“Amanhã começa o imposto de renda”;

“Amanhã é o último dia para a entrega de imposto de renda”;

“Aprovada a Lei das Empregadas Domésticas. Agora elas vão receber horas-extras e FGTS”;

Bastava ele dar uma notícia, com menos de 30 segundos, e meu dia seguinte era um inferno. Pior quando a notícia dizia que algum imposto aumentaria ou o Super Simples mudaria. Eu ficava bravo. Como alguém dá esse tipo de notícia sem esclarecer todos os detalhes envolvidos? Era isso acontecer e eu sabia que teria que passar os próximos dias atendendo várias pessoas para completar a informação que Bonner teria dado pela metade. Definitivamente, ele era meu inimigo.

A verdade é que é muito fácil transferir a responsabilidade para terceiros. Mas fazendo uma autoanálise, o que percebi com o tempo (e não muito tempo atrás) foi a importância de se fazer uma comunicação eficiente, ampla e clara com as pessoas ao meu redor.

Os profissionais da área contábil geralmente sabem dessas informações dias antes de serem veiculadas nas grandes redes, e esse é o ponto: me comunicar com meu público de forma adequada. Mas como fazer isso?

Reuni então, aqui, algumas boas práticas que vi nos concorrentes, de acordo com a minha ordem de preferência:

1. Vídeos no Youtube – Hoje é possível produzir vídeos com qualidade razoável, de dentro do próprio escritório, para veiculação no Youtube. Você pode fazer um canal próprio e divulgar seu conteúdo de maneira que as pessoas possam acessá-lo pelo seu próprio smartphone. Só se deve evitar vídeos muito longos. Ninguém quer gastar mais que 5 minutos para entender o essencial sobre determinado tema.

2. Blogs – Os blogs são fantásticos. São de fácil montagem e produção, mas devem ser mantidos sempre atualizados, pois ninguém consulta blogs que recebem pouca atualização de conteúdo.

3. Webinars – Têm as mesmas vantagens dos vídeos. Em geral, tratam de assuntos mais longos. As vantagens são a interatividade e a colaboração de outras pessoas que fazem desse canal um meio mais dinâmico e muito rico em conhecimento.

4. Newsletter – Esse já é bem tradicional. O tempo de produção é longo e os textos demandam revisão. Portanto, tenha certeza de que seu conteúdo será esquecido no primeiro erro gramatical que o leitor encontrar pelo caminho. Sua distribuição é fácil, o que também é um grande atrativo.

Se pensarmos bem, o William Bonner pode ser um grande aliado, basta que estejamos antenados e sejamos rápidos na nossa própria gestão de conteúdo.

O post William Bonner, seu escritório e seu tempo apareceu primeiro em Nibo.

Toca o telefone

Atendente– Escritório de contabilidade, bom dia!

Cliente – Bom dia, queria falar com alguém para me tirar uma dúvida sobre um DARF. Poderia me ajudar?

Atendente– Claro, qual sua dúvida?

Cliente – Recebi um DARF que esqueci de pagar na data. Pedi para recalcularem, só que a data de vencimento já passou e preciso pagar, hoje, no banco.

Atendente – O senhor está falando da data no campo de vencimento?

Cliente – Isso.

Atendente – A data do vencimento é a data original do imposto no seu vencimento original.

Cliente – Mas já está vencida, o banco não vai aceitar isso na hora de pagar.

Atendente – A receita federal manda manter a data original. Os acréscimos são informados no campo juros e multa. A data é a data original mesmo.

Cliente – Tem certeza? É que na internet não posso pagar documento vencido, então vou ter que pagar na agência. Não tem como mudar?

Atendente – Você consegue pagar sim na internet. Também no caixa eletrônico ou na agência. Este é o padrão do documento. Pode fazer o pagamento com segurança.

Cliente – Entendi. Nunca vi a internet aceitar documento vencido. Posso te ligar novamente se não conseguir?

Atendente – Claro. Estou aqui para lhe ajudar.

