Montadas em casa ou em faculdades, geralmente começam com um capital baixo, com muita vontade de crescer e apostando em ideias capazes de mudar todo o mercado. Foi assim com o Facebook, You Tube, Mercado Livre, com a Contabilidade Online, Bancos Online, com o Uber e com o Nibo, cujos respectivos empreendedores, insatisfeitos com uma realidade, optaram por fazer diferente, por inovar e buscar novas formas de se trabalhar.

Mas nem todas as ideias inovadoras dão certo

Muitas startups nascem e morrem com a mesma velocidade. Isso, na maioria das vezes, por falta de uma gestão financeira simples e qualificada, e por desconhecimento das obrigações tributárias e trabalhistas do nosso país. Essas obrigações descontam um alto valor das receitas mensais, logo, reduzem lucros e desestimulam novos empreendedores.

Conhecer os encargos tributários brasileiros é um grande desafio, pois as normas tributárias são bastante complexas e mudam constantemente. Mas, nesse artigo, você poderá entender de forma resumida quais os impostos e os tipos de regimes tributários brasileiros mais comuns entre as startups de tecnologia de informação (TI). Assim, você não será pego desprevenido ao montar sua empresa. Vale lembrar também que é de extrema importância que sua startup tenha o acompanhamento de um contador, que utilize de preferência, um software contábil.

Os Principais Tributos Para Startups de TI

As startups de TI, em sua maioria, são definidas como empresas prestadoras de serviços. As atividades tratadas como serviços estão contidas na lei complementar nº 116 de 2003.

Tributo: É toda prestação pecuniária, ou seja, dinheiro, obrigatória por lei, mas que não tenha natureza de ato ilícito.

Aspectos Básicos dos Tributos

• Fato Gerador: É o que causou a incidência do tributo (venda de mercadoria, prestação de serviço, etc.).
• Base de Cálculo: É o valor utilizado para calcular o tributo (seu lucro, sua receita).
• Alíquota: É o percentual aplicado sobre a base de cálculo (15%, 18%, 1,6%, etc.).

Tributos de Competência Federal

PIS e COFINS –  O Programa de Integração Social (PIS) e a Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS) têm características comuns na sua forma de tributação, porém, suas alíquotas são diferentes.

Base de Cálculo: O PIS e a COFINS são cobrados sobre o faturamento do mês, que corresponde à receita bruta.

Alíquotas: PIS = 1,65% e COFINS = 7,6% para empresas optantes do Lucro Real
                   PIS = 0,65% e COFINS = 3% para empresas optantes do Lucro Presumido

Exemplo: No mês de janeiro de 2016, a empresa “X-startup” faturou R$ 19.000,00 com seus serviços de aulas on-line. Assim, nesse mês, a “X-startup” irá pagar PIS no valor de R$ 123,50 (19.000 x 0,65%) e COFINS de R$ 570,00 (19.000 x 3%). Isso, claro, levando-se em consideração que ela seja optante do lucro presumido.

IRPJ – Imposto de Renda da Pessoa Jurídica é um imposto calculado sobre o lucro da empresa, seja ele real ou presumido. O IRPJ é regulamentado pelo Decreto 3.000 de 1999 (RIR).

Base de Cálculo: o lucro do período.

Alíquota: 15% sobre o lucro (real ou presumido).

Alíquota Adicional: 10% sobre o valor do lucro que exceder R$ 60.000,00 por trimestre.

Exemplo: No 1º Trimestre do Ano 2016, a empresa “X-startup” obteve lucro de R$ 75.000,00. Assim, a “X-startup” irá pagar IRPJ no valor de R$ 11.250,00 (R$ 75.000 x 15%). Entretanto o lucro foi superior ao limite trimestral estipulado para o IRPJ, ou seja, o lucro foi superior a R$ 60.000,00. A X-startup deverá pagar o Adicional de IRPJ, cujo valor é R$ 1.500,00 (R$75.000 – R$ 60.000 = R$ 15.000 x 10%). O valor Total do IRPJ a ser pago pela X-startup é 12.750,00.

