Um deles diz respeito à gestão de férias dos funcionários, ponto que atinge a todas as organizações, mas é mais sensível para aquelas cujo quadro de colaboradores é menor.

“Embora o eSocial não mude regras sobre férias, a sistemática do programa e a necessidade de comunicar em tempo real os fatos faz com que as empresas precisem se organizar rapidamente”, alerta Silvinei Toffanin, diretor da Direto Contabilidade, Gestão e Consultoria. “Temos recomendado a nossos clientes que, além de uma revisão completa de processos e rotinas, criem também estruturas minimamente organizadas de Recursos Humanos”, completa.

Ele defende que essa revisão de processos e rotinas inclua:

1. O saneamento de cadastros de funcionários já contratadosA empresa precisa ter certeza de que os documentos dos colaboradores estejam atualizados e contenham os dados corretos. Num exemplo simples: que seu endereço esteja atualizado, que seu RG tenha o nome e o sobrenome de casado, se ele tiver casado recentemente, que seu CPF não tenha o nome de solteiro e o CPF de casado.
2. A adoção de cadastros cada vez mais rigorosos nas novas contrataçõesÉ importante saber os dados com exatidão, como data correta de contratação, informação que tem relação direta com o mês em que ele gozará férias.

A estrutura mínima para atender aos impactos do esocial:

1. Seria composta por ao menos uma ou duas pessoas, de preferência com boas noções de contabilidade e gestão
2. Teria disponibilidade de ferramentas tecnológicas, como um software de gestão para colocá-las em contato permanente com o contador

Se a empresa não pode ter um departamento de RH parrudo, que ao menos delegue a uma pessoa as funções típicas da área, tais quais gerenciar o fluxo de contratações, demissões e férias de forma que setores da empresa não sofram sobrecarga de trabalho quando funcionários forem gozar férias.

Toffanin observa que, para os empregados, pouca coisa muda com o eSocial no que se refere às férias. “Eles continuarão a receber o aviso de gozo de férias e também o recibo. O governo sinalizou que, no futuro, pode até eliminar esses documentos em papel. Mas se e quando isso ocorrer, a tendência é que os funcionários passem a receber essa documentação eletronicamente.”

Outro ponto relevante do eSocial é que o programa tem como um de seus objetivos centralizar e aumentar o controle do governo sobre essas informações, eliminando qualquer flexibilidade ou jeitinho. Ou seja: os fatos precisam ser de forma ágil para evitar multas para as organizações. Quando o tema em questão envolve férias, por exemplo, práticas comuns em algumas empresas, tais como acumular férias ou usufruí-las em prazos diferentes daqueles informados em documentos pró-forma, perdem o sentido prático.

“Por conta disso as empresas vão precisar se comunicar com seus contadores com muito mais frequência, utilizando sistemas de gestão e ferramentas com maior eficiência. O contador precisará receber informações com qualidade e antecedência de um mês para poder fazer a comunicação adequada. Aquele negócio de férias retroativas ou coisas do tipo terão de ser banidos”, avisa Toffanin.

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Empresas de menor porte reveem processos e melhoram qualidade dos cadastros para se adaptar ao programa governamental

As pequenas e médias empresas serão as mais impactadas pela chegada do eSocial. Como contam com departamentos de Recursos Humanos enxutos e são muito dependentes do trabalho de seus contadores, as organizações de menor porte terão um caminho mais longo a percorrer.

Segundo especialistas, por conta desse maior grau de dificuldade, já é preciso colocar a mão na massa. As empresas têm de arrumar a casa para se adaptar. Na prática, isso significa melhorar a qualidade dos cadastros dos atuais funcionários e também daqueles trabalhadores que serão contratados.

Trata-se de um passo fundamental para cumprir o programa governamental, que torna automática e padronizada a transmissão de informações trabalhistas e previdenciárias.

“Sabemos que no momento de transição para o eSocial a carga de trabalho dos contadores irá aumentar bastante, mas ele não poderá fazer tudo sozinho. As empresas menores precisam melhorar os processos internos para produzir um fluxo de informações que tenha maior organização e consistência”, alerta Wilson Gimenez Júnior, vice-presidente Administrativo do Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas no Estado de São Paulo (Sescon-Sp).

Quando estiver em vigor, o eSocial impedirá, por exemplo, que um funcionário comece a trabalhar numa empresa antes de ter sua contratação e registro formalizados com documentos.

