Sabemos que o SPED Contábil é uma das obrigações que mais assustam os empresários contábeis no Brasil. A não entrega da declaração pode prejudicar terrivelmente uma empresa, que, além de ter que pagar multas altíssimas, poderia ficar inapta para negociações.

Mas você sabia que esta obrigação também pode te ajudar profissionalmente, inclusive na hora de entregar mais valor ao seu cliente ou otimizar os processos de seu escritório? Por mais trabalhoso que seja fazer a declaração corretamente, o SPED Contábil pode ser uma porta de oportunidades para você e sua empresa.

Quer saber como? Explicamos melhor para você.

Um novo perfil de contador: o consultor contábil

O SPED Contábil é a consolidação de toda atividade contábil de uma empresa em um ano. É o documento que contém toda a movimentação contábil, ou seja, todas as informações necessárias para entender a “saúde” da empresa, saber se ela está se saindo bem no mercado ou se existem problemas a serem solucionados.

E é aí que entra o contador. Hoje em dia, o profissional da contabilidade não pode mais se limitar aos serviços operacionais que a área demanda; é preciso ir além. O mercado contábil está cada vez mais exigente e busca por contadores que, além de fazer a escrituração dos livros fiscais e a emissão de guias de recolhimento, saibam também pensar de forma estratégica.

Nasce, então, um novo perfil de contador, mais conectado às necessidades reais do cliente e, por conseguinte, ainda mais essencial para o crescimento de uma empresa e sua consolidação no mercado. Dentro dessa nova dinâmica presente na contabilidade, com a criação de novas obrigações e o desenvolvimento de tecnologias, a consultoria contábil se torna fundamental.

Entregue mais valor ao seu cliente e cresça no mercado contábil

Hoje, a Receita Federal enxerga o empresário contábil como corresponsável pela não entrega das obrigações ou pelo fornecimento de informações errôneas. Isso porque o papel do profissional é também o de auxiliar o cliente em relação a todos os dados que devem ser apresentados à fiscalização.

Por isso a consultoria contábil especializada é tão importante. O trabalho do consultor contábil é auxiliar o cliente a informar corretamente todas as informações exigidas pelo Fisco para que não ocorra nenhum problema com seus negócios e ele acabe sendo prejudicado de forma irremediável.

Tendo acesso a essas informações, o consultor, então, se encontra capaz de dar um melhor direcionamento ao cliente e guiá-lo em diversos trâmites de sua empresa. Com todo o conhecimento adquirido, o contador se vê capaz de abrir caminhos, dando opções sobre as melhores estratégias a fim de beneficiar cada vez mais o cliente. Ele pode, inclusive, dar sugestões sobre o melhor modo de economizar dinheiro e como proceder frente a diversos desafios.

O cliente, então, enxerga o contador como um ponto de referência e de conhecimento, e o relacionamento entre ambos é fortalecido pela confiança que nutrem um pelo outro. A partir daí, o consultor contábil ganha consciência que seu trabalho não se resume apenas a realizar os mesmos processos operacionais de sempre e entende a responsabilidade e o poder que tem em relação ao cliente.

Ao final, os erros que acabam surgindo na declaração do SPED Contábil são eliminados e o valor entregue ao cliente é muito maior, resultando em um maior ganho financeiro e profissional para o contador.

Tecnologia a serviço da contabilidade

Outro benefício em relação à aplicação do SPED Contábil no cotidiano do empresário contábil é a redução significativa de papel, pois a declaração e todas as informações que devem constar nela passam a ser transmitidas digitalmente. De forma bem rápida e precisa, o Fisco acaba tendo acesso a todos os dados dos quais precisa. Afinal, está tudo online.

Com uma menor necessidade de papel, os gastos da empresa de contabilidade também diminuem. Não é preciso mais investir tanto dinheiro em material físico e nem mesmo pagar o motoboy para entregar os livros fiscais ou acertar alguma conta.

Além disso, o tempo empregado em ações que demandam o uso do papel — como a própria impressão ou aquisição do material — poderá ser usado de forma mais consciente, como em atividades de consultoria e planejamento estratégico.

Imagine encontrar algum erro no livro físico e precisar redigir e imprimir tudo de novo? Tempo e dinheiro desperdiçados.

Como o NIBO ajuda o contador no SPED Contábil?

Usar ferramentas como o NIBO é essencial na hora de garantir o controle sobre suas informações e entregar tudo com mais segurança e eficiência para o cliente. O NIBO importa o extrato automaticamente ou as informações em Excel (que vieram do ERP do cliente) e faz o lançamento das informações de pagamentos e recebimentos, otimizando o processo contábil e economizando o gasto de papel, já que é um sistema online.

Todas as informações estão na base da ferramenta e o contador pode acessá-las sempre que precisar, dessa forma interagindo com o cliente com a rapidez necessária e gerando mais valor com o próprio trabalho. Toda essa facilidade proporcionada pela plataforma contribui inclusive na hora de ajudar o cliente de maneira estratégica, possibilitando uma melhor consultoria contábil.

Conclusão

O SPED Contábil não surgiu para atrapalhar a vida do empresário contábil ou prejudicá-lo em relação à Receita Federal. A obrigação, na verdade, veio para otimizar o trabalho do profissional e ajudá-lo a organizar todas as informações exigidas pela fiscalização.