CSLL – Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido se parece com o IRPJ na sua forma de apuração, porém, sem o adicional de alíquota. Ou seja, é um imposto calculado sobre o lucro da empresa, seja ele real ou presumido. Entretanto, sua alíquota varia de acordo com alguns fatores, tais como o regime tributário, o tipo de atividade exercida, entre outros.

Base de Cálculo: o lucro do período.

Alíquota: variável.

Exemplo com alíquota de 9%: No 1º trimestre do ano 2016, a empresa “X-startup” obteve lucro de R$ 75.000,00. Assim, a “X-startup” irá pagar CSLL no valor de R$ 6.750,00 (R$ 75.000 x 9%).

Tributo de Competência Municipal

ISS – Imposto Sobre Serviços
O ISS é um imposto cobrado sobre toda prestação de serviços (cada nota fiscal), seja esse serviço de qualquer natureza. Sua arrecadação é de benefício do município onde a empresa prestadora do serviço está instalada.

Esse tipo de tributo está previsto basicamente no art. 156, III, da Constituição Federal de 1988.

Alíquota: Pode variar de 2% até 5% (alíquota máxima), dependo do município.

Exemplo: A “X-startup”, uma empresa instalada na cidade de São Paulo, presta serviços on-line de aulas sobre marketing digital para uma empresa na cidade de Santos, no valor de R$ 600,00. A alíquota do ISS de são Paulo é 5%.

Calculo: R$ 600,00 x 5% = R$ 30,00

O ISS a ser pago totaliza o valor de R$ 30,00. O recolhimento desse imposto é feito pelo prestador do serviço (a X-startup) e é pago aos cofres da cidade de São Paulo através de um DAM – Documento de Arrecadação Municipal.

Regimes Tributários

Regimes tributários são modelos ou formas, disponíveis pela legislação brasileira, para calcular os tributos. Os empreendedores podem escolher qual o regime tributário será usado em suas empresas, devendo respeitar as condições de cada modelo. Essa opção é feita uma vez por ano, de acordo com o primeiro recolhimento de IRPJ da empresa no ano, ou no início de suas atividades.

Porém, é necessário que seja feito um planejamento eficaz, preferencialmente por um contador especializado em contabilidade tributária para indicar o melhor método tributário a ser utilizado. Isso porque é possível diminuir consideravelmente o valor total de impostos a serem pagos, apenas identificando o regime correto para cada startup.

A seguir, apresento um resumo dos principais regimes tributários do nosso país:

Lucro Real – É a modalidade de tributação onde o IRPJ é calculado sobre o lucro líquido contábil. Ou seja, o verdadeiro lucro auferido pela empresa em determinado período. Todavia, não costuma ser o regime tributário mais frequentes entre as startups.

Para algumas empresas, tais como instituições financeiras, corretoras de valores mobiliários, entre outras, o lucro real é obrigatório. Da mesma forma acontece com empresas cuja receita total é superior a R$ 48.000.000,00 ao ano. Entretanto, qualquer empresa pode optar pelo lucro real.

No lucro real, o PIS e a COFINS são recolhidos de forma não-cumulativa, ou seja, a tributação incidente nas aquisições será compensada como crédito nas operações de saídas, aplicando-se as seguintes alíquotas de 1,65% para o PIS e 7,6% para a COFINS.

Lucro Presumido – Diferente do lucro real, onde a empresa precisa fazer a apuração do resultado para encontrar o lucro líquido, nesse regime tributário a apuração do IRPJ e da CSLL tem como base de cálculo a presunção de lucro. Essa presunção prevê porcentagens de lucros pré-fixados, de acordo com a atividade da empresa. As alíquotas são calculadas sobre a receita bruta da empresa, por isso, lucro presumido.

Nesse regime, o PIS e a COFINS são apurados de forma cumulativa, ou seja, sem nenhuma permissão de créditos sobre aquisições de mercadorias. Porém, são calculados com uso de alíquotas reduzidas, sendo o 0,65% para o PIS e 3% para a COFINS.

