O avanço tecnológico tem modificado a rotina em diversos ambientes de trabalho, inclusive nas empresas contábeis! Nesse artigo vamos ajudá-lo a acompanhar essas mudanças e conhecer as vantagens de utilizar armazenamento em nuvem para escritórios contábeis.
Antes precisaremos revisar alguns conteúdos mais básicos sobre o computador e a internet. Mas já tenha em mente que quando falamos em armazenamento em nuvem podemos associar a acesso online e segurança.
Entendendo os computadores
Se você já entende do que se trata o HD e servidores, pode ir para o próximo tópico. Vamos começar pela computação tradicional e esquecer por um momento que a internet já existe.
As informações que acessamos diariamente, como documentos PDF, estão armazenados na memória do nosso computador. Ou melhor, no disco rígido, mais conhecido como HD. Sabe aquelas planilhas de controle de tarefas do escritório? E aquelas guias de pagamento que serão enviadas aos clientes? Então, todos esses arquivos estão guardados no HD.
Todo computador também precisa de um processador. Basicamente ele que organiza os dados e interpreta os comandos do usuário. Quando você liga sua máquina e tenta abrir um arquivo é o processador que irá buscá-lo no HD. Ele também é o responsável pela agilidade desse processo.
A princípio já pensamos que quanto mais espaço no HD e quanto melhor a capacidade de processamento melhor para desenvolver nossas tarefas, certo? E é exatamente isso! Contudo o custo dessa infraestrutura pode ser bem elevado dependendo de nossas necessidades.
Também precisamos entender o que é um servidor. Como o próprio nome sugere, ele é um computador configurado para servir outras máquinas. Além de ser mais robusto, ele traz uma capacidade de processamento mais avançada e oferece mais confiabilidade. Quando computadores estão ligados em rede é no servidor que os arquivos são processados e armazenados.
Até aqui está tudo bem claro, não é mesmo? Bom, antes de finalmente falarmos sobre armazenamento em nuvem para escritórios contábeis, precisamos entender o conceito de acesso remoto.
Acesso local x Acesso remoto
Quando utilizamos um dispositivo, seja ele um tablet, um smartphone ou um computador, e não estamos conectados à internet, qualquer arquivo que acessamos está armazenado neste mesmo dispositivo, e a isso denominamos acesso local.
Quando pensamos em um e-mail ou no Facebook, não estamos restritos ao dispositivo. A mesma informação que foi vista no computador no seu escritório contábil poderá ser acessada utilizando um smartphone em casa. E aí já estamos pensando em acesso remoto! Ficou claro?
Mas, e o Armazenamento em Nuvem?
Para exemplificar o conceito de armazenamento em nuvem vamos pensar nos e-mails. Onde eles estão sendo armazenados?
Os dados não estão nos nossos computadores e nem ocupam espaço no nosso disco rígido, senão não conseguiríamos visualizá-los pelo smartphone. Podemos dizer que as informações estão nas nuvens!
Assim como uma nuvem pode ser vista por mais de um observador que podem estar em locais diferentes, o conceito de armazenamento em nuvem refere-se a ter acesso aos dados de modo remoto e permitir o acesso por mais de um usuário.
Rede x Nuvem
Para deixar mais claro, vamos supor que você possua uma pasta em seu computador com documentos que precisam ser vistos e editados por seus colegas de trabalho, como uma planilha de controle de obrigações contábeis.
Como esse arquivo sofre constantes atualizações, seria muito trabalhoso enviar para as outras pessoas por e-mail ou até mesmo passar por pendrive toda vez que fosse dado baixa em uma obrigação, certo?
Então, o que geralmente as empresas fazem é colocar os computadores em rede, ou seja, as pastas e os arquivos são armazenados e processados por um servidor, que compartilha os dados com todos os computadores inseridos naquela rede.
A ideia de nuvem é bem similar, no entanto ela resolve alguns obstáculos que existem quando trabalhamos em rede. Por exemplo, o servidor deverá suprir as necessidades de acesso de todos os computadores do escritório, já que é nele que estão armazenados e que serão processados todos os dados. Quando falamos em nuvem o acesso nos é garantido.
Disponibilidade e Segurança
Vamos supor que seu email seja exemplo@gmail.com. A Google, que é responsável pelo gmail, possui servidores que armazenam todas as informações da sua conta.
O mesmo acontece com qualquer serviço de armazenamento em nuvem. Existe por trás uma empresa que possui inúmeros servidores para guardar e processar os nossos dados. A esse conjunto de servidores damos o nome de Data Center.
Além disso, você deve estar se perguntando se de fato existe segurança no armazenamento em nuvem. Pois bem, você já deve ter ouvido falar na Amazon e na Azure da Microsoft, ambas são grandes empresas que oferecem soluções de Data Center.
Não vamos nos iludir que o serviço é 100% seguro, mas a probabilidade é mínima de ocorrer problemas com hackers, oscilações no sistema e profissionais desqualificados, pois elas investem fortemente em toda estrutura para manter o sistema confiável.
A segurança de que tanto falamos se dá pelo comparativo de se ter o seu próprio servidor. Pensando no seu escritório contábil, existem outros riscos além dos já citados. Inclusive temos um artigo dedicado apenas a esse assunto: Segurança da informação contábil: previna-se com a ISO 27000.
Continuando, a sua contabilidade também está sujeita a problemas com vírus que podem corromper seus arquivos e torná-los inacessíveis. Podem ocorrer danos às máquinas devido ao mau uso ou picos de energia. E não vamos esquecer a possibilidade de roubos, incêndios, inundações e outros desastres naturais.
Pode parecer exagero, mas você já refletiu o tamanho do problema que teria em mãos caso ocorresse uma dessas situações?
A Amazon e a Azure com certeza já analisaram essas possibilidades. As grandes empresas realizam backups dos dados em Data Centers em diferentes localizações geográficas. A nuvem da Amazon, por exemplo, está presente em 18 regiões do mundo!
De acordo com a Ipnews, a Gartner, empresa líder no mundo em pesquisa de tecnologia da informação, diz que “não há casos em que um provedor de nuvem tenha sido atacado, principalmente porque todo o negócio depende de sua reputação”.
A mesma pesquisa diz que 63% dos executivos se preocupavam não só com a segurança dos seus dados, mas também com a privacidade. E por isso é importante saber que seus dados não estão simplesmente salvos, eles também estão criptografados. Suas informações são codificadas de modo que só o emissor e receptor possam decifrá-la.
Benefícios para as Contabilidades
Para que não restem dúvidas, vamos revisar os benefícios de você adotar o armazenamento em nuvem para escritórios contábeis.
- Dados bem mais seguros – falamos dos Data Centers e backups (redundância de dados);
- Acesso aos dados a qualquer hora, de qualquer lugar – A mesma informação que você visualiza no computador poderá ser acessada utilizando um smartphone;
- Informações atualizadas – Arquivos editados por mais de um colaborador estarão disponíveis sempre na versão mais recente.
E mais, utilizando uma solução com armazenamento em nuvem, você ainda pode disponibilizar os documentos para que os seus clientes também acessem os dados a qualquer hora e de qualquer lugar!
Agora que você já entende sobre armazenamento em nuvem para escritórios contábeis, não tem porque não utilizar essa tecnologia!
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