O grande volume de tarefas num escritório pode fazer o trabalho se tornar muito complicado. Para não colocar em risco o cumprimento de prazos e a realização de todas as tarefas no tempo determinado, é necessário otimizar os processos contábeis.
Existem algumas práticas bastante simples, que podem ajudar nesse empreendimento, que permite que todos possam cumprir com suas tarefas em tempo hábil, aumentando a produtividade e garantindo o bom atendimento de todos os clientes.
Vamos apresentar algumas dicas importantes para que você possa otimizar os processos contábeis, fazendo com que o escritório se torne mais ágil. Acompanhe e aplique essas regras no seu escritório de contabilidade. Olha só:
1. Faça um bom planejamento
A primeira coisa a fazer para otimizar processos contábeis é saber usar bem o tempo, acompanhando todos as tarefas que estão sendo executadas e encontrando os pontos fracos que podem ser melhorados, além dos pontos fortes, que podem servir como referência.
Também é necessário identificar o desenvolvimento do negócio e tentar corrigir ao máximo todos os problemas que aparecem. E atenção: não deixe que eles acumulem.
Depois de monitorar os trabalhos, chega a hora de planejar. Crie um novo planejamento que possa manter a qualidade do serviço oferecido, economizando tempo e oferecendo mais agilidade à rotina.
2. Defina as prioridades do escritório
Definir as prioridades é uma das formas de otimizar os processos contábeis. Quando se trata de otimizar o tempo, organize todos os processos, dando prioridade àqueles que sejam mais urgentes, principalmente quando se trata de cumprimento de prazos.
Se preciso, faça ainda uma rápida reunião com a equipe e estipule os níveis de urgência para cada tarefa para que todos possam realizá-las dentro do tempo previsto.
Assim, outros trabalhos poderão ser feitos com mais tranquilidade e de quebra, você evita que todos os funcionários se estressem com a falta de tempo.
3. Mantenha controle das pendências
É aconselhável que todas pendências sejam acompanhadas. A otimização dos processos contábeis exige que o administrador tenha um controle sobre todas as pendências. Principalmente porque, se alguma tarefa for deixada de lado, possivelmente o escritório terá uma série de problemas consequentes.
E não tem jeito, a melhor forma de manter controle sobre as pendências é fazendo um Checklist e mantendo-o atualizado diariamente, por meio da eliminação das tarefas que foram encerradas e a inserção daquelas que ainda devem ser feitas.
4. Não perca muito tempo em reuniões
Otimizar as tarefas também significa aproveitar bem o seu tempo. Por isso, fique atento ao prazo de duração das reuniões e não perca muito tempo com elas.
Elas devem ser rápidas o suficiente para solucionar as pendências e deixar todos livres para suas tarefas normais.
O tempo de reunião deve ser reduzido ao máximo, deixando que a equipe possa se concentrar em suas atividades diárias, ou seja, aquelas que irão trazer resultados para os clientes.
5. Ágil recebimento dos documentos contábeis
Burocracia é um empecilho que proporciona muito estresse e que pode até prolongar o prazo de um planejamento. Por isso, é importante lembrar que otimização dos processos contábeis também exige que os documentos dos clientes cheguem ao escritório com o mínimo de burocracia possível.
Mesmo assim, ainda existem escritórios que esperam o cliente enviar os arquivos XMLs das notas fiscais por e-mail, e essa escolha acaba gerando um processo que pode levar muito mais tempo do que o necessário. E isso pode gerar muita dor de cabeça, não é verdade?
Havendo atraso no recebimento dos arquivos, os processos contábeis também se atrasam, e isso claramente prejudica as atividades e atrasa os trabalhos.
Pensando nisso, o escritório deve contar com uma plataforma de consulta automática de notas fiscais integrada à Secretaria da Fazenda e aos clientes, possibilitando acesso direto às notas fiscais atualizadas de todos os clientes, inclusive com avisos de cancelamento e cartas de correção.
6. Organize os documentos
Sabe-se que os documentos fiscais são a principal ferramenta de um escritório de contabilidade, justamente por ele oferecer todas as informações para compor os relatórios e obrigações acessórias. Por esse motivo, é necessário que estejam sempre organizados e disponíveis. Com a organização dos documentos fiscais é possível agilizar os processos contábeis.
Quando se trata de documentos fiscais eletrônicos, a organização ainda é mais importante, já que não são papeis e, por isso, o sistema de gestão de arquivos XMLs é básico para tornar o trabalho mais rápido.
Dessa forma, é possível aumentar a produtividade do escritório, atender todos os clientes dentro do prazo e evitar multas e outras sanções.
7. Evite horas extras
Também não podemos deixar de falar da questão das horas extras. O administrador do escritório contábil deve ter em mente que horas extras não aumentam a eficiência das tarefas exigidas durante a jornada de trabalho. Horas extras, além de desgastar e estressar todos os componentes da equipe, ainda trazem maior custo para o escritório.
Ao longo do tempo, as horas extras irão se transformar em menor eficiência e menor produtividade, uma vez que todos ficam mais cansados e, dessa forma, mais propensos a erros. Por isso, evite ao máximo, ok?
8. Identifique a existência de desperdícios
Você já pensou como pode evitar desperdícios? Quando o administrador otimiza os processos contábeis, ao mesmo tempo também consegue maior eficiência com menos recursos. É aí que entra a análise dos processos, que permite identificar e eliminar desperdícios.
Portanto, é necessário identificar qualquer sinal de desperdício, de processos mais lentos, de procrastinação ou de interrupções em grande número, já que são estes os principais problemas que podem atrasar o cumprimento dos prazos e impedir maior produtividade no escritório.
9. Manutenção dos processos contábeis
Quando o escritório possui processos contábeis bem definidos, a equipe consegue agilizar as operações mais efetuadas e garantir maior eficiência para todo o trabalho.
A simples observação das regras que apresentamos pode oferecer maior agilidade a todas as atividades e garantir que todos os clientes possam ser atendidos dentro do tempo exigido, oferecendo satisfação e qualidade.
A utilização da tecnologia para os escritórios contábeis é de extrema importância para otimizar a gestão do tempo, devendo ser aplicada como rotina para todas as atividades.
De qualquer forma, como podemos fazer isso? É o seguinte, o escritório deve utilizar um sistema que possa garantir o cumprimento de todas as tarefas, principalmente fazendo a atualização de recurso tecnológicos que possam oferecer maior eficiência.
Sabemos que a automação é a ferramenta que oferece maiores benefícios, simplificando a execução de atividades repetitivas e burocráticas, podendo utilizar melhor o tempo e melhorar a produtividade de toda a equipe.
Além disso, uma excelente solução é adotar um software de gestão tributária que ofereça maior eficiência e ainda consegue atender cada vez mais um maior número de clientes e, assim, acaba trazendo maior lucratividade para o escritório. Viu só?
A fim de evitar problemas com o cumprimento das tarefas, seguir esta lista de sugestões, que podem ser seguidas antes e durante o cumprimento dessas atividades, pode ser uma grande ajuda.
A otimização dos processos contábeis exige uma análise detalhadas de todas as atividades de cada membro da equipe de profissionais do escritório. Com essa análise, é possível aplicar sistemas de melhoria constantes, que irão oferecer muito mais eficiência ao escritório e reconhecimento por parte dos clientes.