Simples Nacional – É um regime tributário “simplificado” e especial para cálculo e recolhimento dos impostos destinado às microempresas (ME), cujo faturamento anual é no máximo R$ 360.000,00, e para as empresas de pequeno porte (EPP), cujo faturamento é superior a R$ 360.000,00, até o limite de R$ 3.600.000,00.

Nesse regime, os impostos federais, estaduais e municipais são calculados através de uma única alíquota aplicada sobre o faturamento mensal. Essa alíquota varia conforme a soma da receita bruta dos últimos doze meses auferida pela empresa. Cada ramo de atividade (comercio, serviço e indústria), possui tabelas especificas, com suas alíquotas e faixas de faturamento.

SIMEI – é o enquadramento do simples nacional para o microempreendedor individual – MEI, que o torna isento dos tributos federais, pagando apenas valores fixos mensais, atualizados de acordo com o salário mínimo. Empresas de prestação de serviço pagam algo em torno de R$ 44,40 por mês, que corresponde ao INSS e ISS. O MEI também poderá ter um empregado contratado. O faturamento máximo determinado para o MEI é R$ 60.000,00 por ano, ou R$ 20.000,00 por mês. Entretanto, não costuma ser o regime tributário mais adequado às startups de TI.

A Lei Complementar 128/2008 foi criada para legalizar os trabalhadores que possuem negócios informais. Pessoas que trabalham por conta própria, agora podem ser classificados como pequeno empresário, possuindo registro de CNPJ.

Para as startups, existe um Projeto de Lei (PL) 6625 de 2013 que está em processo de votação na câmara. Esse projeto visa conceder o sistema SisTenet para as novas empresas de tecnologia, o que seria um incentivo fiscal para atrair novos empreendedores e garantir que as startups consigam ganhar maturidade econômica por um tempo sem pagar impostos. Esse “regime” irá beneficiar a isenção no pagamento de todos os impostos federais para as pequenas startups, durante 2 anos, com mais 2 anos de prorrogação. Porém, trata-se somente de um projeto que só tem valor legal caso seja aprovado pela câmara.

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Um escritório contábil é uma empresa e deve ser tratado como tal. Para isso, é necessário investimento em gestão e em estratégias que produzam efeitos reais, que possam ser enxergadas não apenas pelos clientes, mas por todos os agentes ao seu redor.

Os contadores devem possuir, além de conhecimento técnico, um espirito empreendedor. Devem ter uma mente insaciável, que não enxerga problemas e que está sempre buscando melhores soluções, novas oportunidades e, principalmente, inovação.

Sendo assim, apresento agora quatro ideias simples que podem realmente agregar valor e aumentar a eficiência do seu escritório contábil.

1 – Comece pela qualidade visual

Engenheiros de produção sabem que um simples desenho de esteiras no chão das fábricas garante uma redução vantajosa de tempo na execução da produção e reduz custos consideráveis para as indústrias. E essa é uma estratégia de gestão que pode ser levada para dentro de escritórios contábeis, pois, até a organização das mesas e cadeiras pelas salas pode oferecer uma redução de tempo e custo, sem falar do impacto positivo causado pela apresentação visual que pode, inclusive, ajudar a diminuir o estresse. A dica então seria contratar os serviços de um designer de interiores especializado em escritórios.

Fique de olho também na ergonomia. Para quem não sabe, ergonomia vem a ser um estudo que leva em consideração a tecnologia, aliada a métodos do desenho industrial para otimizar as condições de trabalho humano.

Melhorar a qualidade visual do seu escritório contábil é um passo para o cliente sentir o seu profissionalismo e seriedade. Deve-se investir, principalmente, na marca comercial. As cores que irão compor a fachada também devem ser estratégicas. Quanto ao nome fantasia, procure um que proporcione impacto e que tenha uma significância contábil. Talvez, futuramente, seu escritório possa ser expandido para outras regiões e ele precisará carregar uma marca. Exemplo “Empire – Serviços Contábeis” soa bem profissional.

