Com as mudanças no cenário contábil nos últimos anos, muito se exigiu em know-how humano e tecnologia para cumprir com tantas obrigações. Estas obrigações impostas às empresas (e automaticamente repassadas aos seus contadores) são tantas e tão rapidamente se alteram, que ficou impossível que o Contador se separe da tecnologia! A sensação é que ficamos sempre desatualizados com nossas ferramentas. Mas não se desespere!
O primeiro ponto é avaliar o seu sistema atual. Muitas vezes o contador não conhece, por falta de treinamentos e até de tempo, a ferramenta e tudo o que ela lhe oferece. Então, se adota processos manuais para situações que o seu sistema já contempla. Converse com seu fornecedor atual de software contábil sobre as dificuldades que te fazem pensar nessa possibilidade de troca!
Outra questão relevante é: se você faz uso de tapa-buracos ou soluções adicionais, para o bom andamento da sua rotina. Questione qual é o custo benefício dessas pequenas soluções e se é maior que o custo benefício de uma ferramenta que te oferece uma solução mais completa. Isso é muito particular para cada empresário contábil, pois varia de acordo com os processos adotados. Se você avalia esse custo x benefício como alto, é bom um indicador de que você deveria cogitar uma troca.
Feito isso, responda honestamente os seguintes tópicos com relação ao seu sistema contábil atual:
- Tenho segurança das informações armazenadas no meu sistema?
- Há integração entre os módulos, de forma confiável e sem redigitar as informações?
- 70% ou mais do meu processo é aderente ao sistema? (ou seja, se faço manualmente 30% ou mais do meu processo manualmente por falta de recursos do sistema)
- Há integração com os sistemas dos meus clientes?
- Tenho nele informações gerenciais que me permitem tomar decisões embasadas?
Se 3 ou mais respostas foram negativas, é bom começar a se preparar para trocar seu sistema contábil. Nos tempos atuais qualquer ferramenta para contabilidade que se preze, deve cumprir com as questões acima, que são basicamente para sua segurança e de seu cliente. Caso 1 ou 2 questões sejam negativas, converse com seu fornecedor de software, pois sempre há novidades.
E lembre-se: a troca é um processo que requer muita energia de todos os envolvidos, como qualquer mudança você passará por um período de adaptação para depois colher os benefícios!
