Com o início do ano, chegam também as várias obrigações tributárias acessórias devidas pelas empresas. É nesse momento que o empresário contábil qualificado mostra seu valor e se destaca aos olhos do cliente. Dominar bem todas as regras que envolvem essas tributações é um grande desafio para os profissionais da contabilidade. Por causa disso, eles devem analisar tudo com bastante cuidado para que não haja nenhum erro na hora de entregar os documentos, pois isso poderia implicar em consequências desastrosas para o cliente.
O que é a RAIS?
Entre as várias obrigações a serem entregues no começo do ano, destaca-se a RAIS, Relação Anual de Informações Sociais. A declaração é a base de dados mais completa sobre empregadores e trabalhadores formais no Brasil, englobando empreendimentos sem nenhum funcionário até empresas com milhares de empregados.
Por meio dela, é possível determinar o suprimento às necessidades de controle da atividade trabalhista no país, prover dados para a elaboração de estatísticas do trabalho e disponibilizar informações do mercado de trabalho às entidades governamentais. Assim, é possível obter o perfil das empresas e dos trabalhadores brasileiros, possibilitando a elaboração de políticas públicas de emprego e para o pagamento de benefícios.
Quem deve entregar a declaração da RAIS?
São obrigadas a entregar a declaração da RAIS em 2017 todas as pessoas com CNPJ ativo na Receita Federal entre 1º de janeiro e 31 de dezembro de 2016, com ou sem empregados vinculados à empresa. A declaração deve ser feita mesmo que o CNPJ tenha ficado ativo por apenas um dia durante o ano passado.
Dessa forma, estão sujeitos à obrigatoriedade da entrega:
- Empregadores urbanos e rurais;
- Filiais, agências, sucursais, representações ou demais entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior;
- Autônomos ou profissionais liberais que tenham mantido empregados em 2016;
- Órgãos e entidades de administração direta, autárquica e fundacional dos governos federal, estadual, do Distrito Federal e municipal;
- Conselhos profissionais, criados por lei e com atribuições de fiscalização do exercício profissional, e as entidades paraestatais;
- Condomínios e sociedades civis; e
- Cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas.
No caso daqueles que possuem CNPJ, mas são empregados de outra empresa, a RAIS também é obrigatória, mesmo que seja Negativa.
A exceção da obrigatoriedade é apenas para os Microempreendedores Individuais (MEI), que só precisam fazer a declaração caso tenham empregados. Senão, podem fazer a entrega da RAIS Negativa, mas não é obrigatório. Se não entregarem, não sofrerão nenhuma pena.
Quando a RAIS Negativa é obrigatória?
A RAIS Negativa é obrigatória apenas para os CNPJs que que não mantiveram ou empregados ou que permaneceram inativos em 2016. Neste caso, é preciso preencher somente os dados necessários..
Qual é o procedimento de entrega?
A declaração só pode ser entregue pela internet. É preciso baixar o Programa Gerador de Declaração da RAIS, disponível em versões para Windows e Linux. Nele, você preencherá os dados solicitados e depois enviará a declaração para o Ministério do Trabalho por meio das funções “Gravar Declaração” ou “Transmitir Declaração”.
No caso daqueles que precisam fazer a declaração de RAIS Negativo, o documento pode ser preenchido online mesmo, clicando aqui.
O uso Certificado Digital é obrigatório?
O uso do Certificado Digital é opcional nas declarações com até dez empregados. A partir de 11 empregados, a declaração deve ser feita usando um Certificado Digital, disponível no site da RAIS para download.
Qual é o prazo de entrega?
A entrega da declaração da RAIS com base no ano de 2016 deve ser feita até o dia 17 de março de 2017, sem a possibilidade de prorrogação de prazo.
Como evitar erros na hora de fazer a declaração?
Os principais erros na hora de fazer a declaração da RAIS referem-se a informações inseridas equivocadamente. É preciso ficar muito atento a todas as especificações técnicas estabelecidas pelo Ministério do Trabalho para não enviar um documento com informações falsas e, por isso, acabar penalizado. Errar ou omitir dados geram multa, assim como a não entrega do documento.
O que acontece se a RAIS não for entregue?
Quem não entregar o documento no prazo estabelecido ou fornecer informações incorretas, estará sujeito a multa. Os valores variam de acordo com o tempo de atraso na entrega, o número de funcionários da empresa e o número de informações omitidas ou erradas na declaração. O valor mínimo da multa é de R$ 425,64, mas ela poderá chegar a R$ 42.641,00.
Existe a possibilidade de retificação?
No caso de existirem erros ou omissões de informações sobre a empresa ou os empregados na declaração referente ao ano de 2016 (ou seja, a declaração que deve ser entregue em 2017), é possível fazer a retificação. O empregador poderá acessar novamente o programa GDRAIS 2016 para fazer as correções.
Na declaração de retificação, devem ser gravados somente os empregados que foram corrigidos e, quando for o caso, os vínculos a serem incluídos. Os empregados declarados corretamente não devem constar na declaração retificadora para evitar duplicidades.
No caso da inclusão de estabelecimentos ou empregados que foram omitidos anteriormente, o empregador deverá gerar uma nova declaração informando apenas os estabelecimentos ou empregados omitidos. Neste caso, a gravação da declaração deverá contar como nova.
Também é possível fazer a retificação de declarações enviadas em anos anteriores. Para tal, é preciso corrigir as informações utilizando o programa GDRAIS Genérico (1976-2015). Com ele, o empregador poderá retificar documentos dos anos-base de 1976 até 2015. Utilizando o mesmo programa, é possível também enviar declarações referentes a 2015 ou anos anteriores que, por alguma razão, não foram entregues.
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