A gestão do tempo para contadores é uma responsabilidade que não pode ser deixada para o dia seguinte.
O contador deve atuar no sentido de gerenciar o seu tempo todos os dias, controlando as demandas e gerenciando todas as atividades, mantendo o foco nos objetivos do escritório.
Falando dessa forma não parece tão fácil, não é mesmo? E realmente não é, porém, com a correta gestão do tempo para contadores é possível agregar valor para o cliente em vez de correr atrás de prejuízos, e isso já simplifica muito as atividades.
Por isso, existem algumas técnicas básicas para o gerenciamento do tempo na administração e separamos três das mais adequadas para qualquer ambiente, inclusive para escritórios de contabilidade.
Ciclo PDCA
O ciclo PDCA é um método bastante simples, que exige o cumprimento de apenas quatro etapas: Plan (planejamento), Do (desenvolvimento), Check (conferência) e Action (ação).
No PDCA, o planejamento é o básico e acontecem reuniões pelo menos semanais em que são apresentados os resultados. Em seguida é estabelecido quando serão avaliadas as ações propostas para a semana anterior.
Ao adotar o Ciclo do PDCA prepare-se para muitos encontros e reuniões. Nela é necessário manter um alinhamento diário, com reuniões mais curtas, tratando das demandas prioritárias.
Mas por que são necessários tantos encontros? Porque essas reuniões devem ser feitas para identificar os problemas mais urgentes, analisar o problema e o processo em que ele está inserido, criar um plano de ação com responsáveis designados e listar as ações que devem ser executadas. Ou seja, uma reunião diária de 15 minutos é mais do que suficiente para solucionar os problemas do dia.
Depois disso vem a segunda fase do PDCA, que é o desenvolvimento. Essa etapa demanda conhecimento técnico e requer que sejam delegadas atividades para quem realmente conhece o processo e sabe o que precisa ser feito.
Para isso, basta entender que um processo possui atividades essenciais que exigem maior atenção e, portanto, é preciso contar com profissionais que possam tomar ações corretivas durante a execução.
Já a terceira fase do PDCA é mais conhecida como a conferência. Nada mais é do que o momento em que se verifica o cumprimento das principais demandas ou daquelas mais críticas que estejam em andamento. Dessa forma, ainda é possível tomar medidas corretivas se houver necessidade.
Na conferência não se pode esquecer de analisar se as ações tomadas foram efetivas, verificando as atividades operacionais.
Correspondem àquelas ações que são próprias do dia a dia, como a emissão de guias, a conferência de pagamentos, a entrada de documentos nos órgãos competentes, entre outras.
Além disso, existe a necessidade de conferir ações atreladas às condições de trabalho, como o acesso a ferramentas adequadas e sistemas que tenham funcionalidades, tanto com relação aos órgãos governamentais quanto os internos.
Não se pode esquecer ainda da comunicação com os clientes, que deve ser ágil o suficiente para oferecer o melhor atendimento e as melhores soluções.
Finalmente, a quarta etapa do PDCA compreende a ação, ou seja, o que precisa ser feito para melhorar as atividades diárias, fazendo com que sejam mais rápidas e eficientes, ao mesmo tempo em que os clientes possam ser atendidos com o máximo de atenção possível.
O PDCA é uma ferramenta que possibilita a constante melhoria dos processos. Assim, se uma atividade passou por todas as etapas e foram encontradas falhas, elas podem ser corrigidas e implementadas sem perda de tempo e sem que o processo fique parado.
Matriz GUT
A segunda ferramenta importante para a gestão do tempo para contadores é a Matriz GUT. Um escritório de contabilidade é uma empresa que possui diversas atividades com prazos determinados e, portanto, saber priorizar é essencial.
A Matriz GUT é um auxiliar na priorização da solução de problemas, que ajuda a classificar cada ação que seja pertinente para o escritório através da gravidade (G), da urgência (U) e da tendência (T).
A gravidade deve ser analisada através do impacto que o problema pode provocar se não tiver uma solução. Estabelece-se uma pontuação de 1 a 5 para a gravidade, utilizando o seguinte critério:
- Sem gravidade
- Pouco grave
- Grave
- Muito grave
- Extremamente grave
A segunda atividade da Matriz GUT é a urgência, que deve ser analisada pela pressão do tempo para solucionar o problema. A pontuação de urgência também pode ser estabelecida com números de 1 a 5:
- Pode esperar
- Pouco urgente
- Urgente, mas merece atenção em curto prazo
- Muito urgente
- Exigência de ação imediata
Por último, temos a tendência, que deve ser analisada pelo padrão ou tendência de evolução da situação. É possível analisar um problema considerando o desenvolvimento que ele poderá ter se não houver uma ação efetiva para sua solução. Pode-se também usar uma pontuação de 1 a 5, com os seguintes critérios:
- Não irá criar mudanças
- Irá piorar em longo prazo
- Irá piorar em médio prazo
- Irá piorar em curto prazo
- Irá piorar rapidamente
A Matriz GUT oferece a vantagem de poder ser aplicada como uma ferramenta dentro do Ciclo PDCA, principalmente na primeira etapa, o planejamento, definindo as prioridades quando existem diversas demandas.
Checagem Diária
Finalmente, para completar as técnicas de gestão do tempo para contadores, existe a necessidade de fazer a checagem diária, conferindo todas as atividades diariamente. Aplicando essa ferramenta torna-se muito mais fácil gerenciar o tempo e minimizar as condições e problemas que possam causar qualquer tipo de impacto.
O contador deve encontrar uma forma de verificar o que cada pessoa sob sua responsabilidade está fazendo sem precisar gastar tempo com isso e evitar perder prazos em razão da perda de conhecimento das atividades.
Embora pareça muito complicado, é possível usar um sistema de gestão que possibilite o acompanhamento em tempo real de todas as atividades, possibilitando gerenciar as atividades da forma mais cômoda possível.
A checagem diária permite que o contador tenha o conhecimento de todas as tarefas e saiba exatamente de quem deve cobrar qualquer atividade, podendo distribuir os serviços de uma forma mais lógica, utilizando o conhecimento de profissionais capacitados.
Em resumo, a gestão do tempo para contadores exige apenas que se tenha controle sobre as seguintes condições:
- Saber o que cada profissional está fazendo através da conferência no sistema de gestão;
- Saber gerenciar as atividades-chave para que tenham prioridade;
- Saber, no final de cada dia, que todas as atividades prioritárias tiveram uma solução eficaz;
Saber que o tempo que ainda lhe resta da jornada de trabalho possibilita planejar o próximo dia.
Por hoje é só. Agora você pode utilizar essas técnicas de gestão do tempo para contadores durante a rotina, e de quebra vai poder garantir o controle do gerenciamento das atividades do escritório e, assim conseguir atingir todos os objetivos traçados.
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