O que acaba gerando apreensão no contador é a cobrança em cima da entrega da declaração e como ele pode ser prejudicado caso isso não aconteça. As consequências são severas, é claro, mas é importante entender que elas existem para que não haja nenhum tipo de sonegação. O segredo, então, é manter-se atento a todos os prazos do SPED e estar em dia com a contabilidade do cliente.

Uma dica também é aproveitar a oportunidade para melhorar seu relacionamento com o cliente e entregar mais valor a ele. Invista — e acredite — na tecnologia e se aproxime de seu cliente, ajudando-o estrategicamente em seus negócios e aconselhando-o quando for preciso. O resultado só te trará benefícios.

Boa sorte!

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Este também é o momento propício para que os empresários contábeis possam mostrar o próprio valor. Afinal, o contribuinte brasileiro já está acostumado a depender desses profissionais para conseguir entregar a declaração de IRPF. Por isso, cabe a você, amigo contador, saber exatamente quais dados devem constar no documento e o que deve ser feito para que o cliente não caia na malha fina da Receita Federal.

Embora o IRPF precise ser declarado todos os anos, ainda existem muitas dúvidas sobre o processo, dificultando o trabalho do contador. Por isso, elaboramos o Guia do Imposto de Renda 2017 com o intuito de mostrar as informações mais importantes referentes ao IRPF. Você pode baixá-lo gratuitamente aqui.

Nele, também falamos sobre os principais erros cometidos na hora de preencher a declaração e qual a melhor forma de resolvê-los. Aproveitamos também para mostrar as novidades deste ano e todos os documentos que deverão estar à mão na hora de preencher o documento.

As melhores dicas para entregar o Imposto de Renda sem cometer erros

Para montar o guia, contamos com uma ajuda valiosa. Eliandro Prado, da Omegaprice Contabilidade, e Dora Ramos, da Fharos, empresários contábeis de referência no mercado, foram essenciais na realização deste material.

Nossa torcida é a de que você goste do nosso material. Esperamos que as informações aqui disponíveis possam ajudá-lo a melhorar cada vez mais o trabalho realizado em sua empresa.

Caso você tenha dúvidas ou queria conversar sobre o tema, fique à vontade para entrar em contato conosco através do e-mail contadores@nibo.com.br.

Boa leitura!

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O que é a RAIS?

Entre as várias obrigações a serem entregues no começo do ano, destaca-se a RAIS, Relação Anual de Informações Sociais. A declaração é a base de dados mais completa sobre empregadores e trabalhadores formais no Brasil, englobando empreendimentos sem nenhum funcionário até empresas com milhares de empregados.

Por meio dela, é possível determinar o suprimento às necessidades de controle da atividade trabalhista no país, prover dados para a elaboração de estatísticas do trabalho e disponibilizar informações do mercado de trabalho às entidades governamentais. Assim, é possível obter o perfil das empresas e dos trabalhadores brasileiros, possibilitando a elaboração de políticas públicas de emprego e para o pagamento de benefícios.

Quem deve entregar a declaração da RAIS?

São obrigadas a entregar a declaração da RAIS em 2017 todas as pessoas com CNPJ ativo na Receita Federal entre 1º de janeiro e 31 de dezembro de 2016, com ou sem empregados vinculados à empresa. A declaração deve ser feita mesmo que o CNPJ tenha ficado ativo por apenas um dia durante o ano passado.

Dessa forma, estão sujeitos à obrigatoriedade da entrega:

• Empregadores urbanos e rurais;
• Filiais, agências, sucursais, representações ou demais entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior;
• Autônomos ou profissionais liberais que tenham mantido empregados em 2016;
• Órgãos e entidades de administração direta, autárquica e fundacional dos governos federal, estadual, do Distrito Federal e municipal;
• Conselhos profissionais, criados por lei e com atribuições de fiscalização do exercício profissional, e as entidades paraestatais;
• Condomínios e sociedades civis; e
• Cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas.

No caso daqueles que possuem CNPJ, mas são empregados de outra empresa, a RAIS também é obrigatória, mesmo que seja Negativa.

A exceção da obrigatoriedade é apenas para os Microempreendedores Individuais (MEI), que só precisam fazer a declaração caso tenham empregados. Senão, podem fazer a entrega da RAIS Negativa, mas não é obrigatório. Se não entregarem, não sofrerão nenhuma pena.

Quando a RAIS Negativa é obrigatória?

A RAIS Negativa é obrigatória apenas para os CNPJs que que não mantiveram ou empregados ou que permaneceram inativos em 2016. Neste caso, é preciso preencher somente os dados necessários..

Qual é o procedimento de entrega?

A declaração só pode ser entregue pela internet. É preciso baixar o Programa Gerador de Declaração da RAIS, disponível em versões para Windows e Linux. Nele, você preencherá os dados solicitados e depois enviará a declaração para o Ministério do Trabalho por meio das funções “Gravar Declaração” ou “Transmitir Declaração”.

No caso daqueles que precisam fazer a declaração de RAIS Negativo, o documento pode ser preenchido online mesmo, clicando aqui.

O uso Certificado Digital é obrigatório?

O uso do Certificado Digital é opcional nas declarações com até dez empregados. A partir de 11 empregados, a declaração deve ser feita usando um Certificado Digital, disponível no site da RAIS para download.

