Não há dúvida nenhuma que o contador enfrenta inúmeros desafios dentro das rotinas contábeis. Quem conhece contabilidade sabe muito bem disso.
Dentro de um escritório de contabilidade, uma pessoa que chega para solicitar qualquer procedimento ou um novo cliente que venha buscar os serviços, percebe um ambiente bastante organizado, na maior parte das vezes.
Contudo, por trás dessa organização aparente deve existir sempre uma sequência de processos bem estruturados. Por isso, devem ser ofertadas condições adequadas para que toda a equipe possa executar suas tarefas, a fim de atender as necessidades dos clientes.
Também vale a pena saber de antemão quais são os desafios que serão enfrentados durante esses processos. Isso garante que todas as demandas dos clientes sejam atendida. Alguns desafios das rotinas contábeis, portanto, exigem mais atenção por parte dos coordenadores. Podemos ter uma melhor percepção com a leitura deste artigo:
1. Rotinas contábeis: lidar com clientes complicados
Um dos maiores problemas enfrentados nas rotinas contábeis são os clientes que não mantém organização. Além desses, também existem aqueles que não atendem os prazos e não mantém os documentos em ordem.
Podemos entender perfeitamente que a rotina de uma empresa é muito diferente da rotina de um escritório de contabilidade, em que são estabelecidos prazos específicos para cada tarefa. É muito comum que um escritório possua clientes desorganizados. Quando isso ocorre, os coordenadores têm a necessidade e a obrigação de dar mais atenção para eles. E inclusive, também tem a função de oferecer meios para que possam melhorar seus métodos de trabalho.
O melhor meio de fazer isso é uma conversa séria e franca com o administrador da empresa. Nessa conversa, ele pode sugerir a implantação de uma metodologia que possa, ao mesmo tempo, melhorar as condições de organização do escritório da empresa. E ao mesmo tempo atender também as necessidades das tarefas que são de responsabilidade do escritório de contabilidade.
Para que o cliente tenha consciência da necessidade de melhor organização, é necessário que ele saiba os riscos que está correndo. Principalmente quando não mantém seus documentos em ordem, sobre as multas e sanções a que está sujeito se atrasar a entrega de documentos. E até sobre os resultados negativos que essas condições levam para sua empresa como um todo.
2. Rotinas contábeis: manter a contabilidade em dia
As obrigações acessórias são um dos grandes desafios contábeis para qualquer escritório de contabilidade. Para poder cumprir com todos os prazos é essencial manter uma disciplina de trabalho. A rotina disciplinar envolve conferir diariamente todas as tarefas que devem ser feitas.
Sem esquecer de organizar cotidianamente as atividades de cada dia e de cada cliente. No escritório, é preciso que os operadores contábeis mantenham o foco em suas tarefas. Com isso, pode-se começar eliminando todas as pequenas distrações que possam atrapalhar a execução das atividades. Especialmente porque, hoje, qualquer pequena distração pode gerar pesadas multas para o cliente. E caso isso aconteça, fatalmente, as multas recairão sobre o escritório.
Entre as atividades do dia a dia, organização também é fundamental. É preciso que os operadores e administradores do escritório tenham, em conjunto, uma agenda de tarefas. Essa agenda precisa manter-se atualizada constantemente, com as anotações de todas as informações necessárias para compartilhar com os responsáveis. Um detalhe não pode ser esquecido: tudo deve ser anotado. Nunca se deve confiar na memória. A memória faz parte de nosso sistema cognitivo e não deve ser usada para guardar informações.
Mas sim para permitir que possamos executar nossas atividades com critério e responsabilidade. Manter um rígido controle de prazos é a melhor forma de manter a contabilidade em dia.
3. Rotinas contábeis: lidar com a equipe
Para trabalhar bem com as rotinas contábeis, os responsáveis pelo escritório de contabilidade necessitam de uma equipe coesa e motivada. Normalmente, o setor contábil de uma empresa ou o escritório de contabilidade é visto apenas como um grupo de pessoas que trabalha com números. Em que não há qualquer outra preocupação do que usar documentos para executar suas tarefas.
No entanto, uma equipe de operadores de contabilidade é muito mais do que um grupo de pessoas. São profissionais voltados para o pensamento estratégico empresarial, que usa suas habilidades e conhecimentos para atender todas as necessidades do cliente com relação à legislação e às obrigações que devem ser cumpridas.
Além disso, os operadores de contabilidade, como equipe, são os principais responsáveis por manter as empresas clientes livres da atenção da fiscalização. São eles que recuperam o que têm de direito e sendo, dessa maneira, um dos pilares para que os clientes tenham resultados positivos.
Para os administradores do escritório de contabilidade, a equipe é fundamental. Geralmente é vista como parte do negócio e, portanto, tem a necessidade de ser motivada para que todos possam trabalhar com dedicação e com vontade. A motivação deve ser trabalhada com a oferta de condições de trabalho dignas, com feedback assertivo e, principalmente, com a capacitação de cada integrante da equipe.
Também existe a necessidade de oferecer meios para que possam estar atualizados com relação à legislação e com o que o fisco está exigindo de cada empresa cliente. Para os administradores do escritório, é importante ter em mente que cada membro da equipe é alguém que procura crescer profissionalmente. Nada mais é do que um profissional em busca oferecer o que tem de melhor em suas capacidades e habilidades. Por esse motivo, cada um deve ser tratado como um integrante da equipe, essencial e fundamental para que tudo possa ser feito com critério e responsabilidade.
4. Rotinas contábeis: processos
Dentro das rotinas contábeis, o escritório de contabilidade deve funcionar como uma máquina. E deve trabalhar com processos bem definidos e com regras pré-estabelecidas, que devem ser cumpridas com esmero, fazendo com que tudo funcione dentro do que é exigido.
O escritório trabalha com diversos clientes, com empresas dos mais diversos segmentos e portes, com regimes tributários diferenciados, de acordo com suas especificidades. Cada processo, portanto, deve ser definido e seguido criteriosamente, como, por exemplo, a recepção e a remessa de documentos.
Os documentos são a principal ferramenta do escritório. É através deles que se torna possível manter a contabilidade em dia e as obrigações dentro do prazo. O processo de recepção e de envio de documentos deve estar totalmente regulamentado, evitando perdas e extravios.
Ao mesmo tempo, cada membro da equipe deve estar consciente dessa necessidade. É necessário que casa um seja proativo para cumprir com toda a rotina necessária, entendendo que se trata da segurança dos documentos.
Consequentemente, dessa forma é possível garantir a segurança do próprio cliente e do escritório.
Conclusão
Podemos entender que muitos processos das rotinas contábeis se tornam rotineiros. Dessa forma, com o tempo, em algumas vezes, podendo até ser tratados como mera formalidade. Contudo, quando mantemos a rotina em ritmo normal, conseguimos melhores resultados.
É através da manutenção de rotinas contábeis corretas que podemos cumprir com todas as obrigações sem falhas. E isso é exatamente o que o cliente espera do escritório. Agora que você já tem uma prévia de todos os possíveis desafios que irá encontrar durante os processos da rotina contábil, pode ser que queira saber mais sobre esse e outros assuntos sobre contabilidade.
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