Cliente – Obrigado. Só uma coisa a mais. Este DARF é de que imposto? Como posso saber?

Atendente – Pelo código da Receita. Tem uma descrição dele no seu e-mail.

Cliente – É que não estou acessando o meu e-mail agora. Você poderia me ajudar?

Atendente – Claro. Qual o código da receita?

Cliente – Onde vejo?

Atendente – São os 4 dígitos que estão no campo 04.

Cliente – Achei. O código é 1708.

Atendente – Este é o Imposto de Renda na fonte sobre a prestação de serviços.

Cliente – Que eu prestei?

Atendente – Que você contratou. Estava descrito na Nota Fiscal do fornecedor XPTO.

Cliente – Obrigado. Te ligo se não conseguir pagar.

Atendente – De nada. Estamos aqui para lhe ajudar.

Fim da ligação

É provável que isto aconteça no seu escritório de contabilidade com uma frequência maior que a desejada. Mas quanto isto te custa? Ou mais, quantas vezes isso ocorre na sua empresa?

Esses são custos invisíveis ou não mensuráveis. Olhe para dentro da sua empresa e veja se situações deste tipo ocorrem com frequência. Se sim, é bom atentar-se de que é mais fácil aumentar o lucro com a redução dos custos de ineficiência do que pelo aumento da receita.

Para isso, existem soluções rápidas, baratas e eficientes tais como:

1. Disponibilize no seu site uma área de perguntas frequentes com suas respectivas respostas – isso pode atender a necessidade do seu cliente sem utilizar tempo da equipe;

2. Abra canais de comunicação além do telefone – mesmo por chat, sua equipe pode utilizar respostas pré-formuladas. Isso acaba fazendo com que seus clientes formulem melhor suas questões.

3. Utilize ferramentas que permitam ver o ambiente do cliente – Skype e Hangout, por exemplo, permitem que você veja as telas do cliente. É mais fácil ver o cenário real do que se orientar por uma explicação dada por telefone.

4. A mesma pessoa faz contatos frequentes para questões repetitivas – tenha uma conversa franca sobre o tempo que se gasta neste tipo de atendimento. Isso pode ser uma oportunidade de treinamento, ou deve se refletir nos seus honorários. Se necessário, recalcule seus honorários contábeis.

Lembre-se sempre de mensurar suas atividades. É mais fácil reduzir custos do que ampliar receitas nos momentos de crise. Sendo assim, trabalhe para maximizar seus resultados.

O post Quanto custa o alô? apareceu primeiro em Nibo.

No caso em questão, tratava-se de um amigo que é responsável pela área de contabilidade de uma multinacional e que foi indagado por um vizinho sobre o Simples Nacional. Ele teve que explicar que não era a área de atuação dele, mas saiu com a impressão de que o tal vizinho achou que ele estava de má vontade em lhe ajudar.

Quando procuramos um médico, pesquisamos sua especialidade – neurologista, otorrinolaringologista, ortopedista, cardiologista e até médico anestesista. A mesma coisa com advogados: criminal, família, cível, etc…

E por que não há especialização de contadores?

Seria algo como:

• Especializado em empresas de serviços;

• Especializado em empresas comerciais;

• Especializado em imposto de pessoas físicas;

• Especializado em operações internacionais.

• Especializado em operações imobiliárias;

E assim como médicos e advogados, contadores também poderiam ter as bancas ou grupos com várias especializações.

Hoje, acredito que se tais especializações ou certificações existissem, a expectativa e valorização por parte do cliente seria mais precisa.

Afinal, ninguém espera que seu médico cardiologista resolva sua dor no calcanhar.

O post O Contador especialista apareceu primeiro em Nibo.

O contador é a mãe do empresário.

Algumas mães são mais carinhosas, outras mais duras. Algumas mais próximas e outras mais distantes. Algumas mais flexíveis e outras mais dominadoras.

Vamos lá. Talvez seja exagerada ou pretensiosa a comparação que faço. Mas vamos usar esta imagem para que você reflita sua relação como seu contador.

