Com o passar dos anos, as relações de negócios têm sofrido frequentes mudanças, principalmente no que diz respeito à facilidade de comunicação, à agilidade nas decisões e à interatividade entre empresas e clientes. Essas mudanças são frutos das necessidades do mercado, que foram surgindo com o avanço da tecnologia, mais especificamente após o advento da internet. E goste você ou não, o impacto das mudanças também atingiu a contabilidade. Conclusão? A tecnologia hoje é essencial para o atendimento contábil.
Mesmo sofrendo resistência de muitos contadores à moda antiga, ainda adeptos ao papel, as influências tecnológicas já são realidade nos escritórios contábeis. Pensem no quanto a internet revolucionou as entregas das declarações de imposto de renda, por exemplo. Até pouco tempo eram feitas à mão ou entregues por disquete e, hoje em dia, já podemos até falar de contabilidade online.
Uma das últimas novidades que impactaram o trabalho do contador foi a implantação do Sped Fiscal, que tem como premissa a consolidação das escriturações fiscal e contábil dos sistemas empresariais, dentro de um formato digital específico e padronizado.
Portanto, se a tecnologia impacta todos os setores da sociedade, ela deve estar presente no seu escritório também. Não há mais como se prestar um atendimento de excelência sem fazer uso dela. Imaginem depender de office boys para fazer entregas de documentos quando se pode fazê-los online? Ou perder prazos por falta de organização? A velocidade dos acontecimentos não nos permite mais isso!
- Há que se fazer uso de ferramentas tecnológicas para se ter praticidade frente a tanta burocracia que os escritórios têm que encarar;
- Há que se utilizar de calendários virtuais que avisem sobre prazos, automaticamente;
- Há que se oferecer plataformas para que clientes e empresas interajam;
- Há que se ter acesso rápido a documentos, sem encarar pilhas de papel.
Enfim, não se pode mais perder oportunidades de negócios por falta de tecnologia. E, já que é assim, dê uma lida no que vamos te contar. Você vai entender por que a tecnologia não pode mais faltar no seu atendimento.
Calendários virtuais
Todos nós sabemos o quanto pode doer no bolso perder alguns prazos. Verdade que nem sempre é por esquecimento. Muitas vezes os próprios clientes atrasam a entrega de documentos gerando multas bem salgadas. Mas e se tivermos um calendário que nos avise da proximidade das datas limites? Melhor, e se ele nos lembrar de avisar nossos clientes sobre as datas limites que se aproximam? Os clientes podem até ficar bravos, num primeiro momento, mas quando souberem do quanto estarão sendo poupados, vão te amar para sempre!
Plataformas interativas
Já pensaram em disponibilizar uma plataforma que permita uma comunicação direta com seus clientes, por onde você possa trocar informações, documentos, planilhas e várias outras informações relevantes para agilizar tanto o seu, quanto o trabalho do seu cliente?
Esse tipo de facilidade, além de agilizar sua rotina, contribui para fidelizar seu cliente que terá seu trabalho consideravelmente reduzido. Existem softwares de gestão que oferecem não só essa, como várias outras ferramentas que facilitam essa troca entre contador e cliente.
Armazenamento virtual de documentos
Imaginem um escritório que está no mercado há uns 15 anos e ainda mantém seus documentos todos armazenados em pastas. Quantas pilhas de papel não devem existir? Pior, quantas salas comerciais são necessárias para esse escritório, que tem tanto papel, funcionar? Para piorar mais um pouquinho, quanto tempo você demoraria para achar aquele documento que está em alguma pasta de alguma daquelas pilhas? Ei, estamos em 2016, em pleno século XXI, já é hora de aprender a ganhar tempo, né? E praticidade, e eficiência, e produtividade , e clientes mais satisfeitos, e por aí vai, certo? Então digitalize seus documentos, mesmo que isso signifique investir um tempo considerável em organização. Os benefícios compensarão todo esse trabalho. Além de limpar e organizar o ambiente, digitalizar documentos facilita o acesso das pessoas a eles e diminui o tempo de envio, já que isso será feito eletronicamente. É bom para você e para seu cliente.
Ferramentas tecnológicas para melhorar o atendimento
Quando você tem algum problema, alguma dúvida, e precisa de ajuda, de quanto tempo você dispõe para aguardar uma solução ou uma resposta? Qual é seu nível de satisfação quando tem suas solicitações prontamente atendidas? E o nível de frustração quando elas são ignoradas? Tirando por você mesmo, pense no quanto de valor seu escritório pode agregar disponibilizando um atendimento eficiente, rápido e atencioso.
Para isso, não hesite em abusar da tecnologia para oferecer o melhor atendimento aos seus clientes. Disponibilize endereços de e-mail, crie contas de Skype para personalizar o atendimento, utilize o Google Hangouts para marcar reuniões e adquira quantas mais tecnologias forem necessárias para facilitar a comunicação com seus clientes. Só não se esqueça, claro, de respondê-los prontamente quando solicitarem atendimento. Aliás, a ideia por trás da tecnologia é melhorar a eficiência do atendimento, logo, conquistar a satisfação do seu cliente. Não permita que falhas na comunicação interfiram nos seus negócios, nem nas suas relações profissionais. A ideia é que seus clientes se sintam sempre atendidos, com qualidade, a todo momento e por qualquer canal. Aqui no Nibo, usamos o Zendesk que nos ajuda muito gerando relatórios que medem o percentual de satisfação com o nosso atendimento.
Resumindo, a tecnologia torna a administração do atendimento mais efetiva, produtiva, e ajuda a personalizar e monitorar as interações com os clientes. Fora isso, aderir à tecnologia faz com que o profissional contábil seja mais valorizado, dada a sua preocupação em oferecer o que há de mais moderno e eficiente aos seus clientes.
