O eSocial é um projeto integrante do Sistema de Escrituração Pública Digital (SPED), que pretende simplificar e unificar a entrega das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais em todo país. O documento irá substituir gradativamente a RAIS, a DIRF, o CAGED e a SEFIP e outras obrigações que geram um trabalho hercúleo ao Departamento Pessoal, de RH e de Segurança no Trabalho de qualquer escritório ou empresa.

O eSocial foi instituído em 2014 com o intuito de consolidar os bancos de dados e processos do Ministério do Trabalho e Emprego, da Seguridade Social, da Caixa Econômica Federal e da Receita Federal. Ele também visa revolucionar a maneira que as empresas repassam as informações relacionadas ao vínculo trabalhista e à vida laboral de seus colaboradores, terceirizados e demais sujeitos em condições análogas.

Como vai ser?

A rotina de entregas dessa obrigação acessória será iniciada com o Evento Inicial “o Arquivão”. Ele irá conter todos os cadastros e as tabelas (horários, cargos e salários) de todos os funcionários ativos de cada empresa, preenchendo o banco montado pela Receita Federal do Brasil.

Após esse primeiro envio, a rotina mensal será acrescida dos eventos tempestivos. Ou seja, aqueles que ocorrem com o andamento rotineiro da vida laboral dos colaboradores e afins de cada empresa. É aí que mora o maior desafio: Ter a informação qualificada e entregá-la a tempo para a Receita Federal.

Quais serão os principais problemas com esse SPED?

1)  Revitalização de Cadastros

O sistema de validação que recepcionará os arquivos do eSocial irá verificar o layout e algumas informações básicas, como: a correlação entre os dados de NIS, CPF, nome dos pais e demais relacionados ao reconhecimento da pessoa.

Muitos empregados possuem diversos cadastros na Seguridade Social que impactam no pagamento das obrigações trabalhistas. Eles também têm informações disformes em diferentes documentos, como um sobrenome da mãe a mais em uma única certidão.

Essas inconsistências poderão barrar a entrega do arquivo inicial e dos arquivos tempestivos, impossibilitando assim o envio das demais informações. Outra consequência é a imputação na regra geral de punibilidade dos erros no SPED.

Como prevenir esse problema?

Utilizar o sistema desenvolvido pela Receita Federal para a conferência e revitalização do seu cadastro de funcionários de acordo com a base de dados já existentes. Depois, preencher as demais informações que são solicitadas pela nova obrigação. Como exemplo, as informações de estagiários.

2) Plano de Cargos e Salários e Tabela de Horários

Muitas empresas não possuem um Plano de Cargos e Salários e nem uma Tabela de Horários. Ambos são itens essenciais ao gerenciamento dos colaboradores e da vida em uma empresa. Essa falta de gestão poderá ser rapidamente apontada e identificada através de arquivos contendo horários incompatíveis com a legislação ou por um Plano de Cargos e Salários com remunerações desconexas. Além de servir como prova para possíveis ações trabalhistas, esse tipo de erro será imputado na regra geral do SPED.

Como prevenir esses problemas?

Envolver os líderes da empresa e dos departamentos na criação de um Plano de Cargos e Salários consolidado e revisar a Tabela de Horários existente nas empresas.

3) Atraso na entrega de informações

A maior parte das informações que transitarão no eSocial não pertencem aos escritórios de contabilidade e são produzidas diretamente por seus clientes no cotidiano. Admissões, demissões, férias, atrasos, faltas, justificativas, afastamentos, etc.

O eSocial não reformula e nem endurece as regras oriundas da CLT; apenas as faz cumprir. Dessa maneira, a cultura operacional das empresas para com a rotina trabalhista ainda é incapaz de atender aos prazos da legislação promulgada em 1943.

Processar admissões retroativas, falta de dados e documentação relacionadas à Segurança do Trabalho e outros problemas são comuns na maioria das empresas de contabilidade do Brasil. Com prazos apertados e com esses problemas já citados, será impossível operar o eSocial.

Como prevenir esse problema?

Envolver os demais departamentos da empresa na reestruturação do processo de entrega das informações e produção dos relatórios necessários. É importante também criar uma rotina sólida de recebimento e um canal de atendimentos direto com seu cliente.

Dica Geral

A implantação do eSocial foi adiada inúmeras vezes pela natureza faraônica do projeto. Grande parte desses adiamentos se dão pela inércia dos órgãos governamentais e pela súplica constante das entidades de classe em dizer que o profissional de contabilidade e seus clientes não estão preparados para o Big Data Social que será implantado.

No entanto, esse tempo ganho é de suma importância para a sobrevivência da empresa e do escritório. É fundamental sentar-se com seu cliente e o fazer entender os desafios que estão por vir. Institua o processo hoje, prepare sua carteira, qualifique sua equipe e crie os canais necessários antes da largada ser dada.

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• Ser um gestor de dados competente, capaz de lidar com a quantidade crescente de informações geradas repassando-as ao fisco sem erros; e ao mesmo tempo
• Ser capaz de entregar ao empresário uma solução customizada e especializada em apoio ao seu negócio.

Essa tarefa homérica poderá ser facilitada com o uso da tecnologia e das integrações externas.

É possível perceber 03 dicas rápidas de integração para os principais departamentos do escritório. Tenho certeza que você irá economizar muito tempo e eliminar erros seguindo esses três passos:

1ª DICA: Integração no Departamento Fiscal.

Integrar-se ao Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica.

Fazer uma gestão das Notas Fiscais é essencial para uma correta escrituração dos livros e apuração dos impostos. Alguns softwares contábeis possuem a funcionalidade de captar as notas diretamente do Portal Nacional para os livros fiscais. Isso permite a escrituração de todos os dados e uma independência quanto aos fornecedores.

2ª DICA: Integração para o Departamento Pessoal.

Integrar-se aos relógios de Ponto Eletrônico.

Com o advento da Portaria 1510/09 do Ministério do Trabalho e subsequentes, a obrigação de usar os meios digitais para captar o ponto dos funcionários ficou maior e o incentivo para usar os novos relógios está espalhado pelo mercado e instituições de apoio ao empresário. Alguns softwares lhe permitem aproveitar os arquivos gerados por estes relógios para usá-los diretamente em seu cadastro de horários, automatizando assim, o processo de justificativas.

3ª DICA: Integração para o Departamento Contábil.

Integrar-se aos sistemas financeiros dos clientes.

É muito importante receber as informações dos sistemas financeiros dos seus clientes diretamente no seu sistema contábil para evitar a digitação manual que onera tempo e é passível de erros. A integração entre a solução do cliente e a sua é um passo primordial para evitar custos excessivos e erros na escrituração dos livros que depois serão percebidos pelo validador da Receita Federal ou pelo sistema de cruzamento de dados da Receita durante os cinco anos fiscais seguintes.

Essa terceira dica é possível ser feita através do Nibo. Já conhece o Importador Universal? É uma ferramenta que integra qualquer sistema financeiro em qualquer sistema contábil.

Temos clientes que faziam a contabilidade de determinado cliente em 3 semanas e hoje usando o Importador, realiza o mesmo trabalho em 3 dias.

Quer falar com a gente para entender melhor ou tirar dúvidas sobre o sistema? É só clicar aqui ou enviar e-mail para contadores@nibo.com.br.

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