Sim, os altos custos, a enorme burocracia brasileira, as recentes mudanças na legislação e a falta de mão de obra qualificada para lidar com todas essas questões são grandes dificuldades que os escritórios contábeis enfrentam no seu dia a dia. Eles costumam ser apontados como os grandes inimigos dos gestores contábeis e, de certa forma, até o são. Mas não são os únicos. Para a infelicidade de muitos, esses problemas acabam por desencadear outros que, por não serem tão óbvios, às vezes prejudicam até mais.
Mas calma, para tudo existe uma solução. O grande pulo do gato é conseguir detectar quais são esses outros problemas e combate-los. E isso não é tão difícil, acreditem. Às vezes, simples perguntas bastam.
Em recente pesquisa feita com cerca de 100 escritórios contábeis, descobrimos alguns deles. Baixa produtividade, má adequação das ferramentas utilizadas, alta rotatividade de funcionários e falhas na execução dos processos foram algumas das dificuldades mais citadas na pesquisa.
Vejamos algumas delas e o que se pode fazer para evita-las:
Baixa produtividade
Entre outros fatores, a complexidade das regras contábeis, assim como a escassez de mão de obra qualificada costumam ser o que mais afeta a produtividade de um escritório contábil.
Por conta da complexidade das regras, o retorno financeiro costuma diminuir quando o volume de trabalho aumenta. Da mesma forma, mais complexidade implica em mão de obra mais qualificada e, como ela é escassa, o trabalho acaba sendo feito por profissionais despreparados, o que afeta diretamente a produtividade da empresa.
Para tentar amenizar o impacto desses problemas no seu escritório, uma boa dica seria investir na qualificação dos seus funcionários, cujos benefícios, aliás, vão bem além de resolver os problemas descritos acima.
Investimento em qualificação de funcionário não só ajuda na questão da produtividade. Investimento em funcionário implica em senso de integração e pertencimento, sentimentos esses que diminuem a probabilidade de ele aceitar alguma proposta para mudar de escritório. Isso sem falar sobre a interferência sobre a questão da motivação, mas sobre essa falaremos mais abaixo.
Pouca adequação das ferramentas utilizadas
Cerca de 70% das empresas entrevistadas consideraram mediana a adequação de suas ferramentas às suas necessidades.
Ferramentas medianas podem e devem ser melhoradas e, já que a melhora, se não é deveria ser objetivo de todo bom gestor, as dicas a seguir podem ser bem valiosas:
- Implante as ferramentas mais simples possíveis para que todos possam utiliza-las sem dificuldade;
- Tenha ferramentas integradas e que gerem ganhos de produtividade, caso contrário, elas não têm utilidade;
- Use suas ferramentas para ajudar na gestão do negócio;
- Destaque os relatórios gerados pelas ferramentas. Coloque-os fixados em lugar de destaque e de maneira que apresentem números e resultados claros. Assim, possíveis erros ou deslizes ficarão expostos, o que fará com que seus funcionários se esforcem para evita-los.
- Acompanhe os relatórios com periodicidade. Entre outras vantagens, isso te permitirá ser proativo em relação a solução de problemas que podem ser evitados se detectados com antecedência;
- Consolide os relatórios de todos os departamentos do seu escritório para dispor de uma ferramenta centralizada que permita a análise do andamento do seu escritório como um todo;
Alta rotatividade de funcionários
Esse foi outro problema também bastante citado entre os escritórios contábeis entrevistados. A falta de mão de obra qualificada acaba implicando numa alta rotatividade de pessoal o que, por sua vez, impacta de várias maneiras a rotina de um escritório contábil, inclusive na questão da baixa produtividade, já mencionada.
Com altas taxas de “turnover” (rotatividade), fica difícil acompanhar processos, fazer uso padronizado das ferramentas, manter a qualidade e o padrão dos serviços oferecidos. Consequentemente, todos esses pontos são negativamente afetados.
A qualificação de funcionários também funciona muito bem pra amenizar esse problema, já que ajuda a diminuir a rotatividade de pessoas. Se for possível remunerar seu funcionário acima da concorrência, essa será uma ótima ideia para que ele se sinta valorizado e não te troque por qualquer oferta melhor de salário.
Processos
A grande maioria das empresas também qualificou seus processos como medianos. Disseram que falta um acompanhamento mais assíduo dos mesmos.
De nada adianta implantar processos se eles não são organizados, simples, claros e visíveis. Os processos ajudam a orientar os funcionários não só em relação às suas funções e rotinas, como também os possibilita visualizar melhorias que ajudam no cumprimento dos prazos estabelecidos, por exemplo. Além disso, processos organizados transmitem a ideia de organização e de credibilidade aos clientes, logo, escritórios que seguem processos atraem mais clientes.
Motivação
Talvez seja um dos maiores problemas enfrentados pelos escritórios contábeis. Burocracia, impostos, folha de pagamentos, dependência de documentação de clientes, fechamentos contábeis são alguns dos motivos que explicam porque o departamento contábil e o pessoal foram apontados como os mais desmotivados na pesquisa.
A boa notícia é que a solução para esse problema interfere positivamente em quase todos os outros problemas apontados pela pesquisa, logo, motivemos nossos contadores! Resumindo o espírito do que já foi dito, invista no seu funcionário!
- Qualifique-o. Isso o fará apto a realizar seu trabalho com mais eficiência e em menos tempo!
- Remunere-o. Um funcionário valorizado pensa duas vezes antes de trocar de escritório, logo, diminui a taxa de rotatividade.
- Dê a ele as ferramentas necessárias para realizar seu trabalho da melhor maneira possível.
- Reconheça seu desempenho e dê a ele o destaque merecido. Reconhecimento motiva; motivação estimula; estímulo gera resultados; resultados geram contadores felizes e gestores mais bem sucedidos.
Aproveite e veja também a palestra sobre produtividade em escritórios contábeis, que tem ajudado milhares de contadores pelo Brasil.
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