Você sabe o que é eSocial? Você sabe quais mudanças ele irá trazer para o seu escritório contábil? Bem, a partir de julho de 2018 todas as empresas serão obrigadas a utilizar o eSocial. Por isso, fique bem informado com a gente! Nesse artigo vamos explicar o que é eSocial e quais serão os impactos na sua contabilidade.
O que esperar desse guia?
- O que é eSocial?
- Órgãos federais envolvidos no eSocial;
- Prazos para entrega das informações ao eSocial;
- Principais atribuições para o eSocial;
- Obrigações Acessórias que serão substituídas pelo eSocial;
- Obrigações Acessórias alteradas pelo eSocial;
- Prazos para implantação do eSocial;
O que é eSocial?
O eSocial é um programa criado pelo Governo Federal que irá reunir todas as obrigações trabalhistas em apenas um arquivo.
As informações serão encaminhadas apenas uma vez, através de um banco de dados com todas as informações cruzadas e verificadas.
O objetivo do eSocial é agilizar a rotina empresarial e facilitar atividades exigidas atualmente.
Órgãos federais envolvidos no eSocial
Estão incluídos no eSocial os seguintes órgãos do Governo Federal:
- Ministério do Trabalho e Emprego
- INSS
- Receita federal
- Caixa Econômica Federal
Com o eSocial, um único banco de dados vai atender todas as necessidades e obrigações que devem ser enviadas mensalmente para esses órgãos.
Portanto, é necessário manter uma organização criteriosa, principalmente com relação às informações para não haver inconsistência.
Agora, com esse programa, a fiscalização das empresas será mais efetiva. Todas as informações estarão reunidas apenas em um banco de dados. Depois serão transformados em um único arquivo no formato XML, que poderá ser acessado através da internet.
Lembrando que a remessa de informações deve respeitar todos os prazos estabelecidos pela legislação trabalhista. Uma das maiores alterações está no envio dos dados da folha de pagamento, que deverá ser enviada todos os meses.
Além disso, os contadores devem ter muito cuidado com o lançamento de eventos ocasionais, que devem ser informados corretamente. Assim, por exemplo, o Registro de Eventos Trabalhistas, que reúne todas as alterações havidas durante um contrato de trabalho, devem ser informadas quando acontecerem.
E atenção. Caso o processo não seja feito dentro do prazo, a empresa poderá incorrer em multa. Da mesma forma, é preciso informar todos os processos trabalhistas existentes na empresa e seu andamento.
Prazos para entrega das informações
Os prazos para entrega das informações ao eSocial não devem ser alterados, seguindo o que determina a legislação trabalhista em vigor.
As operações normais, que antes eram feitas em sistemas diferentes ainda devem ser feitas dentro do prazo, como: registro de empregados com a admissão, demissão, afastamento, férias, aviso prévio, comunicação de acidente de trabalho, alterações salariais, obrigações da medicina do trabalho, folha de pagamento, retenções, FGTS e Imposto de Renda.
Será exigido apenas que haja uma perfeita integração entre as informações. Assim, a implantação deve ser feita em conjunto com o contador.
Principais atribuições para o eSocial
Além do cumprimento dos prazos, serão exigidas algumas informações por parte das empresas. Entre eles, devemos dar especial atenção aos seguintes:
Cadastros
Em relação aos dados cadastrais, o sistema de validação vai verificar o layout dos arquivos e as informações básicas de cada empregado, como os dados de NIS, CPF, nome dos pais e outras informações relacionadas à identificação pessoal.
Portanto, é preciso analisar com cuidado as informações, já que muitas pessoas possuem cadastros diferenciados na Seguridade Social que podem causar erros no pagamento das obrigações trabalhistas, ou seja, desde um nome da mãe incompleto ou alterações em certidão de casamento.
Tudo deve ser analisado com cuidado!
Qualquer inconsistência poderá barrar a entrega do arquivo inicial e dos arquivos subsequentes, impedindo a remessa das demais informações.
Além disso, é preciso cautela para não infringir as regras, uma vez que qualquer irregularidade poderá ser punida com multa.
Para evitar erros, a empresa deve fazer a conferência e atualização no cadastro de funcionários de acordo com os já existentes na Receita Federal e, depois, preencher todas as informações solicitadas pelo sistema.
Tabela de horários e cargos e salários
A maior parte das empresas não mantém um Plano de Cargos e Salários ou uma Tabela de Horários.
Com o eSocial isso não poderá continuar assim. Esses itens também serão exigidos para o gerenciamento de todos os trabalhadores e da jornada de trabalho.
A empresa deve identificar todos os arquivos contendo horários incompatíveis com a atual legislação trabalhista ou com relação aos cargos e salários.
Essas informações podem servir como prova para futuras ações trabalhistas. Por isso, qualquer erro poderá entrar nas regras de punições do SPED.
Para evitar qualquer tipo de problema, é preciso que se estabeleça um Plano de Cargos e Salários consolidado e uma Tabela de Horários para a jornada de trabalho.
Atraso na entrega das informações
O eSocial vai servir para reunir todas as informações que atingem diretamente a empresa e os empregados, como, admissão, demissão, gozo de férias, faltas, atrasos e afastamentos.
Talvez você pense que sistema vai alterar ou endurecer as regras previstas na legislação trabalhista, mas esse não é o objetivo, e sim fazer com que as empresas as cumpram.
Atualmente, é bastante comum haver erros nas informações prestadas e é exatamente isso o que o eSocial pretende impedir: manter as informações num único arquivo serão mais confiáveis e consistentes.
Para garantir que todas as informações sejam entregues no prazo, é preciso evitar atrasos de envio de informações.
