguiu estabelecer um contato que antes não tinha com o cliente. O atendimento passou a ser muito mais pessoal e personalizado, gerando muito mais valor ao trabalho realizado pelos funcionários.
“Em vez de ficar aqui no escritório lançando, que era o que eu fazia antes, agora eu vou para dentro do sistema do meu cliente auxiliá-lo em seu ERP ou em seu gerenciador financeiro”, explica Thábata.
Assim, os funcionários conseguem acompanhar de perto todas as etapas do processo junto com os clientes. Eles conseguem ajudá-los a ver qual é a melhor forma de fazer o lançamento, como configurar o plano de contas dentro do ERP ou do gerenciador financeiro e até como cuidar da parte financeira. Tudo de acordo com o perfil de cada um.
Antes, o empresário contábil não tinha essa possibilidade de trabalhar lado a lado com o cliente. Muitas vezes, os dados recebidos chegavam de forma errônea, mas não havia o que fazer, pois já tinham sido lançados. Agora, por meio dessa ajuda personalizada, toda a informação chega corretamente.
“Então isso nos ajudou bastante conseguirmos entender e orientar melhor nossos clientes”, diz Thábata.
Mudanças positivas na rotina de trabalho
É claro que esse não é o único benefício. Digitalizando o processo, o volume de papel diminuiu consideravelmente.
Os boletos, por exemplo, não precisam mais ser enviados ao contador. Basta que o cliente envie um arquivo em Excel com os dados de contas pagas e recebidas. Está feito. Hoje, todos os documentos ficam arquivados com o próprio cliente e o funcionário que o está auxiliando recebe apenas uma planilha com as informações necessárias.
E agora, com mais tempos nas mãos, a Ramar conseguiu abrir suas portas para um número ainda maior de clientes. E isso é o que todos os empresários desejam, não é mesmo?
Investindo muito menos tempo nos lançamentos de um único cliente, os contadores da empresa passaram a ter mais disponibilidade para receber novos clientes.
“Antes, não conseguiríamos atender mais pessoas ou empresas. Até um pouquinho antes de nossa parceria com o NIBO, tivemos que fazer novas contratações e não tínhamos espaço para novos clientes”, conta Thábata.
Conquistando valor
Thábata não esconde que sua forma de trabalhar melhorou muito desde quando a Ramar começou a usar o NIBO. O Importador Universal já se tornou ferramenta indispensável para suas atividades.
Para a empresária, o NIBO possibilitou que a Ramar saísse de trás das pilhas de papel e conseguisse se envolver ainda mais com o cliente e, assim, orientá-lo da melhor forma.
Graças a essa relação estabelecida, foi possível mudar até mesmo a forma como o empresário de contabilidade era visto por outras áreas do mercado, que dependiam dele, mas não davam o devido valor.
Em vez de ser visto apenas como aquele responsável por entregar a guia de imposto, o contador se mostrou indispensável aos olhos do cliente. Criou-se então uma relação de confiança onde o cliente passou a vê-lo como alguém indispensável à gestão de seu empreendimento.
“Esse é o ramo que estamos desenvolvendo aqui no escritório. Queremos estar dentro da empresa. Queremos estar lá auxiliando de verdade, ver o que está acontecendo, dizer o que está errado e como corrigir o problema, desenvolvendo essa relação que pode realmente fazer a diferença dentro da empresa. E o NIBO foi bem importante para conseguirmos desenvolver isso. Com o NIBO, conseguimos ir lá, buscar informação, ver como o cliente faz, entender como faz e auxiliá-lo da melhor forma possível”, conclui Thábata.
Se quiser saber mais sobre as nossas ferramentas, envie um email para contadores@nibo.com.br ou clique aqui para solicitar uma demonstração.
