“Custos e despesas são como unhas, estão sempre crescendo. Periodicamente precisam ser cortados.” Beto Sicupira
Uma das primeiras medidas a serem tomadas quando se pensa em melhorar o fluxo de caixa de uma empresa é redução de custos. Controlar despesas é a maneira mais fácil de colocar o fluxo de caixa em ordem, pois se tem controle quase total sobre isso. Acima de tudo, é uma atitude saúdavel a ser contemplada de tempos em tempos, em qualquer tipo ou tamanho de empresa.
Antes de qualquer coisa, queremos alertar para evitar (ou pelo menos deixar como última opção), corte de custos nas áreas que podem impactar geração de receita.
- Redução de força de vendas
- Redução em marketing
- Redução de tecnologia que permite eficiências
Nossas dicas práticas para redução de custos e controle de despesas são as seguintes.
Descontos em Contas a Pagar
Parece besteira, mas empresas desorganizadas acabam gastando mais em multas e juros por pequenos atrasos em pagamentos. Além de pagar as contas em dia, negocie descontos para pagamentos adiantados ou pagamentos automáticos.
Tarifas de Serviço Bancário
As vezes, ao abrir uma conta no banco não temos uma visão ampla de todas as cobranças que existem. Uma vez por ano, faça um levantamento de tudo que foi gasto, faça uma pesquisa com outros bancos e negocie tarifas melhores com seu gerente de banco. Muitas vezes, uma visitinha ao gerente pode reduzir os custos pela metade.
Redução de Impostos
Ninguém gosta desse assunto, muitas vezes é ignorado e raramente isso é questionado. Marque uma reunião com seu contador e veja se existem mudanças no dia a dia da sua empresa que podem impactar seus impostos. Informe-se sobre atualizações de leis, procure incentivos fiscais e converse com empresas do mesmo setor.
Planejamento de Compras e Serviços
Planeje suas compras para estar sempre a frente da demanda de emergência. Normalmente corridas emergenciais, como as de papelaria para material de escritório acabam saindo caro. Programando compras maiores (produtos e serviços), você pode comprar com desconto e muitas vezes comprar online, mais barato e sem frete.
Renegociar Gateway de Pagamentos
Esse é um mercado que antes era dominado por poucos fornecedores de tecnologia, mas que hoje conta com inúmeras opções. Vale a pena rever e orçar periodicamente seus custos com processamento de cartões, boletos, transferências bancárias etc.
Mudar Meios de Comunicação
Muitas empresas estão acostumadas a usar o telefone para suas interações com os clientes e fornecedores. Abuse das novas tecnologias online, falando via Skype gratuitamente ao invés de gastar com interurbano e criando suporte via chat (User Voice, Skype, Zendesk) e teleconferências online (Google Hangout, Skype, Gotomeeting). Outra ótima opção é abusar das mídias sociais para publicar dúvidas e informações.
Documentação e Armazenagem Online
Imprimir documentos desnecessários gera um custo de papel, maquinaria e manutenção que passam desapercebidos dos usuários internos. Pense no ecologicamente correto e passe a ter processos online para aprovação de documentos, distribuição e armazenamento de informação. Deixa para imprimir apenas o estritamente necessário. Algumas soluções novas incluem armazenagem de documentos em nuvem (Dropbox, Google Drive, Nibo Software) e assinatura online de documentos (DocuSign).
Renegociação de Dívidas
Se existem pagamentos ou dívidas pendentes, muitas vezes a melhor solução é negociar um plano de pagamento. Mas nada impede que ao longo dos pagamentos, a dívida possa ser renegociada para termos melhores ou juros menores.