Nosso ambiente de negócio é hostil e complexo, e o contador é figura obrigatória para todas as empresas no Brasil. Seu papel é não só de apoio profissional como de co-responsabilidade jurídica sobre os atos da empresa que assessora. Seria ele a primeira pessoa a te nortear sobre o certo, o errado ou as dúvidas da legislação brasileira. Seria aquele a te apoiar ou alertar sobre as consequências de sua decisão. E assim, como uma mãe, ele ganha com o seu sucesso e sofre com o seu fracasso.

Nem todas as mães são perfeitas ou exemplares, só que de mãe não podemos trocar. Antes de pensar em trocar de contador, reflita se você cumpriu seu papel de “filho” e forneceu todas as informações necessárias para que ele possa fazer o melhor por você.

O post Contador é a mãe. apareceu primeiro em Nibo.

Tradicionalmente, os escritórios contábeis se dividem em setores fins – contabilidade, fiscal e pessoal; e setores de apoio, como expedição, paralegal, arquivo, financeiro entre outros. Os setores de apoio variam conforme a estrutura e tamanho do escritório contábil. Esta distribuição é clássica. Encontro com frequência variações de atividades que são distribuídas entre os setores de contabilidade e o fiscal. Porém, qual setor é responsável pela apuração de impostos de empresas tributadas pelo Lucro Real?

Se todos se organizam da mesma forma, como se posicionar diferente perante o mercado? Vou buscar escala de trabalho ou personalizar o atendimento? Escala e personalização são excludentes entre si? Temos mais ferramentas de TI, e ainda assim nos organizamos da mesma forma há 40 anos? Estas são questões que me afligem, e é isso que coloco em debate.

Entendo que o primeiro ponto está na falta de hábito de se discutir a estratégia de médio e longo prazo de escritório de contabilidade. Qual o seu propósito? Qual sua missão? Qual o interesse e objetivos dos sócios? Tenho a impressão que isto não é discutido com afinco dentro das organizações e que o comportamento é reativo às demandas externas, seja dos sócios ou dos clientes.

Atualmente, trabalho com dois cenários para o crescimento de longo prazo. O primeiro busca aprofundar a estrutura clássica e aproximá-la dos modelos de linha de produção da indústria automobilística, com base no modelo Toyota. Uma estrutura de produção em série, com as etapas de trabalho bem definidas. O processo todo de trabalho tem que ser bem mapeado e acompanhado pela equipe de execução. O modelo exige grande investimento em tecnologia da informação, constante treinamento e capacitação da equipe técnica e adesão do cliente aos processos e prazos de trabalho. A hipótese conceitual geraria como benefício a redução de custos decorrente da otimização dos recursos disponíveis, o que acarreta aumento dos lucros considerando linear o valor das receitas de prestação de serviços. Vejo como premissas desfavoráveis deste modelo:

1. O comportamento do cliente é incerto. Isso gera problemas de alocação adequada dos recursos. O investimento de tempo em gestão do cliente e equipe pode ser elevado e assim perder a vantagem competitiva.
2. Há basicamente custos fixos no escritório de serviços, e principalmente em custos de pessoal. A mudança de patamar de custo seria drástica quando fosse aumentar a capacidade instalada. Poderia haver o dilema “é mais lucrativo receber ou negar um novo cliente?”
3. Relacionado ao item anterior, o custo de trabalho de cada cliente diminuiria à medida que diminuísse a ociosidade. Isto posto, então qual seria a margem ideal para se fechar uma proposta de trabalho com o cliente? Lembre-se que a margem vai flutuar conforme a variação da capacidade instalada. Você usará a margem atual ou a projetada?