Qual é o prazo de entrega?

A entrega da declaração da RAIS com base no ano de 2016 deve ser feita até o dia 17 de março de 2017, sem a possibilidade de prorrogação de prazo.

Como evitar erros na hora de fazer a declaração?

Os principais erros na hora de fazer a declaração da RAIS referem-se a informações inseridas equivocadamente. É preciso ficar muito atento a todas as especificações técnicas estabelecidas pelo Ministério do Trabalho para não enviar um documento com informações falsas e, por isso, acabar penalizado. Errar ou omitir dados geram multa, assim como a não entrega do documento.

O que acontece se a RAIS não for entregue?

Quem não entregar o documento no prazo estabelecido ou fornecer informações incorretas, estará sujeito a multa. Os valores variam de acordo com o tempo de atraso na entrega, o número de funcionários da empresa e o número de informações omitidas ou erradas na declaração. O valor mínimo da multa é de R$ 425,64, mas ela poderá chegar a R$ 42.641,00.

Existe a possibilidade de retificação?

No caso de existirem erros ou omissões de informações sobre a empresa ou os empregados na declaração referente ao ano de 2016 (ou seja, a declaração que deve ser entregue em 2017), é possível fazer a retificação. O empregador poderá acessar novamente o programa GDRAIS 2016 para fazer as correções.

Na declaração de retificação, devem ser gravados somente os empregados que foram corrigidos e, quando for o caso, os vínculos a serem incluídos. Os empregados declarados corretamente não devem constar na declaração retificadora para evitar duplicidades.

No caso da inclusão de estabelecimentos ou empregados que foram omitidos anteriormente, o empregador deverá gerar uma nova declaração informando apenas os estabelecimentos ou empregados omitidos. Neste caso, a gravação da declaração deverá contar como nova.

Também é possível fazer a retificação de declarações enviadas em anos anteriores. Para tal, é preciso corrigir as informações utilizando o programa GDRAIS Genérico (1976-2015). Com ele, o empregador poderá retificar documentos dos anos-base de 1976 até 2015. Utilizando o mesmo programa, é possível também enviar declarações referentes a 2015 ou anos anteriores que, por alguma razão, não foram entregues.

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Com o início do ano, chegam também as várias obrigações tributárias acessórias devidas pelas empresas. É nesse momento que o empresário contábil qualificado mostra seu valor e se destaca aos olhos do cliente. Dominar bem todas as regras que envolvem essas tributações é um grande desafio para os profissionais da contabilidade. Por causa disso, eles devem analisar tudo com bastante cuidado para que não haja nenhum erro na hora de entregar os documentos, pois isso poderia implicar em consequências desastrosas para o cliente.

Entre as várias obrigações a serem entregues no começo do ano, destaca-se a DIRF, Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte. O documento é uma obrigação acessória devida por todas as pessoas jurídicas que recolhem tributo e o retêm na fonte. Por meio da DIRF, a Receita Federal pode fiscalizar os contribuintes em relação ao cumprimento da legislação relacionada ao Imposto de Renda, se tornando, dessa forma, um instrumento de combate à sonegação fiscal.

É preciso estar atento, pois o preenchimento e o envio do documento pode provocar muitas dúvidas. Por isso, trazemos algumas informações relevantes que irão ajudar você a entregar a declaração corretamente e sem dor de cabeça.

A DIRF tem como objetivo informar à Receita Federal as seguintes informações:

• Os rendimentos pagos a pessoas físicas residentes no país, nas condições estabelecidas pela lei;
• Os valores de imposto de renda e/ou contribuições eventualmente retidos pela empresa;
• A transferência de valores para residentes ou domiciliados no exterior, a qualquer título, com ou sem retenção na fonte; e
• Pagamentos realizados a plano de saúde coletivo empresarial, ou assemelhados.

Quem deve entregar a DIRF?

A Declaração deve ser entregue por pessoas físicas e jurídicas que efetuam a retenção na fonte do imposto de renda e das contribuições incidentes sobre a folha de salário de seus funcionários. De acordo com os artigos 2º e 3º da Instrução Normativa nº 1.503 de 2014, os seguintes indivíduos devem se comprometer com a entrega da DIRF:

• Pessoas jurídicas de direito privado, inclusive as isentas ou imunes;
• Pessoas jurídicas de direito público;
• Pessoas físicas;
• Empresas individuais;
• Condomínios edilícios; e
• Comitês financeiros dos partidos políticos.

Existe algum caso especial para 2017?

Em decorrência dos eventos excepcionais de 2016, como Jogos Olímpicos e eleições, existem alguns casos especiais que deverão se atentar à entrega da declaração este ano:

• Candidatos a cargos eletivos (inclusive vices e suplentes) que disputaram as eleições municipais de 2016;
• Comitê Organizador dos Jogos Olímpicos Rio 2016 (Rio 2016);
• Entidades nacionais e regionais de administração de esportes olímpicos;
• Comitê Olímpico Internacional, empresas vinculadas e prestadores de serviços;
• Corte Arbitral do Esporte;
• Agência Mundial Antidoping;
• Comitês Olímpicos nacionais;
• Federações desportivas internacionais;
• Empresas de mídia e transmissores credenciados; e
• Patrocinadores dos Jogos Olímpicos de 2016 e dos Jogos Paraolímpicos de 2016..

