Podemos facilmente entender que, diante do uso de tecnologia atualmente, a informatização é algo totalmente irreversível em qualquer área de atividade humana.
Além disso, com a automação aplicada pelos órgãos de fiscalização da maior parte das obrigações tributárias, fiscais e trabalhistas, além das previdenciárias, não existe outro recurso a não ser implantar um software para escritório de contabilidade.
Para o escritório de contabilidade e seus responsáveis não existe outra forma de trabalhar, já que os clientes devem ser atendidos dentro de suas necessidades.
Além de oferecer aos clientes um serviço com muito mais qualidade, a utilização de um software para escritório de contabilidade vem de encontro ao próprio mercado, nas mais diversas atividades, uma vez que é necessário superar a concorrência e conseguir se manter.
Assim, podemos entender que é praticamente impossível para um escritório de contabilidade trabalhar sem o apoio de um sistema informatizado de acordo com suas necessidades.
Software para escritório de contabilidade: necessidade básica
A maior parte dos profissionais que trabalham na área contábil possuem diversas atividades no seu dia a dia, mantendo sempre uma rotina bastante acumulada de serviços e, grande parte das vezes, não possuem o tempo necessário para se atualizar com relação à legislação e às normas estabelecidas para manter um serviço de qualidade.
A área contábil está entre aquelas que mais passa por alterações e, para acompanhar tudo o que acontece é essencial que os profissionais estejam atualizados. Para ajudar nesse processo, o escritório precisa instalar um software para escritório de contabilidade adequado.
Aqui, vamos falar sobre as 5 principais vantagens de instalar um sistema informatizado para o atendimento dos clientes e para manter os serviços sempre atualizados, de acordo com o que exige a fiscalização.
1. Redução de custos e de despesas operacionais
A utilização de um software para escritório de contabilidade possibilita reduzir de forma bastante sensível os custos com mão de obra.
Na contabilidade, muitas atividades que são executadas de forma manual são repetitivas e, quando automatizadas pelo sistema, o escritório não terá necessidade de contratar outros profissionais para sua execução.
Um sistema contábil permite também redução de custos em outros setores, decorrentes da mão de obra, como no uso de espaço menor, mantendo apenas os profissionais necessários.
2. Garantia de manutenção dos dados
Quando um escritório de contabilidade trabalha apenas com planilhas eletrônicas ou qualquer outro tipo de sistema, corre o grande risco de perder dados, seja por deletar alguma coisa sem querer, seja por alteração das informações por pessoas não capacitadas ou mesmo por erros de digitação.
Com um software para escritório de contabilidade, todas as atividades são mais seguras, uma vez que os dados são armazenados no próprio sistema e o acesso pode ser definido para pessoas que tenham autorização para neles mexer, com um login e uma senha específicos.
Além disso, os dados ficam mais garantidos através de backups feitos periodicamente, podendo ser duplicados para garantir maior segurança.
3. Redução do índice de retrabalho
Na contabilidade feita através de métodos mais antigos, como planilhas eletrônicas, por exemplo, os erros de digitação são maiores, podendo afetar todo o resultado do trabalho.
Os erros também podem não ser vistos com facilidade, o que pode alterar o resultado das informações no balancete e na demonstração de resultados.
A utilização de um software para escritório de contabilidade elimina todos esses riscos, principalmente porque determinadas tarefas são feitas automaticamente, dentro de um processo que possibilita reduzir o índice de erros humanos.
4. O software oferece relatórios mais precisos
Através de um sistema para gestão contábil, o escritório vai centralizar todas as informações de todos os clientes, em vez de ter todos os dados separados em planilhas, por exemplo. Assim, todas as tarefas se tornam integradas, permitindo que o sistema possa gerar relatórios com maior rapidez e precisão.
Além disso, os profissionais que trabalham diretamente na contabilidade não terão mais necessidade de buscar informações em arquivos diferentes para gerar relatórios que possam apresentar erros.
5. Operações mais otimizadas
Por fim, uma das grandes vantagens de instalar um software para escritório de contabilidade é o fato de otimizar as operações, fazendo muito mais com menos recursos.
Dessa forma, a produtividade se torna maior, reduzindo o desperdício de recursos mais valiosos, como mão de obra especializada, tempo, dinheiro e material de escritório.
Automaticamente, a otimização do processo vai gerar maior qualidade nos resultados apresentados para os clientes, oferecendo maior satisfação, ao mesmo tempo em que o escritório é mais reconhecido pela sua eficiência.
Como escolher o software para escritório de contabilidade mais adequado?
Depois de apresentar as vantagens do uso de software para escritório de contabilidade, não temos como deixar de lado como escolher o melhor sistema para o escritório. Para essa escolha, basta ter atenção a algumas condições:
- Análise das principais necessidades do escritório de contabilidade, buscando saber o que é prioritário para os clientes e para o escritório;
- Escolher um sistema contábil que ofereça armazenamento em nuvem ilimitado, evitando que o escritório tenha maiores custos no futuro e, ao mesmo tempo, contando com uma tecnologia mais segura para o armazenamento das informações;
- Analisar se o sistema disponibiliza estrutura inteligente de pastas para facilitar a organização de maior volume de dados e informações;
- Escolher um sistema que ofereça a possibilidade de compartilhamento interno, com rastreabilidade, em tempo real, sem depender de outras formas de comunicação;
- Verificar se o sistema oferece maior rapidez e agilidade nos processos e maior autonomia para os usuários;
- Escolher um sistema que ofereça interface simples, moderna e intuitiva;
- Verificar se o sistema oferece integração com outras interfaces, principalmente aquelas implantadas pelos órgãos governamentais;
- Fazer um teste do sistema gratuitamente, já que as empresas desenvolvedoras oferecem versão para demonstração por um prazo determinado;
- Analisar se o sistema conta com suporte para atender às necessidades do escritório, podendo atender a qualquer momento.
Analisando as vantagens e sabendo como fazer a escolha de um software para escritório de contabilidade, é possível oferecer mais aos clientes, garantindo um trabalho eficiente e com a qualidade por eles exigida.
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