A gestão de processos em uma empresa contábil nada mais é do que a junção dos seus conhecimentos de gestão de negócios com as tecnologias. Essa união será a responsável pela otimização do seu tempo e maior eficiência de todo o time.
Rafael Pediconi, sócio da empresa Contabme, sabe bem da importância de ter processos definidos para conseguir sair da área de risco da Jornada do Contador – que foi apresentada pelo Gabriel Gaspar nesse vídeo aqui – e continuar escalando. Para te ajudar, ele contou como resolveu 3 problemas de processos bem comuns nessa etapa da montanha.
Assista ao vídeo:
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Multas e inadimplências são problemas comuns na área de risco
Para aquelas empresas contábeis que ainda estão na área de risco, realizando somente serviços de contabilidade nível 1 – também chamada de compliance tributário, que oferece serviços básicos como cálculo de impostos e cumprimento de obrigações contábeis – é comum ter problemas com multas e até mesmo inadimplência por parte dos clientes, que não são cobrados no período adequado. Isso acontece porque, nessa etapa, muitos trabalhos ainda são manuais e os processos não tem nenhum tipo de mapeamento.
Para Rafael Pediconi, a melhor solução para esse problema é investir em sistemas que ajudem na automatização da sua empresa. Com a ajuda da tecnologia, é possível controlar melhor os vencimentos, colocar lembretes, criar recursos integrados e gerenciar os relatórios.
Processos estruturados diminuem também o uso de papel
Para quem quer deixar de lado a ideia de que contadores são “guarda-livros”, eliminar o uso de papel é o primeiro passo. Para Rafael Pediconi, acabar com os documentos físicos dentro da empresa contábil vai além de organização e gastos extras, é também uma questão de cultura interna. A solução encontrada por eles foi novamente contar com a ajuda da tecnologia e investir em um sistema que fizesse a recepção de todos esses documentos online e a organização em um só lugar.
Equipe também precisa ser envolvida nos novos processos
Mas, de nada adianta criar novos processos para o seu escritório contábil se a equipe envolvida não estiver engajada. Esse é outro desafio comum dos contadores que estão na área de risco da Jornada do Contador. O primeiro passo é envolver o time desde a escolha das ferramentas até os treinamentos. Além disso, é importante entender o perfil de cada pessoa da equipe para definir como podem te ajudar na gestão dos processos. Também vale investir em treinamentos constantes e delegar atividades que dêem autonomia, assim os colaboradores se sentirão mais dono do negócio e engajados.