O uso do Certificado Digital é obrigatório?

O Certificado Digital é obrigatório para todas as pessoas jurídicas na hora de enviar a DIRF, menos aquelas que optaram pelo SIMPLES Nacional. A obrigatoriedade do Certificado Digital também não é aplicada a condomínios edilícios, pessoas físicas e cartórios administrados por pessoas físicas.

Existe um programa para ajudar no envio da DIRF?

A Receita Federal disponibiliza no próprio site um programa específico para ajudar o contribuinte no preenchimento, validação e envio da DIRF. Ele se chama Programa Gerador da Declaração. Uma nova versão é feita todos os anos a fim de informar as últimas alterações tributárias presentas na declaração. Por isso, é preciso que o contribuinte atualize o programa anualmente antes do prazo de entrega da DIRF. Você pode acessar o Programa Gerador da Declaração DIRF 2017 aqui.

Qual é o prazo para a entrega?

A data de entrega inicial havia sido estipulada para o dia 15 de fevereiro, mas o prazo final foi adiado. Agora, a DIRF deve ser entregue até as 23h59min59s do dia 27 de fevereiro de 2017.

O que acontece se a DIRF não for entregue?

O contribuinte que deixar de enviar a declaração, entregá-la fora do prazo estabelecido, apresentar dados incorretos ou omitir informações deverá arcar com o pagamento de uma multa. Ela será de 2% a 20% ao mês calculada sobre o montante do imposto de renda a ser informado na declaração.

Caso a entrega da DIRF ocorra depois do prazo, mas antes da intimação, o contribuinte poderá ter a multa reduzida em até 50%. Se ela for entregue no prazo da intimação, a multa poderá ser reduzida em até 25%.

As multas não podem ser inferiores a R$ 200,00 para pessoas físicas, pessoas jurídicas inativas ou optantes do Simples Nacional. Nas demais situações, a cobrança não deve ser menos do que R$ 500,00.

Já no caso de informações declaradas no documento serem falsas, a multa pode chegar a até 300% sobre o valor indevidamente utilizado como redução do imposto a pagar ou como aumento do imposto a restituir. Essa multa pode ser aplicada tanto ao declarante, quando ao indivíduo que for beneficiado pelo erro.

Como evitar erros na hora de fazer a declaração?

É preciso ficar muito atento a todas as especificações técnicas estabelecidas pela Receita Federal para não enviar um documento com informações falsas e, por isso, acabar penalizado. Errar ou omitir CPF, CNPJ ou beneficiário geram multa, assim como a não correção de irregularidades na DIRF após o prazo fixado em intimação. Outra dica é conferir também os códigos de receita e os valores a declarar, principalmente no caso de valores diferentes.

Existe a possibilidade de retificação?

O contribuinte tem um prazo de cinco anos a partir da data de entrega da DIRF para corrigir possíveis erros na declaração. No entanto, caso essas incorreções sejam detectadas pelo Fisco, o contribuinte será questionado e deverá apresentar a retificação da DIRF em apenas 30 dias a partir da data de recebimento da notificação. A declaração retificada deve ser apresentada pelo mesmo programa pelo qual a original foi enviada, com as mesmas informações, menos aquelas que devem ser corrigidas.

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Afinal, não entregar as obrigações acessórias ou não provar a origem lícita do dinheiro recebido pode ser extremamente prejudicial e levar à falência de qualquer empresa. Por isso, conhecer bem o SPED e saber como ele funciona é essencial para que você não tenha problemas perante a Receita Federal.

Para ajudar você nessa questão, elaboramos o eBook SPED e Malhas Fiscais: Oportunidades e Tendências para 2017. Você pode baixá-lo gratuitamente aqui.

De uma maneira bem clara, trazemos informações valiosas que simplificam esse assunto tão complexo. Assim, ajudamos você a estar de acordo com o que é exigido pelo Fisco.

Além disso, aproveitamos para explicar o que são malhas fiscais e mostrar que buscar a automatização dos processos também é fundamental hoje em dia. Quem não busca se inovar ou atender às demandas vigentes, fica logo para trás.

Conquistando o mercado contábil através do SPED

Sabemos o quanto é importante se inteirar dos assuntos vigentes em sua área. Não apenas para se tornar um destaque no concorrido mercado contábil, mas também para mostrar valor aos seus clientes. Conhecer bem como funciona o SPED e as malhas fiscais e saber quais informações devem ser entregues à Receita Federal podem ser essenciais na hora de fazer a contabilidade de um negócio.

Nossa torcida é a de que você goste do nosso material. Esperamos que as informações aqui disponíveis possam ajudá-lo a melhorar cada vez mais o trabalho realizado em seu escritório.

Caso você tenha dúvidas ou queria conversar sobre o tema, fique à vontade para entrar em contato conosco através do e-mail contadores@nibo.com.br.

Boa leitura!

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O eSocial é um projeto integrante do Sistema de Escrituração Pública Digital (SPED), que pretende simplificar e unificar a entrega das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais em todo país. O documento irá substituir gradativamente a RAIS, a DIRF, o CAGED e a SEFIP e outras obrigações que geram um trabalho hercúleo ao Departamento Pessoal, de RH e de Segurança no Trabalho de qualquer escritório ou empresa.