Além disso, há a questão estratégica por trás do modelo. Ele proporciona a pulverização da carteira de clientes. Assim, a entrada ou saída de algum cliente não influenciaria significativamente a margem global do escritório. Seria a barreira da força competitiva dos clientes que trata PORTER. A empresa estaria aberta a um mercado maior de clientes-objetivo, neste caso aqueles que privilegiam o valor dos honorários como base de decisão. Contudo, seriam clientes menos fieis e mais suscetíveis a mudanças. Lembre-se que o foco estará na qualidade da execução e não na complexidade técnica. Este caminho reduziria a possibilidade de outros negócios correlatos, como consultorias ou pareceres.

A segunda alternativa organizacional é formar “times” para cada grupo ou perfil de clientes. Este time seria multidisciplinar, formado por 3 a 5 profissionais, que em conjunto atenderiam o mesmo conjunto de clientes. Seriam micro escritórios dentro de um escritório maior. Este modelo propõe maior proximidade e disponibilidade dos profissionais com os clientes. Para o cliente, o analista atenderia todos os assuntos da sua empresa, mesmo que a folha de pagamento, por exemplo, fosse preparada por outra pessoa do time. Em caso houvesse problemas de relacionamento, saída de funcionário, saída de férias ou mudança de função de um integrante, o time poderia absorver as mudanças com maior facilidade do que o modelo tradicional. Os gerentes passariam a ser consultores de conhecimento, especialistas que disseminariam o conhecimento para os integrantes dos times. Este modelo fornece uma maior percepção de valor agregado em relação ao modelo de linha de produção.

Os desafios dos modelos de escritórios contábeis são:

1. Transformar analistas em CRMs
2. Acompanhar o desenvolvimento e entrega dos trabalhos técnicos. É natural que a proximidade com o cliente reflita em uma flexibilização dos procedimentos de trabalho, o que aumenta a possibilidade de erros e descontroles.
3. O gasto com investimento e treinamento é maior do que no modelo tradicional
4. Custo de montagem de um novo time sempre será elevado. É raro que 2 ou 3 clientes consigam suportar o custo de um time inteiro. Isso sacrificaria a margem dos demais times. Espera-se que este modelo possa gerar maior número de negócios derivados da própria contabilidade

E a questão final – não haveria nenhum modelo de escritórios contábeis entre os 2? Que minhas incertezas tragam a luz para vocês.

O post Modelo de Organização de Escritórios Contábeis: Qual é o mais adequado? apareceu primeiro em Nibo.

Por que o SPED causa isso? Na minha modesta opinião, o SPED (e o E-social – papo para outro post) representa a fronteira final para um novo pacto de serviços entre o contador e seu cliente (interno ou externo). Antes de seguir preciso esclarecer que também tenho mais dúvidas do que certezas. E que minhas certezas estão lastreadas mais nos meus erros do que nos meus acertos. Meu primeiro passo é esclarecer para o cliente o que o contador não é:

• O contador não é mágico nem adivinho;
• O contador não é matemático. Nossas habilidades são outras;
• A contabilidade não é uma ciência exata;
• Nosso trabalho depende das informações que o cliente nos fornece;
• Não temos o poder de mudar o passado;

Se o seu cliente (ou chefe) não conseguiu entender ou aceitar algum dos itens acima, então FUJA! É certeza de problema. A dúvida está em saber quando e qual o tamanho do problema.

Meu segundo passo é convencer que uma solução de organização e processo de trabalho construído em conjunto é o melhor caminho. É uma equação com resultado positivo para as duas partes: com redução de trabalho e aumento de precisão. Ninguém quer custos de excesso de burocracia. A solução tem que ser conjunta, caso contrário o cliente terá que arcar com os custos mais altos ou terá perda de qualidade e agilidade do serviço que recebe do seu contador.

Aí está a grande armadilha: e se o cliente disser que não concorda, e que eu que tenho que me virar? Ora, todos nós já sabemos onde isso acaba. Não há mágica. Ou você enfrenta o problema agora (já que não enfrentou no passado), ou ficará refém até seus custos não suportarem mais. Vamos encarar de frente. Não tem mais diário para ser escriturado ou registrado depois. Fazer alguma declaração com o que tem e depois retificar (quando são retificadas), e outras práticas ruins sempre justificadas pelo “não deu tempo para fazer”.