2 – Investir em capital intelectual

O maior capital de uma empresa prestadora de serviços, certamente, é o seu quadro de colaboradores. Porém, assim como o cliente, o colaborador precisa perceber valor na empresa onde trabalha, precisa estar motivado, não apenas monetariamente, mas profissionalmente também. O colaborador precisa acordar pela manhã com vontade de trabalhar, disposto a dedicar a maior parte de seu tempo para sua empresa, da qual deve ter orgulho.

Contrate pessoas comprometidas, que entendam e aceitem a missão da empresa, além de ter qualidade técnica. Pessoas experientes geralmente carregam a cultura organizacional da empresa anterior, além do conhecimento, mas bastam algumas reuniões, treinamentos e uma boa liderança para adequar o colaborador mais experiente ao modo de empreender do seu escritório.

Contratar pessoas sem experiência não é tão ruim quanto muitos pensam. As universidades estão repletas de jovens promissores, com sede de aprender e crescer profissionalmente. Basta procurar pelos melhores históricos e não os melhores currículos. Contrate os mais dedicados e obstinados a crescer porque esses poderão ser mais facilmente moldados à sua gestão. Provável que se tornem bons profissionais em pouco tempo, basta ter um pouco de paciência.

Mas não adianta contratar, apenas. É preciso qualificar, incentivar e oferecer cursos especializados aos seus colaboradores com frequência. Isso também irá motivá-los e empresas com colaboradores motivados geralmente são mais eficientes.

3 – Organização e automatização sempre!

Organização é fundamental. Uma bancada repleta de papeis, pastas e documentos assusta qualquer integrante de seu escritório. Além disso, pilhas de documentos atrapalham execução normal do trabalho.

Uma ideia interessante utilizada atualmente é o “sistema de armazenamento em nuvem”. Nesse sistema, os documentos ficam guardados em armazenamentos digitais, podendo ser acessados a qualquer momento, tanto por clientes quanto por contadores. Isso diminui a quantidade de papel no escritório, evita atrasos e ainda ajuda a preservar o meio ambiente.

Dessa forma, busque trabalhar com ferramentas que simplifiquem o seu serviço. Minha sugestão é que você utilize um software de integração contábil para executar suas atividades. Que seja ao mesmo tempo eficiente e intuitivo para todos seus usuários.

4 – Usando a tecnologia ao seu favor

Na maioria dos casos, quando o cliente entra em contato por telefone com o escritório, procurando sanar dúvidas, é comum que o trabalho de um dos colaboradores seja suspenso para atendê-lo. Esses atendimentos podem durar minutos ou até horas, e isso gera um custo extra para o escritório.

Entretanto, se você utilizar o próprio site da empresa para esclarecer as dúvidas mais recorrentes de seus clientes, as interrupções de trabalho serão reduzidas e, consequentemente, o trabalho do seu escritório será mais eficiente, o que acaba gerando mais valor para o serviço prestado.

Outra ideia que funciona bem é disponibilizar vídeos tutoriais curtos, que podem ser apresentados por você ou algum de seus colaboradores. Assim, seus clientes poderão ter acesso a explicações simples e objetivas sobre os temas mais procurados. Esse é um investimento baixo e que pode trazer um grande retorno no longo prazo, já que o vídeo vai ficar armazenado e o cliente pode acessá-lo 24 horas por dia. Além disso esse recurso pode atrair mais clientes para sua empresa, gerar receitas com propagandas, entre outros benefícios que internet proporciona.

Perceba que com pequenas mudanças é possível alcançar um caminho de cada vez mais profissionalismo e eficiência, basta buscar ferramentas de gestão, investir em capital intelectual, utilizar técnicas de design funcional e fazer uso das tecnologias de contabilidade online que estão a nosso favor.

Quais as mudanças que você já implementou em seu escritório e qual o retorno disso? Compartilhe conosco!

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