O eSocial foi instituído em 2014 com o intuito de consolidar os bancos de dados e processos do Ministério do Trabalho e Emprego, da Seguridade Social, da Caixa Econômica Federal e da Receita Federal. Ele também visa revolucionar a maneira que as empresas repassam as informações relacionadas ao vínculo trabalhista e à vida laboral de seus colaboradores, terceirizados e demais sujeitos em condições análogas.

Como vai ser?

A rotina de entregas dessa obrigação acessória será iniciada com o Evento Inicial “o Arquivão”. Ele irá conter todos os cadastros e as tabelas (horários, cargos e salários) de todos os funcionários ativos de cada empresa, preenchendo o banco montado pela Receita Federal do Brasil.

Após esse primeiro envio, a rotina mensal será acrescida dos eventos tempestivos. Ou seja, aqueles que ocorrem com o andamento rotineiro da vida laboral dos colaboradores e afins de cada empresa. É aí que mora o maior desafio: Ter a informação qualificada e entregá-la a tempo para a Receita Federal.

Quais serão os principais problemas com esse SPED?

1)  Revitalização de Cadastros

O sistema de validação que recepcionará os arquivos do eSocial irá verificar o layout e algumas informações básicas, como: a correlação entre os dados de NIS, CPF, nome dos pais e demais relacionados ao reconhecimento da pessoa.

Muitos empregados possuem diversos cadastros na Seguridade Social que impactam no pagamento das obrigações trabalhistas. Eles também têm informações disformes em diferentes documentos, como um sobrenome da mãe a mais em uma única certidão.

Essas inconsistências poderão barrar a entrega do arquivo inicial e dos arquivos tempestivos, impossibilitando assim o envio das demais informações. Outra consequência é a imputação na regra geral de punibilidade dos erros no SPED.

Como prevenir esse problema?

Utilizar o sistema desenvolvido pela Receita Federal para a conferência e revitalização do seu cadastro de funcionários de acordo com a base de dados já existentes. Depois, preencher as demais informações que são solicitadas pela nova obrigação. Como exemplo, as informações de estagiários.

2) Plano de Cargos e Salários e Tabela de Horários

Muitas empresas não possuem um Plano de Cargos e Salários e nem uma Tabela de Horários. Ambos são itens essenciais ao gerenciamento dos colaboradores e da vida em uma empresa. Essa falta de gestão poderá ser rapidamente apontada e identificada através de arquivos contendo horários incompatíveis com a legislação ou por um Plano de Cargos e Salários com remunerações desconexas. Além de servir como prova para possíveis ações trabalhistas, esse tipo de erro será imputado na regra geral do SPED.

Como prevenir esses problemas?

Envolver os líderes da empresa e dos departamentos na criação de um Plano de Cargos e Salários consolidado e revisar a Tabela de Horários existente nas empresas.

3) Atraso na entrega de informações

A maior parte das informações que transitarão no eSocial não pertencem aos escritórios de contabilidade e são produzidas diretamente por seus clientes no cotidiano. Admissões, demissões, férias, atrasos, faltas, justificativas, afastamentos, etc.

O eSocial não reformula e nem endurece as regras oriundas da CLT; apenas as faz cumprir. Dessa maneira, a cultura operacional das empresas para com a rotina trabalhista ainda é incapaz de atender aos prazos da legislação promulgada em 1943.

Processar admissões retroativas, falta de dados e documentação relacionadas à Segurança do Trabalho e outros problemas são comuns na maioria das empresas de contabilidade do Brasil. Com prazos apertados e com esses problemas já citados, será impossível operar o eSocial.

Como prevenir esse problema?

Envolver os demais departamentos da empresa na reestruturação do processo de entrega das informações e produção dos relatórios necessários. É importante também criar uma rotina sólida de recebimento e um canal de atendimentos direto com seu cliente.

Dica Geral

A implantação do eSocial foi adiada inúmeras vezes pela natureza faraônica do projeto. Grande parte desses adiamentos se dão pela inércia dos órgãos governamentais e pela súplica constante das entidades de classe em dizer que o profissional de contabilidade e seus clientes não estão preparados para o Big Data Social que será implantado.

No entanto, esse tempo ganho é de suma importância para a sobrevivência da empresa e do escritório. É fundamental sentar-se com seu cliente e o fazer entender os desafios que estão por vir. Institua o processo hoje, prepare sua carteira, qualifique sua equipe e crie os canais necessários antes da largada ser dada.

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O Sistema Público de Escrituração Digital, conhecido como SPED, faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010). Ele se constitui na informatização da relação entre o Fisco e os contribuintes. A ideia é fazer com que a informatização traga mais agilidade para essa relação, proporcionando mais economia de tempo e de gastos, melhor controle da fiscalização e mais legitimidade e qualidade entre as informações trocadas.

Como funciona o SPED Fiscal?

O SPED Fiscal é uma obrigação acessória que faz parte do Projeto SPED. Trata-se de um arquivo digital que se constitui dos registros de todas as operações e cadastros que possam influenciar na apuração do IPI e ICMS.

A responsabilidade pela geração desse arquivo é da empresa contribuinte, que deve fazê-lo mensalmente. Para tanto, ela deverá extrair e submeter as informações ao Programa Validador e Assinador (PVA), que é fornecido pelo próprio SPED através do site da Receita Federal do Brasill.

