Para ter uma empresa bem sucedida, em qualquer ramo, é importante investir em três pilares principais: processos, pessoas e ferramentas. No caso das empresas de contabilidade, as ferramentas online ajudam a resolver problemas comuns, como processos desestruturados ou não formalizados e falta de controle de obrigações.

Alvaro Castro, fundador e diretor da AEC.RIO Contabilidade, falou sobre o assunto no quarto episódio da série “Jornada do Contador”. Assista ao vídeo e confira algumas dicas de como implementar novas ferramentas na sua empresa contábil.

Assista ao vídeo:

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Saiba quais são os principais problemas de falta de ferramentas

Não ter as ferramentas adequadas na sua empresa contábil pode trazer algumas dores bem comuns para os contadores, como processos desestruturados ou não formalizados, falta de controle de obrigações e dificuldade em manter o fluxo de documentação adequado.

As consequências de tudo isso? Pagamento de multas por atrasos nas entregas, ansiedade e preocupação com o cumprimento das obrigações e clientes que não entregam os documentos necessários no prazo.

Controlar o micro ou o macro?

Para Alvaro Castro, o mistério para solucionar esses problemas é entender que, como o escritório contábil é bastante dinâmico, nem sempre será possível controlar o micro. A dica do empresário é focar as energias no controle do macro.

Para isso, é importante definir bem as suas prioridades que precisam desse controle maior. Uma dica é pensar sempre no impacto delas no seu negócio contábil e investir em ferramentas que automatizem e otimizem o seu tempo.

4 dicas para usar ferramentas na sua empresa contábil

1. Desenhe processos simples

Para as ferramentas serem realmente úteis no seu escritório, é importante ter processos simples e bem definidos. Sente-se com a sua equipe e desenhe o processo mínimo que precisa ser executado para entrega de um resultado sem erros. Depois, busque engajamento da equipe e comprometimento com todo o processo. Além disso, tente explicar bem porque cada processo é necessário para o resultado final.

2. Facilite o recebimento de documentos

Todo mundo sabe que as empresas contábeis recebem muitos documentos por parte dos clientes. É por isso que é tão importante investir em ferramentas que te ajudem nesse recebimento, de preferência de forma online. Alvaro Castro separou três dicas certeiras para organizar esses documentos: “Envolva o cliente no envio dos documentos, nunca deixe de cobrar o envio, mesmo que o cliente ignore, e facilite a organização das informações recebidas”, explica.

3. Tenha controle de todas as entregas

Ter o status de todas as obrigações contábeis do seu escritório em um só lugar também vai te ajudar a ter mais controle das entregas da sua empresa. Por isso, outra dica de Alvaro Castro é escolher uma ferramenta em que você consiga saber com exatidão o que tem por fazer e o que já foi feito.

4 . Trabalhe com soluções simples

Por fim, Alvaro Castro relembra que simplicidade pode ser o mais alto grau de sofisticação. A dica dele é preocupar-se com o que realmente importa do macro, formar boas lideranças e dar-lhes as melhores ferramentas para acompanhar também o micro.