Ter uma rotina contábil organizada, sem atrasos e multas, faz toda a diferença no resultado do seu trabalho, mas nós sabemos que a missão pode não ser tão simples. São muitos documentos, vários setores e diferentes clientes para administrar. Para te ajudar, separamos 6 passos para colocar em prática na sua empresa.
De início é legal entender que organização é prática e pode ser treinada. Água mole, pedra dura… o que queremos dizer é que é preciso insistência, já que a organização não vai acontecer naturalmente.
1º passo: crie alertas para suas tarefas
Criar alertas te ajuda a entrar no ritmo. Podem ser alarmes no seu celular ou na sua agenda do Google. Se você ainda não tem costume de listar tarefas realizadas e quer criar esse hábito, uma ideia é colocar no final do dia lembretes como ‘não esquecer de atualizar os status das suas tarefas’, ou para não perder aquela reunião importante, vale ativar alarmes para 1 dia antes, assim você tem tempo para se preparar melhor.
2º passo: separe e delegue as tarefas
Agora é a hora de pensar sobre a separação de tarefas, que pode ser por departamentos, clientes ou até mesmo por regime tributário, se for o caso. Mas note que essa é uma parte essencial para deixar a bagunça de lado, atribua as tarefas e prazos que cada pessoa deve cumprir.
As atividades dentro de uma contabilidade são interligadas e dependem umas das outras. Logo, essas informações devem estar escritas em algum local fácil de acesso, principalmente para quem tem regimes híbrido e remoto de trabalho, pode ser uma planilha ou calendário compartilhado com outras pessoas, para que elas atualizem suas obrigações e saibam o andamento das atividades dos colegas.
3º passo: foque na comunicação
A comunicação é fundamental para entregas em dia, logo é preciso facilitar a compreensão de tanta informação dentro da rotina de cada um. Ter um calendário em conjunto facilita (e muito) o entendimento do andamento das atividades de forma geral. Essa é uma maneira de evitar aquelas pequenas interrupções que interrompem o fluxo de trabalho. Reuniões diárias e\ou semanais são interessantes para alinhar as atividades e descobrir ou solucionar problemas logo quando surgirem.
Outro ponto importante é centralizar a comunicação de trabalho por meio de um único canal, tanto para colaboradores quanto para clientes. Adotar um canal diferente do usual WhatsApp permite que as conversas se mantenham mais objetivas e livres de distrações. Além disso, com as informações em um único local é mais fácil localizar algo no futuro, comprovar envios e etc.
Se o seu cliente é resistente a algum canal de comunicação, é uma possibilidade enviar alertas para que ele crie o hábito de usar a plataforma que você determinou. Por exemplo: ‘Já é dia 15. Se esqueceu de conferir seu email e enviar documentos é bom se apressar que o prazo de envio está próximo do fim’.
4º passo: invista na organização com os clientes também
Os clientes… sim! Eles fazem parte do seu negócio e são importantes para o processo de entrega da sua rotina contábil. Por esse motivo é interessante ter algum material falando sobre organização e como as entregas dependem deles também.
É claro, alguns demandam mais atenção, em razão disso é importante estabelecer uma rotina de comunicação com eles. Monte os seus fluxos ideais e compartilhe, clientes satisfeitos são mais dispostos a cooperar, por isso se atente o quanto seu negócio está suprindo as necessidades dele.
5º passo: use a tecnologia a seu favor
Automatizar significa ganhar tempo e reduzir custos. Por isso, que tal investir em um software que automatiza comunicados aos clientes; controla o calendários de obrigações e faz recálculo de darfs automaticamente? Isso vai garantir que toda a sua relação com o cliente ficará centralizada em uma única ferramenta, que todos os colaboradores podem ter acesso. Com mais tempo você pode investir em novos serviços, como o BPO financeiro e aumentar sua renda.
Aqui no Nibo, temos o Nibo Obrigações Plus, uma plataforma completa de relacionamento entre clientes e contadores. Quer saber mais? Agende uma demonstração e saiba como a tecnologia pode te ajudar no dia a dia.
6º passo: retire os excessos
Com grande oferta de informação é natural que nossa mente não se concentre em atividades de trabalho, por isso evite coisas presentes na rotina que atrapalham a produtividade. Use as ferramentas certas para sua empresa e fuja das muitas notificações no celular e diversos sites abertos que desviam nossa atenção. A papelada desnecessária também, o excesso de papéis podem se confundir com documentos importantes.
É difícil começar, mas vá por etapas até entender como essas dicas se aplicam a sua rotina. Com a repetição de alguns hábitos estruturados rendem mais tranquilidade para você.
Dicas extra:
Separar algumas pausas para descanso é fundamental, pode parecer óbvio, mas coloque na sua agenda “15 minutos de pausa” e beba água, coma algo… provavelmente você sabe que deve fazer isso, mas com a rotina agitada, essas coisas podem passar batido.
Por fim, nossa última dica é olhar de perto as normas contábeis. As mudanças são frequentes, por isso é importante criar o hábito de pelo menos uma vez por semana visitar os sites SPED, administrado pela Receita Federal do Brasil; Comitê de Pronunciamentos Contábeis (CPC) e site da receita federal que disponibiliza agenda tributária para download.