“Essa prática, embora sempre tenha sido vedada pela CLT, infelizmente era usada por empresas menores. O funcionário assinava um papel com uma data retroativa depois e pronto. Como com o eSocial o registro passa a ser digital, esse expediente vai acabar de vez”, comenta Gimenez.

  Alta rotatividade

Empresas que atuam em setores com alta rotatividade de mão de obra também começam a se mexer para dar conta dos desafios trazidos à tona pelo eSocial.

“Já alertamos nossos clientes das áreas de comércio, indústria e mão de obra temporária sobre a necessidade de sanear cadastros para eliminar erros ou inconsistências. O eSocial altera a dinâmica de comunicação das contratações e faz com que as empresas precisem manter contato mais frequente com seu contador. Só assim a transmissão de dados acontecerá da forma correta”, explica Silvinei Toffanin, diretor da Direto Contabilidade, Gestão e Consultoria.

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A ordem do dia é fazer mais com menos. Isso, porém, só é possível quando os gestores das companhias contam com ferramentas de análise de dados eficientes e de fácil aplicação na rotina do negócio.

Uma boa forma de colocar isso em prática é utilizar o conceito de Centro de Custos. Ele consiste em desmembrar a organização em pequenos pedaços para observar quais deles são mais eficientes, produtivos ou, por outro lado, fontes de desperdício de recursos.

O Centro de Custo pode ser uma unidade fabril ou uma planta, no caso de uma companhia industrial, um departamento, se a empresa atuar na área de serviços, ou ainda um projeto, caso, por exemplo, de prestadores de serviços, como escritórios de advocacia ou arquitetura.

É fundamental, no entanto, que empresas e contadores não confundam Centro de Custos com categorias ou contas contábeis.

O significado de categorias ou contas contábeis está diretamente ligado à natureza dos gastos, tais como imposto sobre venda, despesas com pessoal, aluguel e viagens.

Já os diferentes departamentos das companhias – marketing, vendas e financeiro – devem ser considerados Centros de Custos.  A mesma lógica se aplica a fábricas ou projetos distintos.

Outra recomendação importante é que, sempre que possível e se a estrutura da empresa permitir, exista um profissional responsável pela gestão de cada Centro de Custo. Esse gestor deve ser cobrado periodicamente, o que amplia as chances de que engaje sua equipe na busca por bons resultados. O objetivo é que essa engrenagem impulsione ganhos de eficiência operacional na organização.

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Preencher formulários, calcular tributos e informar quando o governo cria uma norma que precisará ser cumprida em breve são alguns dos serviços corriqueiros que os contadores prestam no dia a dia aos seus clientes. No entanto, essas nem de longe estão entre as tarefas que os profissionais de contabilidade mais consideram relevantes.

“É claro que é preciso ser eficiente no cumprimento de leis, na apuração de dados, mas os contadores não podem mais se contentar em ser meros apagadores de incêndio e fazedores de DARF”, alerta Valter Padovani, Gestor Contábil e RH /Accounting Manager Department da Albatroz Assessoria Contábil.

“O contador moderno precisa mostrar a seu cliente que pode contribuir produzindo informações de qualidade. Quando bem utilizadas, elas se transformam num precioso instrumento de gestão”, defende.

Fazer com que os clientes percebam o trabalho do contador como algo de caráter estratégico – e não apenas como cumprimento de normas e entregas de documentos -, não é trivial, admitem profissionais da área.

“O governo vem conseguindo ampliar a arrecadação bem como agilizar processos por meio de sua inteligência fiscal e tecnológica. O problema é que grande parte das empresas não se adaptou a esta nova realidade e ainda está na fase de enviar todas as notas, extratos e documentos ao contador para que sejam lançados”, exemplifica Marcelo Menato, Diretor da Conteto Serviços Contábeis.

Para ele, ao sobrecarregar o trabalho dos contadores, os clientes são os que mais saem perdendo. Afinal, quando têm de lançar todos os documentos de ordem fiscal, trabalhista e financeira de uma companhia, os profissionais de contabilidade investem muito do seu tempo.

“A consequência é que fica mais difícil fornecer informações e análises de qualidade, e o tratamento contábil fica prejudicado, mais pobre”, pondera Menato.

Padovani e Menato concordam também em outro ponto: adotar um software de gestão, como o oferecido pelo Nibo, é fundamental para escritórios de contabilidade que pretendem ampliar a carteira de clientes sem perder a qualidade no atendimento.

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