Após ser validado pelo PVA, a legislação obriga que esse arquivo seja assinado digitalmente e transmitido, via Internet, ao ambiente SPED da Receita Federal. Essa assinatura deve ser feita por meio de um certificado digital (e-CNPJ), emitido por uma autoridade certificadora credenciada.

Quais são os principais problemas que podem acontecer na entrega do SPED Fiscal?

• A falta de Notas Fiscais emitidas contra o CNPJ na escrituração do SPED

Normalmente, o contador recebe de seus clientes todas as notas geradas em suas vendas. Contudo, grande parte dos contadores têm problemas quanto ao recebimento das notas emitidas contra uma empresa. Ou seja, aquelas relacionadas às compras que o cliente faz de insumos e produtos. A não escrituração de uma nota pode acarretar em uma série de erros na apuração dos impostos e inexatidões nos cadastros e registros do arquivo. Outro problema é o não-uso da Nota Fiscal Eletrônica em seu formato digital – o famoso arquivo .xml. Não usá-lo significa a perda de, no mínimo, 400 campos que trazem informações ricas para a construção da obrigação acessória.

Como evitar esse problema?

Garanta o recebimento no prazo certo das notas emitidas pelos fornecedores do cliente em formato digital.  Aproveite e assegure também uma armazenagem segura desses arquivos por cinco anos fiscais, que é o prazo que a Receita Federal tem para auditar o SPED.

Você também pode procurar por softwares específicos para a resolução deste problema. Existem muitos no mercado.

• A escrituração de Notas com erros na emissão (CFOP, CST e impostos por produto)

Muitas vezes, a pessoa responsável por emitir Notas nas empresas não tem preparo na área fisca. Ou seja, ela não entende quais são as codificações e tabelas relacionadas ao tipo de operação, à substituição tributária e à apuração dos impostos de cada produto. Os sistemas de ERP também podem conter erros de cálculo e parametrização que acarretam no comprometimento de todo o processo.

Dessa maneira, muitas Notas emitidas com erros primários acabam compondo as obrigações acessórias enviadas para a Receita Federal. Assim, elas acumulam pontos no sistema de auditoria do Fisco e acarretam nas multas previstas pela legislação do SPED.

Como evitar esse problema?

Analisar toda essa complexidade a olho nu é impossível. A melhor prática seria utilizar sistemas de pré-auditoria que identifiquem esses erros e apontem as correções necessárias. Cerca dos 75% dos erros identificados no Validador da Receita Federal e na auditoria posterior estão relacionados ao não escrutínio das NF-e.

Entendidos os erros, outra prática ideal é dar o feedback ao cliente daquilo que está errado na emissão das Notas.

• Informações inexatas no Cadastro de Terceiros e Clientes e a comercialização com empresas inaptas

O Cadastro de Terceiros (Fornecedores e Clientes) também é colocado no SPED e normalmente advém de informações antigas, datadas do dia em que um elemento foi inserido no sistema de processamento do contador. Algumas são dotadas de uma dinâmica quanto à sua atualização: endereços, QSA e outros componentes. Informar no SPED um Cadastro de Terceiros com endereços desatualizados é certeza de que tais erros computarão no sistema de auditoria da Receita e gerarão multas relacionadas a tal.

Outro problema está em fazer negócios com empresas inaptas. Essa situação também é dotada de dinâmica e pode ser alterada várias vezes durante as primeiras 24 horas no site da Receita Federal. Além disso, é considerado errado enviar uma operação que não deveria existir para o Fisco. Existe até mesmo uma legislação específica que trata e tipifica essa prática.

Como evitar esse problema?

Busque meios de automatizar o processo de conferência do Cadastro de Terceiros – alguns sistemas no mercado realizam esse processo através de consultas constantes ao Cadastro do CNPJ – e sempre atualize a base de dados do sistema contábil.

Entenda mais sobre o SPED Fiscal

O SPED Fiscal é hoje assunto obrigatório para todos os contadores que desejam estar atualizados com a demanda do mercado.

Se deseja saber mais informações sobre o tema, assista ao nosso webseminário sobre Malhas Fiscais com o professor e especialista em SPED, Edgar Madruga, ou mande um e-mail para  contadores@nibo.com.br. Ficaremos felizes em conversar com você.

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O primeiro conselho que um empresário brasileiro tarimbado pode dar para um empreendedor de primeira viagem é sempre o mesmo. Contrate um bom contador. O “bom contador” é fundamental na trajetória de um empresário tupiniquim por dois motivos.

Primeiro, porque o “bom contador” é diligente no seu trabalho, não cria problemas para a sua empresa e não te expõe desnecessariamente a penalidades e multas. Em segundo lugar, porque, até aqui, o “bom contador” resolvia a vida do empresário sozinho. Ele se virava para fazer o seu trabalho e entregar declarações para o governo com dados faltantes, incompletos e incoerentes, devido, em grande parte, à pouca cooperação de empresários como eu.

Pois bem, este tempo acabou. Mudanças recentes implementadas pelo Governo Federal fazem com que, a partir de agora, o contador não possa mais se virar sozinho. Para não ter problemas seríssimos com a Receita, empresários pouco diligentes terão que trabalhar a quatro mãos com seus contadores, de preferência fazendo sua contabilidade online. Veja abaixo três mudanças implementadas pela Receita Federal e os impactos que terão para você!

