Multas por atraso nas obrigações contábeis são o principal pesadelo de todo contador. Além dos altos valores das multas, é preciso encarar as reclamações dos clientes. Sem falar no tempo dos colaboradores que se esvai com retrabalho.
Conseguir mapear cada cliente e a data de entrega de cada obrigação não é tarefa fácil. Muitos escritórios optam pelo uso de planilhas. Apesar de ser uma ferramenta mais usual, não supre a totalidade das necessidades de um escritório. Com isso as contabilidades acabam utilizando mais de uma ferramenta para suprir essas lacunas.
Para solucionar os seus problemas, destacamos 5 passos que vão te ajudar a evitar multas por atraso nas obrigações contábeis. Vamos a eles:
1. Tenha um responsável por cada empresa
Em geral as contabilidades trabalham por demanda. Quando surge uma nova atividade, ela é passada a um dos funcionários, sem critérios bem definidos. Apesar de atender ao objetivo primário que é a execução da tarefa, não é um modelo sustentável. Mas por que não?
Uma das situações é deixar de acompanhar a produtividade dos funcionários. Vamos entender o porquê: logicamente a nova atividade será passada ao colaborador que está menos atarefado, certo? Deste modo pode ocorrer de mais de uma vez consecutiva a nova tarefa ser passada a mesma pessoa. E os motivos são diversos.
Uma situação seria que a atividade que o outro funcionário está desempenhando demanda mais tempo para execução (até aqui tudo bem). Contudo, uma situação negativa seria a de que um funcionário é bem menos produtivo que outro. É aqui que está o problema.
Não pense que não é normal que haja variação no desempenho dos funcionários, com certeza é! Mas o contador precisa ter um parâmetro para mensurar isso, de modo que não haja grandes discrepâncias e que a produtividade seja sempre a melhor possível. Inclusive porque um funcionário com pouca produtividade pode desmotivar o restante da equipe.
Outra situação é de que o acompanhamento das obrigações é mais simples quando todas as atividades de uma empresa estão direcionadas a um único funcionário, claro que respeitando o departamento. O funcionário terá uma visão geral da empresa e isso facilitará a identificação de possíveis erros. Além disso a sua gestão do tempo será otimizada: Saber quais as próximas atividades serão desempenhadas ajuda a ter um ritmo constante de trabalho.
E também não podemos deixar de falar do receio que você pode ter em perder sua carteira de clientes. Visto que a empresa irá procurar sempre pelos mesmos funcionários, uma medida crucial é a rotatividade de empresas. Cada funcionário pode ficar responsável pela mesma empresa pelo período máximo de três meses, por exemplo.
2. Tenha fluxos de trabalho (processos) definidos
Quando falamos em fluxo de trabalho ou processos estamos nos referindo ao conjunto de passos necessários para a realização de uma tarefa.
Vamos pensar no processo de envio de uma guia de pagamento:
- é necessário apurar o imposto;
- gerar a guia;
- enviar ao cliente;
- confirmar o recebimento;
- dar baixa na tarefa.
Apesar de termos utilizado um exemplo simples, informações como onde encontrar o e-mail de contato do cliente e em que pasta está a planilha de controle poderiam ser adicionadas para termos mais detalhes.
O nível de minuciosidade das informações pode ser adicionado a medida que percebam-se falhas ou dúvidas. Inclusive a documentação dos processos deve ser feita de forma gradativa, priorizando os processos mais importantes ou os que geram mais erros. Mas cuidado, tentar fazer tudo de uma vez irá ocupar muito o tempo dos seus colaboradores e qualquer melhoria proposta irá gerar muito trabalho, assim ou as melhorias não serão feitas, ou seu escritório passará mais tempo estruturando processos do que executando-os!
Para documentar seus processos você pode utilizar checklists ou fluxogramas, como o ilustrado abaixo.
Aproveitando o exemplo, esse mesmo processo poderia ser otimizado com o uso de um sistema. Falaremos disso mais adiante, mas para facilitar a compreensão, esboçamos abaixo em azul o trabalho que seria realizado por um colaborador e em verde as ações que seriam executadas por um sistema automatizado.
Ainda sobre o mapeamento de processos, mais do que conhecer melhor sua contabilidade, ele auxiliará na identificação de “gargalos”, por exemplo: Onde está o problema quando pagamos multa por atraso nas obrigações contábeis? Ou, quando um documento de entrega manual não chegou a seu cliente na hora combinada?
Pode ter sido na entrega propriamente dita ou por problemas com office boy. Talvez a emissão pelo departamento contábil é que foi feita de última hora. Ou ainda devido a demora de repasse de um dado do departamento pessoal ao contábil que desencadeou todos esses atrasos.
Se não sabemos o fluxo de cada obrigação, o processo pode estar completamente comprometido: Por não saber que o departamento contábil precisava dos dados com urgência, o departamento pessoal não priorizou o repasse. Percebeu como funciona a “bola de neve” dos problemas?
Em geral esses erros são reduzidos por cobranças constantes de um departamento a outro, o que prejudica o rendimento dos funcionários. Por isso a importância de ter os processos definidos e que sejam de conhecimentos de todos os colaboradores.
Outro caso é o de quando cada colaborador executa suas atividades conforme julgue melhor. Para que a cultura de uma empresa, inclusive de uma contabilidade seja forte precisamos moldar padrões. Imagine que um auxiliar do fiscal registre suas tarefas por meio de um checklist em papel e já a auxiliar do pessoal utilize planilhas eletrônicas. Para encontrar uma informação precisarão ser analisadas várias ferramentas, tornando o controle mais complexo e menos preciso.
