Todo mundo sabe que o Brasil é o país da burocracia e do excesso de papéis. Tudo é tão complicado que, quando finalmente conseguimos entender determinados procedimentos, dá tanto trabalho para resolver que acabamos desistindo ou deixando para depois. Pois saibam vocês que nem tudo está perdido. Parece que nosso país, ainda que em passos lentos, vem fazendo alguns pequenos movimentos pra mudar essa história confusa. Uma dessas ações constitui no SPED Fiscal.

O Sistema Público de Escrituração Digital, conhecido como SPED, faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010). Ele se constitui na informatização da relação entre o Fisco e os contribuintes. A ideia é fazer com que a informatização traga mais agilidade para essa relação, proporcionando mais economia de tempo e de gastos, melhor controle da fiscalização e mais legitimidade e qualidade entre as informações trocadas.

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Como funciona o SPED Fiscal?

O SPED Fiscal é uma obrigação acessória que faz parte do Projeto SPED. Trata-se de um arquivo digital que se constitui dos registros de todas as operações e cadastros que possam influenciar na apuração do IPI e ICMS.

A responsabilidade pela geração desse arquivo é da empresa contribuinte, que deve fazê-lo mensalmente. Para tanto, ela deverá extrair e submeter as informações ao Programa Validador e Assinador (PVA), que é fornecido pelo próprio SPED através do site da Receita Federal do Brasill.

Após ser validado pelo PVA, a legislação obriga que esse arquivo seja assinado digitalmente e transmitido, via Internet, ao ambiente SPED da Receita Federal. Essa assinatura deve ser feita por meio de um certificado digital (e-CNPJ), emitido por uma autoridade certificadora credenciada.

Quais são os principais problemas que podem acontecer na entrega do SPED Fiscal?

• A falta de Notas Fiscais emitidas contra o CNPJ na escrituração do SPED

Normalmente, o contador recebe de seus clientes todas as notas geradas em suas vendas. Contudo, grande parte dos contadores têm problemas quanto ao recebimento das notas emitidas contra uma empresa. Ou seja, aquelas relacionadas às compras que o cliente faz de insumos e produtos. A não escrituração de uma nota pode acarretar em uma série de erros na apuração dos impostos e inexatidões nos cadastros e registros do arquivo. Outro problema é o não-uso da Nota Fiscal Eletrônica em seu formato digital – o famoso arquivo .xml. Não usá-lo significa a perda de, no mínimo, 400 campos que trazem informações ricas para a construção da obrigação acessória.

Como evitar esse problema?

Garanta o recebimento no prazo certo das notas emitidas pelos fornecedores do cliente em formato digital.  Aproveite e assegure também uma armazenagem segura desses arquivos por cinco anos fiscais, que é o prazo que a Receita Federal tem para auditar o SPED.

Você também pode procurar por softwares específicos para a resolução deste problema. Existem muitos no mercado.

• A escrituração de Notas com erros na emissão (CFOP, CST e impostos por produto)

Muitas vezes, a pessoa responsável por emitir Notas nas empresas não tem preparo na área fisca. Ou seja, ela não entende quais são as codificações e tabelas relacionadas ao tipo de operação, à substituição tributária e à apuração dos impostos de cada produto. Os sistemas de ERP também podem conter erros de cálculo e parametrização que acarretam no comprometimento de todo o processo.

Dessa maneira, muitas Notas emitidas com erros primários acabam compondo as obrigações acessórias enviadas para a Receita Federal. Assim, elas acumulam pontos no sistema de auditoria do Fisco e acarretam nas multas previstas pela legislação do SPED.

Como evitar esse problema?

Analisar toda essa complexidade a olho nu é impossível. A melhor prática seria utilizar sistemas de pré-auditoria que identifiquem esses erros e apontem as correções necessárias. Cerca dos 75% dos erros identificados no Validador da Receita Federal e na auditoria posterior estão relacionados ao não escrutínio das NF-e.

Entendidos os erros, outra prática ideal é dar o feedback ao cliente daquilo que está errado na emissão das Notas.

• Informações inexatas no Cadastro de Terceiros e Clientes e a comercialização com empresas inaptas

O Cadastro de Terceiros (Fornecedores e Clientes) também é colocado no SPED e normalmente advém de informações antigas, datadas do dia em que um elemento foi inserido no sistema de processamento do contador. Algumas são dotadas de uma dinâmica quanto à sua atualização: endereços, QSA e outros componentes. Informar no SPED um Cadastro de Terceiros com endereços desatualizados é certeza de que tais erros computarão no sistema de auditoria da Receita e gerarão multas relacionadas a tal.

Outro problema está em fazer negócios com empresas inaptas. Essa situação também é dotada de dinâmica e pode ser alterada várias vezes durante as primeiras 24 horas no site da Receita Federal. Além disso, é considerado errado enviar uma operação que não deveria existir para o Fisco. Existe até mesmo uma legislação específica que trata e tipifica essa prática.

Como evitar esse problema?

Busque meios de automatizar o processo de conferência do Cadastro de Terceiros – alguns sistemas no mercado realizam esse processo através de consultas constantes ao Cadastro do CNPJ – e sempre atualize a base de dados do sistema contábil.

Entenda mais sobre o SPED Fiscal

O SPED Fiscal é hoje assunto obrigatório para todos os contadores que desejam estar atualizados com a demanda do mercado.

Se deseja saber mais informações sobre o tema, assista ao nosso webseminário sobre Malhas Fiscais com o professor e especialista em SPED, Edgar Madruga, ou mande um e-mail para  contadores@nibo.com.br. Ficaremos felizes em conversar com você.