E-Financeira

Todas as transações financeiras que ocorrerem no Brasil desde dezembro de 2015 serão enviadas para a Receita Federal por bancos e demais instituições financeiras. Este é o último elo que faltava para alimentar o T-REX, maior sistema de cruzamentos de dados financeiros, contábeis e fiscais do mundo, e que foi desenvolvido para combater a sonegação fiscal no país.

Mas por que você deve se preocupar com isso? Porque esse sistema vai pegar tanto sonegadores como empresas desorganizadas que tiverem lançamentos contábeis não compatíveis com suas transações financeiras.

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Sped Contábil

Essa é uma obrigação super trabalhosa e detalhada que o seu contador envia para o governo. É composta basicamente dos seus demonstrativos contábeis em formato eletrônico. O que a Receita faz com isso? Alimenta o T-REX, obviamente. Começou em 2009 para empresas de lucro real; em 2015 passou a cobrir empresas de lucro presumido que distribuem lucro acima do limite de presunção; e já se fala que será ampliada para todas as empresas de lucro presumido.

Para gerar o Sped Contábil da sua empresa, o seu contador precisará saber o detalhe de tudo que entrou e de tudo o que saiu das suas contas bancárias. Nome do cliente e do fornecedor, valor, natureza da despesa e da receita, etc. Você não pode mais imprimir um extrato do banco no final do mês e mandar pelo motoboy para o seu “bom contador” se virar. Ele não tem bola de cristal, não vai conseguir deduzir essas informações e quem vai se dar mal é você.

Atrasos na entrega do Sped geram multas pesadas que variam de R$ 500 a R$ 1.500, já declarações incompletas ou inexatas podem custar 3% do faturamento anual da sua empresa.

Para mais informações sobre o Sped Contábil clique aqui.

Desenquadramento do Simples

Pouca gente sabe, mas a não apresentação de registros contábeis coerentes e organizados é uma das causas de desenquadramento do Simples. Isso está bem claro na lei complementar 123 de 2006, seção VIII, art 29 que diz “A exclusão de oficio das empresas optantes pelo simples dar-se a quando: (…) VIII – houver falta de escrituração do livro-caixa ou não permitir a identificação da movimentação financeira, inclusive bancária”.

O desenquadramento do Simples gera um aumento doloroso de impostos e encargos sociais que a sua empresa não precisa ter. Para evitar este caso, também será fundamental uma boa cooperação com o escritório contábil da sua escolha.

Para saber outros motivos de desenquadramento do Simples clique aqui.

O impacto negativo desses três itens apresentados acima é incalculável para qualquer empresa. Multas altíssimas, juros monstruosos, autuações, aumentos de custos e muita dor de cabeça.

Como passar longe deste problema

Tenha uma conversa franca com o seu contador. Cumprir com essas obrigações é uma responsabilidade compartilhada entre vocês dois. Explique para ele como você organiza suas finanças, seja franco com relação ao tempo que você tem para preparar e enviar essas informações.

Tenho certeza de que, juntos, vocês estruturarão um processo e escolherão ferramentas que funcionarão bem para os dois lados. O Nibo foi desenvolvido com esse objetivo, ajudar empresários e contadores a se integrarem melhor, a desperdiçarem menos tempo com burocracia e a focarem suas energias no desenvolvimento do seus negócios. Faça uma visita no nosso site e veja como podemos ajuda-lo!

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Demonstração do Resultado do Exercício, também conhecida como DRE, é um documento contábil de demonstração cujo objetivo é detalhar a formação do resultado líquido de um exercício pela confrontação das receitas, custos e despesas de uma empresa, apuradas segundo o princípio contábil do regime de competência (receitas e despesas devem ser incluídas na operação do resultado do período em que ocorrem). Em outras palavras, uma DRE apresenta o resumo financeiro dos resultados operacionais e não operacionais de uma empresa.

Para fins legais de divulgação, ela abrange o período estabelecido como exercício financeiro, que normalmente vai de janeiro a dezembro (12 meses). Entretanto, também pode ser elaborada mensalmente para fins administrativos e trimestralmente para fins fiscais.

Para que serve a DRE?

A DRE é uma ferramenta contábil utilizada para verificar a saúde financeira de uma empresa, ou seja, ela mostra qual lucro (ou prejuízo) a empresa terá se conseguir realizar o que está sendo planejado. Esse tipo de controle financeiro ajuda os gestores a terem uma visão mais realista sobre as decisões que devem ser tomadas, a fazer provisões mais realistas e a saber se existe viabilidade econômica para determinados investimentos, por exemplo.

Como fazer uma DRE?

Os tópicos que devem ser discriminados em uma DRE, assim como a ordem das informações que constam da sua estrutura, são definidas por lei, portanto, não há margem para alterações ou personalização de conteúdo, independentemente do porte da empresa em questão.