Por último, processos bem definidos e registrados facilitam inclusive na troca de funções de funcionários. Ter um documento onde consultar como as tarefas devem ser desempenhadas garante a continuidade do trabalho que vinha sendo efetuado, e não cria uma dependência do novo funcionário com outro colaborador.
3. Tenha responsáveis por acompanhar o processo diariamente
Por falar em controle, cada departamento deve ter um encarregado. Não estamos nos referindo apenas a alguém que tenha mais experiência na área fiscal ou legal, que possa esclarecer dúvidas dos demais colaboradores e clientes. Estamos falando de um responsável para gerir o departamento. Ele deverá analisar se o andamento das tarefas está de acordo com o planejado e seguindo os fluxos de maneira mais eficiente.
Para isso, além dos conhecimentos técnicos, esse colaborador deverá ter algumas características de liderança, como ser um bom observador, ter empatia e visão sistêmica.
Encontrar um profissional com ambas qualificações não é tão simples, e mesmo quando encontrado, os custos serão mais significativos. Mas não se concentre apenas nesses custos! Os benefícios de ter um profissional qualificado vão desde evitar multas por atraso nas obrigações contábeis até aumentar a carteira de clientes devido a qualidade do serviço prestado.
Mas se o caixa da contabilidade não vai tão bem assim, outra opção, financeiramente mais viável, é incentivar que os encarregados desenvolvam essas habilidades, podendo ser por meio de cursos, consultorias, palestras, entre outros. Uma alternativa adotada por muitas empresas é de custearem parte desses treinamentos.
Uma possibilidade adicional é adquirir sistemas que sintetizem informações de modo a facilitar a tomada de decisões. Assim os encarregados não precisarão ser experts em examinar relatórios e planilhas, o tempo deles será melhor aproveitado investigando possibilidades de melhoria.
4. Use ferramentas de gestão de tarefas
Até aqui, tudo bem? Já estamos cientes que precisamos ter um responsável por cada empresa nos departamentos e que o fluxo de cada obrigação precisa ser conhecido por todos os envolvidos, certo? Além do mais haverá um encarregado em cada departamento. Mas como tornar a gestão eficiente? Você precisará utilizar ferramentas de gestão de tarefas!
Para atender o mercado em geral, existem soluções como o Trello e o Wrike, ambas para gerenciamento de projetos. Elas permitem o compartilhamento de tarefas com equipes inteiras e possuem um layout simples e intuitivo. É ideal para equipes que estão mais adaptadas ao uso de tecnologia, inclusive por terem aplicativos que permitem monitorar as atividades pelo smartphone.
Por outro lado, muitas empresas optam pelo MS Project. Ele é utilizado para gerenciar projetos bem mais complexos, como gerenciamento de obras da construção civil. Apesar de ser bem mais completo, ele é complexo. Os usuários precisariam ter uma capacitação mais intensa para utilizá-lo de modo a usufruir de todos os seus benefícios.
Uma das mais comuns no mundo contábil é o MS Excel, as famosas planilhas eletrônicas. As possibilidades com essa ferramenta são inúmeras. Os cálculos são automáticos, existem filtros que facilitam a busca de dados e para os mais familiarizados com a ferramenta sabem que as macros automatizam ações repetitivas.
Essas ferramentas irão auxiliá-lo na gestão das tarefas do escritórios de forma macro!
5. Automatize o controle e a entrega das obrigações
As ferramentas citadas no tópico anterior não foram desenvolvidas para atender exclusivamente os escritórios contábeis. Desse modo elas não integram com outras funções e acabam por não solucionar o controle de obrigações.
Por isso, para fechar com chave de ouro e tranquilizar todo contador que já está no limite do estresse, saiba que é possível sim ter o controle das obrigações de forma automática. Existem hoje softwares que foram desenvolvidos exclusivamente para os escritórios contábeis.
Vamos usar como exemplo o sistema desenvolvido para evitar multas por atraso nas obrigações contábeis, com o controle de obrigações: o Nibo Obrigações.
Para explicar como o sistema funciona vamos usar como exemplo uma obrigação acessória, a DCTF. Após a transmissão do arquivo a receita, é gerado um recibo (.rec) que deverá ser salvo em seu desktop. O sistema então lê o arquivo e executa todo o restante do fluxo de trabalho automaticamente. Ele dá baixa no controle da obrigação, armazena e disponibiliza esse documento em nuvem.
No caso de uma guia de pagamento, após gerar o arquivo (.pdf), o sistema envia ao cliente, dá baixa na tarefa, salva o arquivo em nuvem e monitora a visualização do arquivo pelo cliente, como exemplificado no segundo passo.
Além disso, caso algo deixe de ser feito, todos os responsáveis são notificados previamente quanto ao não cumprimento de uma obrigação, evitando efetivamente a perda de prazos e prejuízos com multas.
Como você pode ver são inúmeros os benefícios dessa ferramenta. Mas nosso objetivo aqui é conscientizá-lo de que a solução existe. Para saber mais você pode acessar nosso outro artigo: Sistema contábil x sistema de gestão contábil (muito diferentes!).
Esperamos que esses passos contribuam para um crescimento mais saudável de sua contabilidade. Se gostou da matéria se cadastre em nossa newsletter e receba conteúdos exclusivos!