Meu terceiro passo é estabelecer um maior leque de serviços do que os tradicionalmente realizados. Mesmo que o cliente não queira, é preciso que ele saiba que tenho competência para isso.

Nosso mercado mudou muito desde a estabilização da moeda. Éramos, em geral, grandes geradores de guias de impostos, folhas de pagamento e despachantes disfarçados. A distorção causada por uma alta inflação e o atraso tecnológico nos colocou em um papel auxiliar em grande parte das empresas por um longo tempo. Os novos empresários brasileiros, jovens na faixa de 20 a 40 anos, são ávidos por apoios mais sofisticados e complexos. E você já toma conta da empresa dele. Por que você não é o consultor dele também?

Sinto dizer que os que não adaptarem seu perfil de negócio e suas ferramentas de TI para otimizar seu processo de trabalho e comunicação estarão fora do mercado em alguns anos. Ou pior, ficarão com a sobra de clientes. Aqueles que foram recusados pelos escritórios que não admitiram mais clientes ruins, indisciplinados e inadimplentes. Viverão refém da sua própria covardia.

A questão é – O que você quer ser? Aproveite as mudanças que vêm de fora. Faça suas próprias mudanças. Se aperfeiçoe. Se valorize. Tempos de mudanças são ao mesmo tempo de angústias e de grandes oportunidades.

O post O SPED e o Contador – O novo ponto de partida apareceu primeiro em Nibo.

Para os que irão iniciar neste ambiente, SPED é a sigla de SISTEMA PUBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL. Em regra geral, as empresas deverão registrar neste sistema todas as transações contábeis pertinentes à sua vida contábil com identificação de data, partes envolvidas (CPF ou CNPJ), documentos de registro e classificação contábil. Tudo deve ser transmitido em arquivos eletrônicos para a Receita Federal do Brasil que terá assim um espetacular banco de dados capaz de cruzar as informações inimagináveis em anos passados. Aí está o temor geral – o que fará a Receita Federal com este banco de dados?

Nesta hora lembro de duas frases que escuto desde a infância – “Quem não deve, não teme”; e “O correto é inquestionável.”

Vamos ver a situação por outro prisma? A Receita Federal quer apenas que você repasse a ela algo que você deveria manter no controle de sua empresa, não é isso? Então vejamos:

• Sua empresa deveria manter controle preciso do que entra e sai do seu caixa, bancos e aplicações financeiras;
• Sua empresa deveria saber quem e quanto lhe pagou ou está lhe devendo;
• Sua empresa deveria pagar apenas a fornecedores e terceiros que se identificassem claramente e fornecessem os documentos fiscais adequados;

Então, O SPED não será nenhum problema se sua empresa fizer o que tem que ser feito para o seu próprio bem estar.

Quem perde com a chegada do SPED?

• Quem não tem controle dos seus negócios;
• Quem depende do jeitinho ou da burla de regras para ter “lucratividade” nos negócios;
• Quem compete deslealmente;
• Quem tem preguiça de trabalhar para cuidar do seu negócio.

O SPED não vai gerar problemas. Os problemas já existem e foram (ou são) jogados para debaixo do tapete. Isso acabou. Se você ainda acha que o SPED é um problema, veja antes se você não faz parte dele.

Se você não acha que o SPED seja um problema, então observe as oportunidades ao seu redor. Você pode estar em vantagem em relação à concorrência. Como você tornará que seu processo de controle mais eficiente para que seja menor o custo em relação à receita do seu negócio?. Seu problema é aumentar a eficiência e continuar na frente. Pense nos seus processos de trabalho e suas ferramentas. Converse com seu contador e pesquise sempre as novas soluções em tecnologia da iInformação. Todos fazem parte de engrenagem. Fique à frente. Talvez o monstro seja seu maior amigo em 2015.

O post O SPED, a empresa e você em 2015 apareceu primeiro em Nibo.