No mundo corporativo tão competitivo que existe hoje em dia, temos que otimizar ao máximo nossas tarefas, não havendo espaços para desperdício de tempo e principalmente para perda de foco. Uma maneira de fazer isso é definindo quais dias da semana (ou mês) serão realizados os pagamentos ou recebimentos de fornecedores e clientes respectivamente.

Vamos separar os dois casos para melhor explicar o benefício de cada um.

CONTAS A PAGAR

Organização mais eficiente
Imagine a pessoa responsável pelo Financeiro, tendo que efetuar cada pagamento no dia do vencimento. Quase todo dia ele teria que parar o que está fazendo, para ter que entrar no banco online (ou ir até uma agência) e efetuar esse pagamento ou transferência. Isso gera uma perda de foco e de tempo, pois cada vez que ele vai efetuar essa ação ele tem que se logar no banco, pegar a chave de acesso ou até mesmo uma condução. Isso seria evitado caso ele se programasse, por exemplo, para toda Segunda-feira de manhã, realizar esses pagamentos, tendo a semana inteira pela frente sem ter que se preocupar com pagamentos ou boletos vencidos.

Melhor processo para a equipe
Isso também gera uma tranquilidade maior para que o empresário (ou responsável pelo departamento) trabalhe sabendo que não precisará ser interrompido para aprovar qualquer tipo de pagamento. Pode ser que aconteça de aparecerem pagamentos para serem feitos com urgência ao longo da semana (que não estavam previstos/agendados), porém passa a ser apenas uma situação atípica e não corriqueira.

Melhor comunicação com os fornecedores
Os empresários ou responsavéis pelas finanças devem pedir aos fornecedores que sigam essa regra e atualizem boletos ou qualquer outra forma de cobrança para as Segundas. Explicando o dia que os pagamentos são feitos pela empresa, todos ficam a par de um processo simples e transparente.

CONTAS A RECEBER

Processo de cobrança otimizado
Além dos benefícios descritos anteriormente na questão de perda de foco, se você não define um dia específico (seja da semana ou do mês para isso), você perderá mais tempo dando baixa em recebimentos diários, e também terá que emitir boletos bancários várias vezes. Se você definir um dia para isso, além dos benefícios já citados, você consegue emitir boletos em lotes (definindo quantos dias antes do vencimento você quer enviá- los).

Melhor visão de Fluxo de Caixa
Dado que grupos de clientes são cobrados nos mesmos dias, você possui uma visão mais organizada de quem está te devendo. Por exemplo, você pode gerar um relatório no Contas a Receber no NIBO até um dia depois dos vencimentos dos boletos, sem precisar ter que fazer isso todo dia.

Para conseguir definir um dia para receber de todos os clientes você pode gerar um pró-rata para que o vencimento caia no dia definido, ou pode até deixar de cobrar o cliente por um pequeno espaço de tempo até que esse cliente se encaixe na régua de cobrança definida.

Veja como a emissão de boleto bancário é simples usando Nibo.

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Contas a Pagar são os compromissos que a empresa assume com seus fornecedores. Manter essa área organizada ajuda a empresa a controlar seus gastos e fazer uma previsão de tudo que será pago no final do mês. Ou seja, as informações ficam mais precisas, o que ajuda a empresa a tomar decisões.

Para ajudar, juntei essas dicas do nosso dia a dia:

1º – Tenha um gerenciador financeiro que ajude a organizar todas as suas contas a pagar.

2º – Não esqueça de fazer lançamentos de todas as obrigações da empresa. Para não dar a bobeira de receber uma surpresa e não ter dinheiro provisionado.

3º – Acompanhe diariamente ou semanalmente os compromissos da empresa através de relatórios.

4º – Saiba se organizar. Defina uma rotina de pagamentos, o que evita criar dívidas e atrasos.

5º – Controle o dinheiro da sua empresa. Não gaste mais do que ganha!

6º – Aproveite as oportunidades. Se algum fornecedor der desconto por pagar antecipadamente, aproveite! Você ainda vai ficar conhecido como um bom cliente.

7º – Saiba se virar quando for preciso. Não tenha vergonha de negociar preço e prazo com seus fornecedores. Às vezes, é preciso.

Não é tão difícil manter as contas a pagar em dia. É só saber se organizar, para manter o seu fluxo de caixa sempre positivo.

Tem outras dicas? Mande para a gente!

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