A estrutura da DRE segue o seguinte esquema:

• Na primeira linha é apresentada a Receita Bruta de Vendas e dela são deduzidas as devoluções de vendas, os abatimentos, os descontos comerciais cedidos e os impostos. A esse resultado dá-se o nome de Receita Líquida de Vendas;
• Dessa Receita Líquida, deduz-se o custo das mercadorias e dos serviços vendidos, chegando-se ao Lucro Bruto;
• Do Lucro Bruto, subtraem-se todas as despesas operacionais, financeiras, operacionais, gerais e administrativas. Inversamente, acrescentam-se aí as receitas operacionais e, então, chega-se ao Lucro (ou Prejuízo) Operacional Líquido.
• A partir desse resultado, serão acrescentados (ou dele deduzidos) os resultados não operacionais, tais como as participações de debenturistas, empregados, administradores, partes beneficiárias, etc. Chega-se então ao Lucro Líquido do Exercício (LLE), objetivo final de toda DRE.

Modelo exemplificativo de DRE

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O sistema é organizado juntamente pela Comissão Nacional de Classificações-CONCLA, pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística-IBGE e pela Secretaria da Receita Federal.

Todos os agentes econômicos, públicos e privados, que atuam na produção de bens e serviços, inclusive estabelecimentos agrícolas, pessoas físicas autônomas e instituições sem fins lucrativos, devem constar do cadastro.

Objetivos

Melhorar a qualidade das informações dos cadastros que dão suporte às decisões da administração pública nas esferas municipal, estadual e federal na área econômico-tributária.

E por que é tão importante saber a classificação das atividades no CNAE?

Porque é através desse sistema de padronização que as empresas saberão, exatamente, em qual código CNAE suas atividades se enquadram.

Além de evitar multas, a correta classificação pode, entre outras vantagens, definir, inclusive, o regime tributário de uma empresa.

Vejamos alguns exemplos de benefícios gerados pela correta classificação CNAE:

• Desoneração da Folha de Pagamentos

Uma das maneiras de saber se sua empresa deve pagar contribuição sobre a folha de pagamento ou sobre o faturamento é conhecendo o código CNAE que define a atividade por ela exercida. Dessa forma, uma classificação precisa, nesse sentido, pode evitar o pagamento de tributos incorretos, por exemplo. Para tanto, é fundamental uma análise criteriosa, por parte do empresário, no sentido de definir exatamente as atividades realizadas pela empresa.

• Correto enquadramento sindical

Cada sindicato possui suas próprias convenções que, por suas vezes, apresentam obrigações distintas. Essas obrigações podem interferir no piso salarial, na imposição dos benefícios da categoria, na carga horária de trabalho, ou em outras obrigações que podem ser equivocadamente acatadas caso haja erro na classificação do CNAE. Logo, um erro de classificação nesse caso pode acarretar desde pagamentos indevidos, à falta de cumprimento de obrigações que podem, entre outras consequências, gerar altíssimas multas.

• Evitar pagamento de tributos incorretos

Alguns órgãos têm a data de vencimento dos tributos determinada pelo CNAE. Sendo assim, uma classificação errada pode, possivelmente, forçar a antecipação de um pagamento ou até mesmo implicar no pagamento de um imposto em atraso, o que pode gerar juros e multas desnecessárias.

• Usufruir dos benefícios do Simples Nacional

É pela classificação do CNAE que se define se uma empresa pode ou não se enquadrar no regime do Simples Nacional, logo, um enquadramento errado pode excluí-la desse regime, obrigando-a a outros regimes tributários menos benéficos.

Como saber se sua empresa se enquadra no Simples Nacional pelo código CNAE?

Antes de mais nada, você deve encontrar o código CNAE correspondente às atividades realizadas pela sua empresa. Em seguida, consulte o Anexo VI da Resolução CGSN, no site da Receita Federal  para saber se ele é ou não impeditivo para o Simples Nacional.

Empresas da subclasse 3511-5/01 – transmissão de energia elétrica -, por exemplo, não podem se registrar no regime do Simples Nacional.

Como consultar a CNAE?

O número do CNAE é composto por 7 dígitos, sendo uma classificação estruturada de forma hierarquizada em cinco níveis, com 21 seções (primeiro dígito), 87 divisões (segundo dígito), 285 grupos (terceiro dígito), 672 classes (quarto dígito + um dígito verificador) e 1318 subclasses (dois dígitos após o dígito verificador). Exemplo: 6821-8/01 – Corretagem na compra e venda e avaliação de imóveis.

Este número deve ser determinado no momento do cadastro do CNPJ da empresa, para especificar quais atividades serão seu objetivo.

Vale lembrar que, mesmo que sua micro ou pequena empresa realize, simultaneamente, várias atividades permitidas pelo o Simples Nacional, basta uma delas ser impeditiva para que a empresa não esteja mais apta a se registrar por esse regime.

Para consultar em qual classificação sua empresa se encaixa, você deve consultar o site da CNAE e digitar a palavra-chave ligada à atividade da sua empresa na caixa de pesquisa. Por exemplo, escreva comércio de bebidas, clique em pesquisar e escolha, dentre as opções disponíveis, aquela que melhor se adaptar ao seu negócio.

Outra opção é clicar em “Estrutura”, observar as telas com as divisões gerais das atividades do CNAE e ir clicando sobre as opções apresentadas, na medida em que forem ficando mais específicas.

Por exemplo, se você tem uma escola de educação fundamental, deverá clicar em “Estrutura” e então:

85 – Educação

851 – Educação infantil e ensino fundamental

8513-9 – Ensino fundamental

Se você ainda tiver dúvidas em relação ao CNAE, não pense duas vezes antes de deixar sua pergunta na nossa seção de comentários!

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