A seguir vamos entender os segredos de como começar a ter organização no trabalho, estratégias para manter sua equipe engajada e a melhor forma de liderar equipes de alta performance. Tudo isso para evitar o pesadelo das contabilidades que são os atrasos e as multas.

Os tópicos que serão falados aqui foram assunto em um webinar sobre “controle de entregas em 2023” realizado pelos gerentes de produto do Nibo, Alexson Rocha e Weberton Lauer, e os contadores Rafael Pediconi, CEO da Contabme, e Yara Carvalho, diretora da Innovar Contabilidade.

Assista ao webinar:

Como começar a organizar sua contabilidade?

Como toda mudança, a fase inicial vai ser a mais trabalhosa, mas se você precisa começar a organizar sua contabilidade e está muito perdido, nossos convidados trouxeram algumas dicas ao longo do webinar:

• Definir responsabilidades claras: designar uma pessoa responsável por cada tarefa;
• Planejamento: estabeleça um cronograma para o registro e processamento de informações financeiras;

• Documentação: mantenha todos os documentos financeiros e fiscais em ordem e de fácil acesso;
• Atualização regular: mantenha a contabilidade atualizada e registre transações financeiras em tempo hábil;
• Comunicação: mantenha uma comunicação clara e constante com outros departamentos da empresa envolvidos na contabilidade.

Como manter a organização com as mudanças constantes?

Além das tarefas rotineiras, as contabilidades estão sempre lidando com a entrada e saída de clientes. Com essas mudanças constantes, se você não tiver desenhado um processo, as obrigações podem se embolar causando atrasos e multas.

Para evitar isso, nossos convidados seguem um check-list obrigatório semanal, no qual eles reúnem suas equipes e verificam obrigações e tarefas de cada departamento, conferindo se tem algum atraso da semana anterior e quais são as principais entregas da semana.

Nesta reunião são discutidos processos e responsáveis pela chegada ou saída de um cliente. Uma outra opção é marcar uma reunião específica para entrada de um cliente, aí nesse momento serão passadas informações e responsabilidades de cada pessoa ou departamento.

Como manter a equipe engajada?

Nossos convidados trouxeram algumas ações que fazem a diferença na hora de manter a equipe engajada. Yara Carvalho destacou: “O time precisa entender porquê é importante fazer as coisas de tal forma, como o descumprimento dos processos afeta negativamente outras pessoas e as entregas”. Com conversas e treinamentos frequentes com sua equipe, ela incentiva perguntas e demonstra como solucionar erros. A contadora afirma que “dão mais atenção quando entendem a importância e a tranquilidade que podem conseguir seguindo determinado processo”.

Para Rafael Pedicone, as premiações são uma ótima forma de manter a equipe engajada e motivar o aprendizado. O CEO da Contabme disse que os prêmios são simbólicos, mas também uma forma de valorizar um bom trabalho. “Pode ser uma folga, um par de ingressos para o cinema…” comentou o contador.

Para ambos os convidados montar um time eficiente começa desde a contratação, escolhendo pessoas com perfil ligado a processos e organização. Mesmo que muito possa ser ensinado, é interessante contratar pessoas com orientação semelhante ao dia a dia de trabalho da sua empresa.

Como liderar uma equipe organizada?

A organização dos processos dentro de uma contabilidade é de responsabilidade de todos, mas o líder é quem tem o dever de verificar se as coisas estão sendo realizadas dentro dos padrões.

Rafael Pedicone afirma que tem uma rotina semanal para verificar o andamento dos processos e que para a Contabme “o Nibo é um oráculo, toda informação referente ao calendário está cadastrada dentro da plataforma”. Assim tudo que preciso checar está centralizado em um só lugar.

Isso vale de forma geral, se você tem uma ferramenta para uma função é importante que tudo referente a este assunto esteja cadastrado ali. Tudo isso auxilia o trabalho a ser feito e desafoga o líder de ter que ficar avisando ou lembrando algumas tarefas.

Com essas dicas em mente, vem a parte mais importante: colocar em prática. Mesmo que não seja da maneira como você imaginou, é importante começar e entender que a organização não acontece do dia para a noite.

Se você quer uma ferramenta eficiente para o controle de obrigações na sua empresa contábil, conheça o Nibo Obrigações Plus.