Organizar a rotina contábil é um dos desafios que uma empresa contabilidade pode enfrentar.
Conseguir realizar todas as tarefas do dia-a-dia no escritório e ainda mantê-las organizadas é o desejo de todo contador.
Para que todas as tarefas contábeis sejam realizadas, a equipe precisa ter ferramentas necessárias para pode realizar tudo com precisão e profissionalismo.
Pensando em auxiliar a organização, resolvemos selecionar alguns aplicativos que podem te ajudar a organizar suas tarefas.
Trello
O Trello é conhecido como um gerenciador de projetos. Nele, você consegue criar, acompanhar, arquivar e administrar listas de tarefas de acordo com suas necessidades.
Além disso, também há disponibilidade de que uma tarefa ou uma lista seja gerenciada por um usuário ou até por uma equipe.
Por meio dele é possível fazer checklist, programar uma data de entrega e estipular uma ordem de prioridades. Conhecendo todas as suas funcionalidades, é possível verificar o que todos estão fazendo e o andamento dessas atividades.
Cada tarefa também pode ter descrição e anexo. O Trello é um serviço prático que mantém os funcionários atualizados sobre o andamento de todas as atividades, e por isso é conhecido como um quadro de post-it online.
Google Agenda
O Google Agenda é uma ferramenta importante para organizar a rotina contábil, tudo isso porque permite que o usuário faça uma agenda compartilhada, que está integrado ao gmail, google drive, contatos e hangouts.
Com ele, você consegue verificar a disponibilidade dos colegas, programar eventos e acrescentar descrição de uma tarefa.
É um sistema eficaz e muito utilizado para marcar compromissos, controlar eventos e compartilhar a programação com um grande número de pessoas de forma mais rápida e sem complicação.
Quanto ao acesso ao Google Agenda é tudo bem simples, basta ter uma conta Google.
CamScanner
O CamScanner é um aplicativo que transforma o seu celular em um scanner de bolso. E acredite, ele pode ser ótimo para organizar a rotina contábil.
Sua principal utilidade é digitalizar documentos como comprovantes e boletos, por exemplo.
Para isso, basta clicar no ícone da câmera, localizado na barra inferior da tela do aplicativo. Depois, é só tirar uma foto do documento e selecionar a área desejada.
Logo em seguida, o app passa automaticamente um filtro na imagem, que melhora a perspectiva de leitura do documento. E se assim desejar, também poderá ajustar a intensidade do filtro de acordo com sua preferência.
SplenDO
Assim como o Trello, o SplenDO é um app que também funciona para realizar agendamento de tarefas.
Por meio dele é possível criar compromisso, com funcionalidades de comandos de voz, suporte e agrupamentos de listas. E tudo isso é importante para organizar a rotina contábil.
Quando agendado, o aplicativo gera notificações via sons, fala e vibrações sintetizadas e widget na tela inicial do celular. Também vale lembrar algumas funções como o suporte para trabalhos recorrentes e a barra de status do que está marcado na agenda.
O app é gratuito e pode ser sincronizado com a conta do Google.
Slack
Já o Slack é uma ferramenta ótima para estabelecer uma comunicação interna na empresa.
Parecido com o WhatsApp, ele também faz chamadas em vídeo e tem a capacidade de compartilhar diversos tipos de arquivos. Também possui versão para Android, iOS e web.
Caso a sua empresa ou escritório seja dividida em setores ou unidades de negócios, você pode criar times para o setor financeiro, outro para o comercial e etc.
Dessa forma, cada time pode ter um assunto de interesse, o que pode ser de extrema utilidade durante o desenvolvimento de um projeto específico.
Além disso, também existe a opção das mensagens diretas, caso queira enviar algo para alguém de outro setor do escritório.
O Slack é gratuito e possui a versão paga, que inclui outras funções como o arquivamento de histórico de mensagens por usuários e interações externas ilimitadas.
ToDoist
Sabe quando você fica com medo de esquecer algum compromisso e algumas obrigações do mês? Pois é, o objetivo dessa ferramenta é garantir que você possa começar o seu dia com calma e com tudo no controle.
O ToDoist foi criado para obter uma visão geral de tudo o que tem para fazer sem perder o prazo de uma tarefa importante.
Entre suas principais funções, pode-se estipular datas de vencimento e datas de vencimento recorrentes. Conforme as tarefas forem concluídas, é possível marcá-las e seguir adiante em busca da conclusão das próximas.
A meta do dispositivo é lembrar os resultados e criar hábitos. O ToDolist ainda oferece a opção de destacar o que é mais importante com níveis de prioridade codificados por cores, além de também poder delegar tarefas às pessoas em seus projetos compartilhados.
Com os objetivos diários, semanais e mensais estabelecidos, você ainda vai conseguir acompanhar seu andamento e produtividade, e também revisar tarefas já concluídas, revendo o que conseguiu efetuar. E assim organizar a rotina no escritório.
O ToDoist é excelente para organizar a rotina contábil, e ainda por cima é gratuito. Porém existe a versão premium, que é paga e oferece funções adicionais.
Ele possui 10 aplicativos e plugins, e também está disponível nas versões iOS, Android, Mac, Windows e entre outros.
Conclusão
Todas as ferramentas de organização podem ser usadas a seu favor durante a rotina. O seu uso constante vai impulsionar a sua produtividade, uma vez que, a partir de agora, todas as tarefas estarão organizadas.
Outra vantagem é a possibilidade de acompanhar as atividades e documentar tudo o que está sendo feito.
Durante as rotinas contábeis, o escritório precisa lidar com as exigências de cada cliente, e é a partir desses pedidos que são gerados relatórios, documentos e informações que também necessitam de organização.
Por isso, para dar conta de todos esses serviços, a rotina precisa ser estruturada para que nenhum arquivo ou informação seja perdido durante o processo.
Dentre esses serviços estão incluídos a realização de balanços, análises financeiras, demonstração de resultados, controle de caixa e análise de lucros e prejuízos.
É basicamente tudo aquilo que é importante para garantir o funcionamento de uma empresa. Logo, todos esses procedimentos precisam ser seguidos para que o escritório continue com o funcionamento correto.
E é isso. Com essas dicas será possível criar e organizar a rotina contábil, que consequentemente garantirá uma produtividade muito mais eficaz.