Uma dica para evitar esse problema é encarregar um responsável pelas tarefas relacionadas ao eSocial na empresa. Ele poderá criar uma rotina de recebimento das informações e assim, conseguirá manter sua atualização no sistema. Tudo isso deve ser feito sempre em conjunto com o contador, para que não haja multas.
A implantação do sistema é um projeto de grande porte e, por sua complexidade, teve diversos adiamentos.
Com a obrigatoriedade a partir de janeiro de 2018, é necessário que todas as empresas tenham conhecimento do seu funcionamento, de suas regras e de sua estrutura, para assim atender as exigências da legislação e manter a legalidade em seus procedimentos.
Obrigações Acessórias que serão substituídas pelo eSocial
Alguma dúvida sobre os documentos exigidos pelo eSocial?
As informações que o departamento pessoal deve enviar ao Governo Federal atualmente são as mais diversas e são direcionadas a órgãos diferentes: a Caixa Econômica Federal, o Ministério da Previdência, o Ministério do Trabalho e Emprego, o INSS e a Receita Federal.
As Obrigações Acessórias Trabalhistas e Previdenciárias exigem a emissão de CAGED, RAIS, DIRF, GFIP e outras, ao mesmo tempo em que determinadas informações devem ser enviadas em mais de uma das obrigações, solicitadas em momento diferentes e em formatos também diferenciados.
O resultado para a empresa é uma série de serviços burocráticos. Ou seja, muito tempo perdido e maiores chances de incorrer em erros que podem gerar multa ou perda de prazo.
Com o esse novo sistema, a empresa terá disponível um registro centralizado de todas as informações dos empregados, e isso reduzirá a burocracia e irá agilizar as atividades do departamento pessoal, mantendo a consistência das informações.
E também vai conseguir gerar uma única guia para recolhimento de contribuições e de tributos.
Com essas mudanças, as empresas precisam estar atentas e procurar se adaptar. O eSocial vai centralizar todos os dados, obrigando as empresas a manter informações corretas, consistentes, sem qualquer tipo de erro.
As empresas de pequeno porte poderão enviar os dados manualmente através do site, enquanto que as empresas com maior número de empregados, devem fazer a remessa através de um sistema de gestão de Recursos Humanos compatível com o eSocial.
Obrigações Acessórias alteradas pelo eSocial
Acompanhe a lista de Obrigações Acessórias que serão alteradas pelo eSocial:
1. Livro de Registro de Empregados
O registro de empregados deve ser feito por meio eletrônico, eliminando a necessidade do Livro de Registro de Empregados.
2. CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
O aplicativo hoje utilizado para preenchimento da CAT será substituído pelo evento S-2210 – Comunicação de Acidente de Trabalho, dentro do sistema.
3. PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
Os eventos relacionados à saúde e à segurança dos trabalhadores serão incluídos nas informações do Perfil do Trabalhador, uma das obrigações integradas ao eSocial.
4. GFIP – Informações à Previdência Social
As informações que antes eram enviadas através da GFIP/SEFIP serão substituídas pelo relatório mensal, incluindo dados da empresa, dos empregados, dos fatos geradores de contribuições previdenciárias, de remunerações e valores devidos ao INSS e FGTS.
5. RAIS – Relação Anual de Informações Sociais
A RAIS não será mais exigida, já que todos os vínculos de trabalho do empregador serão cadastrados e informados através do eSocial.
Na implantação do sistema, o empregador deve enviar o Evento S-2100 – Cadastramento Inicial do Vínculo com todos os dados cadastrais atualizadas e vínculos ativos.
Depois disso, cada novo vínculo será informado através do RET – Registro de Eventos Trabalhistas.
6. CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
Da mesma maneira como ocorre com a RAIS, as informações do CAGED não serão mais necessárias, sendo substituídas no eSocial pelo Evento S-2100 – Cadastramento Inicial do Vínculo, e pelo Registro de Eventos Trabalhistas (RET).
7. DIRF – Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte
A retenção de Imposto de Renda na Fonte sobre rendimentos dos empregados será informada pelo evento S-1210 – Pagamentos de Rendimentos do Trabalho, que devem ser idênticas à retenção na Folha de pagamento.
8. MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
O MANAD já não estava sendo utilizado pelas empresas obrigadas a entregar o Sped Contábil, que também se torna desnecessário, uma vez que todas as informações relativas aos empregados estarão no eSocial.
9. FGTS – Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço
A guia de recolhimento do FGTS será gerada dentro do eSocial, com a atualização do evento S-1299 – Fechamento dos Eventos Periódicos.
Prazos para implantação do eSocial
Conforme Circular Caixa n° 761, emitido pela Caixa Econômica Federal, os prazos serão os seguintes:
- Para empregadores e contribuintes com faturamento acima de R$ 78 milhões durante o ano de 2016, a partir de 01/01/2018 com a maior parte dos dados; e 01/07/2018 para informações relativas à segurança e saúde do trabalho, como, entre outros, atestados e afastamentos;
- Para os demais empregadores e contribuintes, a partir de 01/07/2018 com referência à maior parte dos dados; e 1° de janeiro de 2019 para as informações referentes à segurança e saúde do trabalhador.
É isso! Agora você já sabe o que é eSocial. Com todas essas explicações fica muito mais fácil se adequar às mudanças.
Sabemos que você ainda terá dúvidas, principalmente no período de adaptação. Nesses casos é sempre bom contar com uma consultoria.
Pensando nisso, fizemos um artigo que certamente irá te ajudar, confira: 11 empresas de consultoria contábil mais recomendadas no facebook.
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