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Você já emite nota fiscal para a sua empresa? A emissão do documento é obrigatória para quase todos os negócio e pode ser útil para a gestão financeira, além de garantir os direitos dos seus clientes.
Por isso, vamos explicar o que é a Nota Fiscal (NF) e suas variações, os principais benefícios e quais são os principais erros cometidos pelas empresas.
O que é Nota Fiscal?
A nota fiscal é um documento que registra a atividade da sua empresa, seja ela uma prestação de serviço ou para venda de determinado produto. É por meio desse comprovante que a Receita realiza sua fiscalização e recolhe impostos (como ICMS) decorrentes dessas transações comerciais. Para a maior parte das empresas, emitir nota fiscal é obrigatório por lei (Artigo 47 da Lei nº 4.502) e violar pode configurar como crime de sonegação.
O único isento é Microempreendedor Individual (MEI), que só é obrigado a gerar nota fiscal quando realiza um negócio com outras pessoas jurídicas, ou seja, empresas, ONGs e órgãos públicos.
Existem alguns tipos de nota fiscal, que variam de acordo com a atividade da empresa. Veja alguns a seguir:
• Nota Fiscal (NF):registra a venda e compra de produtos;
• Nota Fiscal de Serviços (NFS):comprova a prestação de serviços;
• Nota Fiscal do Consumidor (NFC): é emitida no comércio de varejo e pertence ao cliente.
O que é a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
Esta é uma atualização na forma de gerar os comprovantes para empresas. A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) tem o mesmo valor legal que a nota fiscal comum que vimos acima, a única diferença é a forma de emissão.
No modelo tradicional a nota é preenchida manualmente, enquanto a nota eletrônica é emitida e armazenada por um programa de computador. Muitos empreendedores que estão começando suas atividades optam pela emissão de forma manual, o que pode gerar diversos problemas, como erros de digitação, pagamento de multas, perda de arquivos e tudo isso se intensifica conforme as vendas aumentam. Essa demanda de tempo e grande quantidade de erros é o que está fazendo cada vez mais negócios optarem pela emissão eletrônica.
Assim como as convencionais, a nota eletrônica também possui variações, dependendo do tipo de atividade que sua empresa realiza, por exemplo: NFS-e (Nota Fiscal Eletrônica de Serviços) e NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias).
Como emitir a Nota Fiscal Eletrônica?
A Nota Fiscal Eletrônica possui alguns requisitos para sua emissão, a seguir veremos passo a passo as etapas necessárias:
• Solicitar seu credenciamento. Como emissora de NF-e na Secretaria Estadual ou Municipal de Fazenda ou Finanças dos estados em que possua estabelecimentos;
• Adquirir certificação digital.A1 ou A3 (emitido por Autoridade Certificadora credenciada pela ICP-Brasil) que vai assegurar a autenticidade da nota fiscal emitida pela sua empresa;
• Utilizar um software ERP ou emissor de notas. Os softwares ERP são ferramentas de planejamento de recursos empresariais, que dentre diversas funções podem emitir Nota Fiscal. E existem os programas específicos emissores de nota disponíveis no mercado gratuitos ou pagos.
Qual a importância da Nota Fiscal?
Agora que apresentamos melhor o documento e suas variações, vamos entender qual a importância da nota fiscal para as empresas. O documento garante a legalidade das atividades comerciais e também regulariza os tributos, oferece credibilidade ao negócio e ajuda a visualizar e controlar entradas e saídas do caixa. Para o consumidor, o registro é essencial e possibilita trocas e devoluções.
E quando se trata da Nota Fiscal Eletrônica os benefícios para o empreendedor são muitos, porque a digitalização permite a realização de processos em escala de forma padronizada, que oferece uma maior confiabilidade nos dados. Esses são os principais tópicos que são beneficiados pela NF-e:
• Maior confiabilidade da nota fiscal;
• Facilitação e assertividade para administração contábil;
• Maior controle financeiro;
• Otimização da emissão, envio e armazenamento das notas fiscais;
• Diminuição de erros e retrabalhos.
A possibilidade de integração com plataformas de gestão financeira é também um ponto de destaque, facilitando a organização financeira. Além disso, esse tipo de nota serve tanto para comércio físico quanto para e-commerce, o que já facilita muito a rotina no departamento financeiro.
Qual a diferença entre DANFE, Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e XML?
Alguns dos documentos emitidos pelas empresas causam confusão quanto a sua utilidade, então vamos compreender melhor para que servem e qual a diferença entre DANFE, Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e XML.
O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é um comprovante físico, impresso em papel da Nota Fiscal Eletrônica. O DANFE não possui valor jurídico e não pode ser usado para comprovar venda. A função deste documento é ratificar a origem de mercadorias que estão em trânsito. Ou seja, durante o transporte de um produto, que tem NF-e, o DANFE precisa ser transportado junto.
O Arquivo XML é a base da NF-e que contém todas as informações daquela transação, ele é o formato utilizado para fazer o download da Nota Fiscal Eletrônica.
4 erros comuns para você evitar na hora de emitir Nota Fiscal
Para fechar, vale a pena ressaltar alguns dos deslizes cometidos por quem emite nota fiscal, que podem se tornar problemas sérios. Vamos fugir desses erros com essa lista de 4 itens para se ter atenção:
1. Errar o tipo de Nota Fiscal: o tipo de nota depende da natureza da operação, se o documento não for correspondente à atividade você pode ter problemas com a fiscalização, por isso é importante conferir qual a nota correta para suas transações. Vale consultar seu contador ou contadora sobre o assunto e não deixar esse processo sem a devida atenção. Um exemplo é quando empresas estão gerando notas iguais para todas as situações, sem se preocupar com classificação correta.
2. Usar dados incorretos:a verificação das informações é de extrema importância. A data da emissão é uma questão constante, já que muitas empresas emitem o documento no momento diferente da venda. Mas, além da data, são diversos itens que precisam de atenção para não serem preenchidos de forma errada, como preços, prazos, CNPJ e outras informações de identificação.
3. Errar o CST (Código de Situação Tributária da mercadoria) ou CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações):o CST é o número que determina a tributação aplicada a cada produto. São 3 dígitos usados para identificar características do produto. Já o CFOP identifica uma operação e seu destino, a partir dos 4 dígitos é possível saber se é uma entrada ou saída; se é uma operação estadual, interestadual ou com o exterior. É importante ter certeza de que os números estão de acordo com o produto/ serviço.
4.Não usar corretamente o certificado digital:para emissão de NF-e, é necessário a certificação digital, que possui duas modalidades (A1 e A3). Em ambos os casos é preciso que as informações estejam atualizadas e as configurações estejam corretas. A diferença entre o tipo A1 e A3 está basicamente no modo de armazenamento: o A1 é um arquivo, que fica armazenado no computador em que será usado, já o A3 fica salvo em uma mídia (cartão ou token).
Esses são pontos de atenção para você que possui alguma dúvida sobre a emissão de notas, tem mais alguma dúvida? Manda para gente aqui nos comentários.
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