Improviso, jeitinho e desorganização. Se depender da chegada do eSocial, essas três palavrinhas, ainda bastante utilizadas no dia a dia de muitas empresas de menor porte, estão com os dias contados. Como o programa governamental torna automática e padronizada a transmissão de informações trabalhistas e previdenciárias, não resta escolha ou caminho alternativo: é preciso preparar o terreno para enfrentar os desafios que virão.
Um deles diz respeito à gestão de férias dos funcionários, ponto que atinge a todas as organizações, mas é mais sensível para aquelas cujo quadro de colaboradores é menor.
“Embora o eSocial não mude regras sobre férias, a sistemática do programa e a necessidade de comunicar em tempo real os fatos faz com que as empresas precisem se organizar rapidamente”, alerta Silvinei Toffanin, diretor da Direto Contabilidade, Gestão e Consultoria. “Temos recomendado a nossos clientes que, além de uma revisão completa de processos e rotinas, criem também estruturas minimamente organizadas de Recursos Humanos”, completa.
Ele defende que essa revisão de processos e rotinas inclua:
- O saneamento de cadastros de funcionários já contratadosA empresa precisa ter certeza de que os documentos dos colaboradores estejam atualizados e contenham os dados corretos. Num exemplo simples: que seu endereço esteja atualizado, que seu RG tenha o nome e o sobrenome de casado, se ele tiver casado recentemente, que seu CPF não tenha o nome de solteiro e o CPF de casado.
- A adoção de cadastros cada vez mais rigorosos nas novas contrataçõesÉ importante saber os dados com exatidão, como data correta de contratação, informação que tem relação direta com o mês em que ele gozará férias.
A estrutura mínima para atender aos impactos do esocial:
- Seria composta por ao menos uma ou duas pessoas, de preferência com boas noções de contabilidade e gestão
- Teria disponibilidade de ferramentas tecnológicas, como um software de gestão para colocá-las em contato permanente com o contador
Se a empresa não pode ter um departamento de RH parrudo, que ao menos delegue a uma pessoa as funções típicas da área, tais quais gerenciar o fluxo de contratações, demissões e férias de forma que setores da empresa não sofram sobrecarga de trabalho quando funcionários forem gozar férias.
Toffanin observa que, para os empregados, pouca coisa muda com o eSocial no que se refere às férias. “Eles continuarão a receber o aviso de gozo de férias e também o recibo. O governo sinalizou que, no futuro, pode até eliminar esses documentos em papel. Mas se e quando isso ocorrer, a tendência é que os funcionários passem a receber essa documentação eletronicamente.”
Outro ponto relevante do eSocial é que o programa tem como um de seus objetivos centralizar e aumentar o controle do governo sobre essas informações, eliminando qualquer flexibilidade ou jeitinho. Ou seja: os fatos precisam ser de forma ágil para evitar multas para as organizações. Quando o tema em questão envolve férias, por exemplo, práticas comuns em algumas empresas, tais como acumular férias ou usufruí-las em prazos diferentes daqueles informados em documentos pró-forma, perdem o sentido prático.
“Por conta disso as empresas vão precisar se comunicar com seus contadores com muito mais frequência, utilizando sistemas de gestão e ferramentas com maior eficiência. O contador precisará receber informações com qualidade e antecedência de um mês para poder fazer a comunicação adequada. Aquele negócio de férias retroativas ou coisas do tipo terão de ser banidos”, avisa Toffanin.
