Toda contabilidade hoje certamente usa um sistema contábil. Seja dos mais sofisticados ou, até mesmo, os gratuitos. Alguns com opções de módulos adicionais e outros puramente contábeis. Independente de qual sistema seja, a vida nos escritórios de contabilidade entraram em uma nova era. Com o surgimento dessas ferramentas, extingue-se de vez o “guarda-livros” e revela-se o Empresário da Contabilidade.
Com tantos sistemas contábeis no mercado, alguns contadores tem dúvidas de qual adotar na contabilidade. Mas, com a evolução das tecnologias, outros sistemas têm surgido no mercado para suprir lacunas não preenchidas pelos softwares contábeis. São os sistemas de gestão contábil.
Vamos aqui diferenciar um sistema contábil de um sistema de gestão contábil. É comum confundir ambos, achando que são o mesmo produto com mais ou menos funcionalidades, mas não é bem assim.
O que é um sistema contábil?
Portanto, um sistema contábil tem a função principal de automatizar as apurações contábeis. Assim, ao invés de você dedicar o seu tempo a contabilidade bruta, executando cálculos e cruzando informações, você apenas fornece dados ao sistema. Como sabe, o trabalho repetitivo é feito pela ferramenta.
A escolha de um software é passo de extrema importância em um escritório de contabilidade. Muitos avaliam um software pela marca do desenvolvedor, outros pelo preço, ou pelos módulos oferecidos, e ainda pela indicação de amigos.
Mas, na verdade, o que deve ser levado em consideração é o tipo de serviço que você, contador, oferece e os tipos de clientes que atende! É isso que tem que ser levado em consideração.
A Nibo, autoridade em fabricação de software de gestão financeira, fez uma pesquisa bem completa sobre softwares contábeis e suas características, bem como o grau de satisfação de seus usuários em vários aspectos como: as principais ferramentas de um software contábil, a implementação, suporte e preço.
Foram analisados os 11 principais softwares contábeis do Brasil. O Panorama completo dos softwares contábeis é um material bem interessante se você está começando a profissão ou se está insatisfeito com o sistema que utiliza. E mesmo se está satisfeito com seu software contábil, aproveite e veja se seu sistema participa da pesquisa e em qual posição se encontra.
Mas, mesmo com o software contábil ideal você pode pensar que a rotina dos contadores se tornou mais simples e menos sobrecarregada, mas precisamos discordar em alguns pontos.
Fim do estresse nas contabilidades?
A princípio parecia muito bom: mais clientes com o mesmo recurso! Mas, como podia ser previsto, surgiram novas demandas. Com mais clientes vem mais obrigações e mais documentos. Novamente veio a sobrecarga de trabalho e a contabilidade, de novo, vai atuando nos limites dos prazos… tão ocupados, ou até mais, do que antes!
É exatamente aí que entram os sistemas de gestão contábil. Com uma proposta de automatizar o controle das obrigações e facilitar a comunicação com os clientes, os sistemas de gestão tem revolucionado as rotinas contábeis.
O que são os Sistemas de Gestão Contábil?
Ter uma “mente aberta” para conhecer mais sobre o assunto é de extrema importância para o profissional contábil que quer realmente buscar uma solução para essa dor de cabeça que é controlar as demandas e parar de trabalhar sempre nos limites dos prazos, reduzir o trabalho manual e ter uma comunicação mais segura e mais rápida com o seu cliente.
Veja bem, os softwares contábeis são voltados para os departamentos DP ou RH, Fiscal e Contábil. Auxiliam e resolvem em alguns casos toda a rotina desses departamentos até a emissão dos documentos. Mas e depois?
Após gerar a Folha, emitir os Darfs, transmitir as DCTFs… o trabalho continua fora do software. Tem que armazenar, dar baixa nas planilhas, manter os relatórios em dia, imprimir os documentos que serão entregues aos clientes e/ou encaminhar por e-mail… enfim, ainda tem muito trabalho a ser realizado além de manter tudo registrado e devidamente protocolado.
É aí que entra em ação um sistema de gestão. Ele vem automatizando todos os processos após a conclusão do trabalho realizado dentro e fora do software contábil.
Os sistemas de gestão em geral acompanham os lançamentos, listam as tarefas, aplicam baixa do que foi realizado, cobram o que está por fazer, armazenam os documentos e arquivos em nuvem, disponibilizam acesso aos documentos para os clientes e geram protocolo eletrônico quando são visualizados.
